[Partenaire] Naviguer dans les solutions Lucca en tant que Gestionnaire Paie

Avant de commencer

Suite à l'accord écrit que votre client a donné à votre cabinet, Lucca va pouvoir générer une interface dédiée utilisable par votre expert-comptable.

Cette interface permet aux experts-comptables de contrôler les informations nécessaires à l’élaboration de la paie.

Voici les différentes actions où nous allons pouvoir vous aider :

1. Durant la préparation de la paie :
   • Récupération des fichiers pour la paie : les EVP, les absences ainsi que les données utilisateurs seront automatiquement envoyés dans Silae via Pagga Assistant Paie.
2. À la fin de la paie :
   • Distribution des bulletins de paie via un import manuel dans Pagga Bulletin de Paie.
3. En dehors de la paie :
   • Vérification des données collaborateurs, des soldes des collaborateurs…
   • Récupération des exports de Notes de frais pour transmission vers la comptabilité (non inclus dans le rôle par défaut).

Grâce à cette interface vous êtes autonome pour vérifier les informations transmises par le client.

Dans le bandeau supérieur, le menu “Solutions” vous permet d’accéder à toutes les solutions sur lesquelles vous pouvez intervenir par défaut. Le menu “Collaborateurs” vous permet d’accéder aux informations personnelles des collaborateurs actifs sur la base.

1. Gestion des collaborateurs

La fiche d'un collaborateur est l'élément central de la plateforme Lucca. C'est en effet à cet endroit que vous allez visualiser toutes les informations qui vous seront utiles (date de début de contrat, information bancaire, informations contractuelles etc.).

Depuis le menu "Collaborateurs" (1), vous pouvez accéder aux fiches des collaborateurs existants. Le Dossier RH s'ouvre, par défaut, automatiquement sur votre propre fiche.

En cliquant sur “changer de collaborateur” (2), vous pourrez rechercher la personne pour qui vous avez besoin de vérifier les informations. Le menu à gauche (3), vous permet de naviguer d’une section à une autre en fonction des besoins.

2. Gestion des temps

Depuis le menu “Solutions”, vous pouvez accéder aux solutions permettant de récupérer les temps & activités des collaborateurs : Timmi Absences et Timmi Temps.

A. Timmi Absences

Les onglets qui vous intéresseront sont : Crédit/Débit et Rapport

• Crédit / Débit

Vous pouvez importer les compteurs ajustés depuis la paie pour mettre à jour ceux de Timmi Absences. Pour cela, rendez-vous dans le module Imports disponible depuis l'onglet Crédit/Débit.

Le module vous permet de :

• faire un import simple de droits : mise à jour des compteurs par import d'un montant positif ou négatif
• faire un import d'acquisition : comparaison du cumul de l'acquisition sur un compte Timmi Absences avec l'acquisition en paie, pour aligner Timmi Absences sur la paie (c'est ce que l'on recommande d'utiliser : Timmi Absences gère les absences, la paie gère l'acquisition);
• faire un import de soldes : comparaison des soldes dans Timmi Absences par rapport aux soldes en paie.

Pour en savoir plus sur les actions réalisables dans cet onglet, vous pouvez vous référer à la fiche d’aide dédiée : Comparaison des compteurs avec la paie et import de droits

• Rapport

Plusieurs types de rapport s'offrent à vous, en fonction des données que vous souhaitez consulter :

• Soldes et Évolution du solde
• Absences
• Statistiques

Pour configurer votre rapport, vous devez choisir :

• Une date / période : des périodes spécifiques sont préenregistrées et disponibles dans le menu déroulant mais vous pouvez aussi sélectionner une période personnalisée.
• Les colonnes de votre rapport : certaines sont proposées par défaut, vous pouvez les modifier ou réordonner en cliquant sur "Modifier les colonnes". Si vous disposez du dossier RH, vous pourrez également accéder aux colonnes concernant les données supplémentaires associées aux collaborateurs.
• Les filtres et options : par défaut les données de tous les utilisateurs et tous les comptes sont remontés et aucun total n'est effectué. Vous pouvez en revanche sélectionner des filtres spécifiques et effectuer un total par compte par exemple.

Cas particulier : les arrêts de travail

Lorsque votre client a un salarié en arrêt de travail, il le saisit directement depuis Timmi Absences en pensant bien à vous notifier par mail :

Pour récupérer le justificatif, il vous faudra aller sur l’absence du collaborateur concerné en allant sur Demande (1) > Rechercher le collaborateur (2) > Cliquer sur l’absence concernée (3).

