Comprendre le calcul des indemnités kilométriques et leur régularisation dans Cleemy Notes de frais

Avant de commencer

L'objectif de cette fiche est de comprendre comment fonctionne le calcul des indemnités kilométriques quand il est paramétré avec le webservice Lucca et comment sont régularisées ces indemnités.

Les vérifications à faire en cas de doute : 

Si je constate un montant anormal lors d'un remboursement kilométrique, je dois d'abord vérifier :
  • Si le collaborateur a réalisé des dépenses kilométriques depuis le début de l'année
  • Si le nouveau barème a été mis à jour (lorsque c'est le cas, l'information est communiquée via la newsletter et aussi directement dans la solution Cleemy. Si vous ne trouvez pas l'information ou si vous avez un doute, vous pouvez demander au support Lucca si le nouveau barème est intégré)
  • Dans la saisie de la dépense pour laquelle vous constatez un montant anormal, passez la souris sur le "i" qui vous donnera le détail du calcul réalisé par Cleemy.

Le barème officiel de l'URSSAF

Cleemy Notes de Frais calcule les remboursements des indemnités kilométriques en se basant sur un webservice qui récupère le barème officiel de l'URSSAF en vigueur et en tenant compte de la puissance fiscale du véhicule.

Ce barème officiel est mis à jour tous les ans par l'URSSAF, pour prendre en compte l'inflation. Dès la publication du nouveau barème par l'URSSAF, le barème est automatiquement mis à jour dans Cleemy Notes de frais, sans action manuelle de l'administrateur.

La publication du barème officiel dépend de l'URSSAF : il n'est jamais publié au 1er janvier mais plutôt à la fin du 1er trimestre. Il faut donc attendre cette date pour avoir accès au nouveau barème.  Celui-ci étant rétroactif : tous les kilomètres saisis entre janvier et février devront être régularisés.

La régularisation automatique des indemnités kilométriques

Lorsqu'un collaborateur déclare des IK en début d'année ET avant la mise à jour du barème, Cleemy Notes de frais base son calcul de remboursement sur l'ancien barème. Une fois le barème mis à jour dans Cleemy notes de frais, une régularisation automatique sera faite sur les nouvelles indemnités kilométriques créées par le collaborateur. Cleemy fera donc en sorte de régulariser les montants remboursés depuis le 1er janvier, en appliquant rétroactivement le barème.

Cette régularisation qui apparaît dès la première dépense d'indemnité kilométrique saisie après la mise à jour du barème, peut susciter des incompréhensions sur le calcul. En effet, le montant remboursé ne semble pas cohérent avec les déclarations précédentes et la distance parcourue.

Comprendre comment Cleemy calcule les montants à rembourser

Cleemy Notes de frais enregistre systématiquement le nombre de kilomètres parcourus par un collaborateur depuis le 1er janvier de l'année en cours, sur une puissance fiscale donnée. Pour retrouver cette information, on utilise le module "Rapports - Kilométrage". Le montant total indiqué dans ce rapport est le montant que Cleemy doit rembourser au collaborateur, selon le barème en vigueur.

Prenons un exemple : au 01/02/2023, Estienne Denis a parcouru 259 km avec une puissance fiscale de 4CV : le montant qui doit lui être remboursé, selon le barème officiel connu à cette date est de 148,92€.

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Le 27/03/2023, l'URSSAF publie son nouveau barème qui est rétroactif au 01/01/2023. Le montant total remboursé à Estienne Denis n'est donc plus le bon. En effet, selon le nouveau barème en vigueur, l'indemnité totale qu'il aurait dû recevoir est de 0,606 €/km, soit 156.95€. Il a donc un manque à gagner de 8.03€

Comprendre comment la régularisation est incluse à une dépense.

Au moment de la création d'une nouvelle dépense d'indemnité kilométrique, Cleemy va systématiquement faire la différence entre le montant à rembourser selon le barème en vigueur et le montant réellement remboursé. Cette différence représente le montant de la régularisation.

Continuons notre exemple : 
Le 22/03/2023, Estienne Denis déclare un nouveau trajet de 10km. Selon le nouveau barème en vigueur,e il devrait être remboursé de 10km x 0,606, soit 6.06€. 

Mais Cleemy va vérifier les éléments suivant pour inclure la régularisation au montant remboursé :

  • Total des kilomètres parcourus depuis le 1er janvier : 259 km+ 10 km = 269 km
  • Montant à rembourser théoriquement : 269 x 0.606 km= 163,01€
  • Montant effectivement remboursé = 148,92 €
  • Remboursement attendu = 163,01-148,92€ = 14.,09€

On retrouve bien le montant de la régularisation dans le montant remboursé : 6,06€ +8,03€= 14,09€

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Un petit (i) s'affiche à côté du calcul du montant pour expliquer le calcule réalisé par Cleemy.

Régularisation en dehors des changements de barème

Des régularisations peuvent avoir lieu en dehors des changements annuels de barème. Cela peut arriver notamment en cas de trop-perçu

Exemple de cas de trop-perçu : Un collaborateur déclare plusieurs indemnités kilométriques à la fois : le montant à rembourser sera donc fonction du nombre de kilomètres déclarés. Si l'une de ces indemnités est refusée au moment du contrôle, le montant des autres indemnités ne va pas être modifié.  La régularisation aura lieu à la prochaine création d'indemnité.

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