Gérer et suivre mes formations en tant que formateur interne

Avant de commencer

Poplee Formation permet de déléguer aux formateurs internes la gestion de leurs sessions tout en permettant au service RH d'avoir de la visibilité sur ces actions.

Cette fiche d'aide détaille quelles actions peuvent réaliser les formateurs internes dans Poplee Formation. Ces actions ne sont possibles uniquement si les deux conditions suivantes sont remplies :

1. Que le formateur interne ait la permission "Accéder à mon espace formateur" activée dans son rôle ;

2. Qu'il soit renseigné comme "Formateur interne" sur les formations et sessions qu'il anime.

Si le service RH ne souhaite pas déléguer la gestion des sessions aux formateurs internes, il est possible de juste renseigner leur nom dans les champs Formateur interne des formations et sessions SANS leur donner la permission "Accéder à mon espace formateur". 

Les actions présentées ci-dessous sont possibles grâce à la permission "Accéder à mon espace formateur interne".

1. Récupération des demandes de formation interne

À chaque nouvelle demande relative à sa formation interne, le formateur interne reçoit un mail. En se connectant à son espace formateur, il accède à l'onglet "Demandes" pour avoir une vue d'ensemble sur toutes les demandes en cours.

Pour rappel, une demande en cours est une demande n'ayant pas encore donné lieu à une inscription sur une session.

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2. Demander à créer une session

Une fois que le formateur interne juge qu'il y a suffisamment de demandes pour sa formation, il peut demander au responsable RH de lui créer une session de formation en précisant au moins :

  • Le nom de la formation pour laquelle il souhaite créer une session.
  • Les dates de début et de fin de la session.
  • Le nombre de participants prévu.
  • Le lieu de la session.

La demande peut se faire directement dans Poplee Formation en cliquant sur le bouton "Demander à planifier une session".

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Un mail sera alors automatiquement envoyé au responsable RH qui pourra ajouter et ouvrir une session dans le plan de son choix pour le formateur interne.

 

3. Inscription des collaborateur dans la session 

Prérequis: Le responsable RH a créé et ouvert une session pour le formateur interne en précisant le nombre de places disponibles.

Le collaborateur peut retrouver toutes les sessions créées pour sa formation interne dans l'onglet Sessions.

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En rentrant dans la session, le formateur interne pourra en toute autonomie inscrire ou désinscrire les collaborateur de sa session. Il pourra faire ces actions pour des collaborateurs ayant fait une demande ou non. A noter que l'inscription / désinscription est possible uniquement quand la session a été ouverte et n'est plus en brouillon. image (6).png Le formateur interne pourra prendre en compte la priorisation faite par le manager et les demandes déjà acceptés par les responsables RH pour décider de qui doit être inscrit en priorité.

4. Indiquer la présence des collaborateurs 

Une fois la formation terminée, le formateur interne pourra indiquer la présence des collaborateurs à sa session de formation depuis l'onglet Participations de la session.

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5. Indicateurs de succès

Il est compliqué pour un formateur interne de prioriser son temps entre son travail et son rôle de formateur car celui-ci n’est pas suffisamment valorisé. Afin de rendre compte de l'effort et de la plus value de ses formations, chaque formateur interne dispose d'un tableau de bord présentant 2 indicateurs : 

  • Collaborateurs formés
    Somme des collaborateurs présents aux sessions des formation du formateur interne.

  • Heures de formations dispensées
    Somme des durées de toutes les sessions de formation clôturées du formateur interne.

 

 

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