Une pop-up va s’ouvrir dans laquelle vous trouverez le justificatif que vous pourrez télécharger en cliquant dessus.

Pour exporter les arrêts de travail, rendez-vous dans Exports > Exports arrêts de travail.

Pour chaque établissement, nous configurons l'export vers votre logiciel de paie.

Les arrêts de travail en attente d'export sont classés en 2 catégories :

1. Les arrêts dont la date de début est antérieure à la fin du mois en cours : ils sont cochés par défaut, prêts à être exportés.
2. Les arrêts dont la date de début est postérieure à la fin du mois en cours : ils sont décochés par défaut. En effet, vous ne souhaitez probablement pas exporter un arrêt Maternité débutant dans plusieurs mois.

Vous pourrez réaliser l’export une fois par mois (3). Si vous souhaitez retrouver les historiques, vous avez accès au dernier export (4) ou pouvez sélectionner le mois concernée par votre recherche (5).

Dans le cas où l’administrateur à un connecteur Silae d’instanciée sur sa solution, il pourra envoyer au fil de l’eau les absences dans Silae.

B . Timmi Temps

L’onglet qui vous intéresse est : Exports

Ce module d'export permet de générer des fichiers d'écritures avec les temps comptabilisés par les comptes de temps de Timmi Temps et/ou les activités imputées.

Grâce au module d’export, vous pourrez visualiser les exports précédemment générés, rendez-vous dans l'historique des exports (1). Vous y trouverez tous les exports réalisés par le client, et pourrez ainsi consulter les données exportées depuis l'interface ou télécharger les fichiers (2).

3. Gestion de la paie

A. Pagga Rémunération

• Tableau de bord

Le Tableau de bord Pagga Rémunération est un onglet généralement dédié aux administrateurs RH.

Il propose une vue macro de l'évolution de la rémunération et des effectifs de votre organisation à partir de 3 indicateurs clés :

• Masse salariale : somme des rémunérations fixes et variables perçue par les collaborateurs d'un établissement. Il s'agit ici des composantes brutes de la rémunération, c'est-à-dire avant le calcul des charges sociales.
• Effectifs : effectif global ou l'effectif en équivalent temps plein (ETP).

L'effectif global est déclinable en vue mensuelle ou annuelle et décompte tous les collaborateurs ayant un contrat actif à une date donnée.

L'effectif ETP est également déclinable mensuellement ou annuellement. Le calcul de l'ETP se base sur le cycle de travail affecté à chaque collaborateur pour pondérer l'effectif. L'ETP tient également compte des impacts des entrées/sorties en cours de période, dans ce cas nous appliquons une proratisation en jours ouvrés de présence sur la période pour déterminer l'ETP.

• Rémunération mensuelle moyenne et médiane :

La rémunération mensuelle moyenne est obtenue en divisant la masse salariale mensuelle (somme des éléments fixes et variables pour un mois donné) par l'effectif global du mois considéré.

La rémunération mensuelle médiane correspond à la valeur de la rémunération mensuelle brute (fixe + variable) telle que la moitié des collaborateurs de la population considérée gagne moins et l'autre moitié gagne plus.

• Situation individuelle

L’interface « situation individuelle » permet de consulter les éléments fixes de paie pour un collaborateur.

En allant sur la liste déroulante (2), vous pourrez rechercher la personne pour qui vous avez besoin de vérifier les informations.

• Rapports

Les rapports mis à disposition permettent d’interroger l’évolution de la rémunération fixe annuelle ou le détail de la composition des rémunérations fixes et variables. Le rapport dédié à la rémunération théorique annuelle permet de visualiser le détail des rémunérations théoriques uniquement. Il est possible de filtrer par établissement ou par département.

Pagga Rémunération vous permet aussi de retrouver les résultats nécessaires au calcul des indicateurs “écart de rémunération femmes-hommes” et “parité parmi les 10 plus hautes rémunérations”.

Le premier rapport ”Écart de rémunération” vous permet, de retrouver, la différence entre la moyenne des rémunérations des hommes et celle des femmes, par tranche d’âge et par catégorie socio-professionnelle (CSP).

Le second rapport “Hautes rémunérations” vous permet de retrouver les 10 collaborateurs ayant perçu les rémunérations les plus importantes sur la période.

B. Pagga Assistant Paie

Le tableau de bord est divisé en plusieurs parties.

• la timeline (1)

Cette zone affiche votre calendrier de paie avec les différentes dates des étapes clés que vous avez paramétrées avec votre client. Cette zone vous permet de situer en un instant dans les différents jalons qui compose la préparation de votre paie.

• les indicateurs (2)

Cette zone met en avant les indicateurs importants à prendre en considération durant la préparation de votre paie. Vous avez ainsi :

• Le nombre de collaborateurs géré dans ce dossier de paie. Sur la capture, nous avons donc 30 collaborateurs dans le dossier de paie Lucca Paris.
• Le nombre d'entrées dans votre dossier de paie. Ici nous avons 3 nouveaux collaborateurs qui vont rejoindre Lucca Paris sur la période d’avril.
• Le nombre de nouveau contrat. Ce nombre est différent du nombre d'entrées, puisqu'il indique vraiment le nombre de nouveau contrat. Si un collaborateur déjà présent dans l'entreprise termine un contrat et en démarre un nouveau sur la période, il sera présent dans les nouveaux contrats, mais pas dans les nouveaux collaborateurs.
• Le nombre de fin de contrat, qui vous affiche le nombre de sorties à gérer sur la période.
• Le nombre de tâches restantes à traiter sur la période. Pour en savoir plus sur les tâches : Gestion des tâches

Vous pouvez cliquer sur chacun de ces indicateurs pour en afficher le détail (et faire un export si besoin) :

• La clôture de la paie (3)

Lorsque la préparation de la paie est terminée, votre client pourra cliquer sur ce bouton pour valider la période et ainsi pouvoir passer à la suivante. Clôturer la période exprime à Pagga Assistant paie que les données ne doivent plus être transmises sur la période courante, mais bien sûr la prochaine.

Lors de la clôture, une notification vous sera envoyée contenant les différents exports générés (collaborateurs, absences, rémunérations). Avant la validation de la clôture, le client pourra vous donner plus de détails via le champ “informations complémentaires”

• Le menu latéral (4)

Il vous permet de changer de dossier de paie, de naviguer entre les périodes de paie.

C. Pagga Bulletin de Paie

La solution Pagga Bulletin de paie permet de distribuer en quelques étapes les bulletins de paie de votre client en version dématérialisée.

L'accès au module dépend d'une permission et de votre rôle.

La distribution se passe en 3 étapes :

1. L'import
2. L'analyse (avec association manuelle si nécessaire)
3. La distribution

Importer des bulletins de paie

1. Cliquez sur Importer les bulletins de paie
2. Sélectionnez le mois de paie correspondant
3. Sélectionnez le fichier source contenant les bulletins de paie à distribuer.

Le fichier peut-être un ensemble de fichiers PDF individuels ou un fichier .zip contenant tous les bulletins de paie au format PDF.

Vous lancerez l'import en cliquant sur le bouton Importer

Si votre pdf est protégé via un mot de passe, vous pourrez l’indiquer directement dans Pagga Bulletin de Paie.

Analyse et association des bulletins aux salariés

Une fois le fichier source importé, Pagga Bulletin de paie découpe votre fichier et l'analyse.

Si Pagga Bulletin de paie n'arrive pas à associer à 100% un bulletin à un collaborateur de votre environnement, une étape d'association manuelle vous sera proposée.

Dans le cas où **aucun nom de collaborateur (ou plusieurs) n'est identifié dans la page, un aperçu est disponible en cliquant sur le lien Page n°X (1). Vous pouvez ensuite associer le bulletin à un collaborateur (2).

Une fois tous les bulletins de paie associés, le bouton Passer à l'étape suivante permet de passer à l'étape de Distribution.

Pourquoi Pagga n'arrive pas à associer un bulletin à un collaborateur ?

• Les noms et prénoms du collaborateur dans Lucca ne sont pas les mêmes que sur le bulletin (non reconnu)

Vous pouvez pour ce mois-ci associer le bulletin au bon collaborateur en le recherchant dans la liste. Pour éviter que le problème se reproduise le mois prochain, il vous suffit :

• soit de mettre à jour Lucca avec les nom/prénom figurant sur le bulletin,

• soit de demander à votre responsable paie de mettre à jour les nom/prénom dans le logiciel de paie pour qu'ils soient à jour sur le prochain bulletin.

• Le collaborateur a quitté l'entreprise depuis plus d'un an

Vous ne pourrez pas distribuer le bulletin de ce collaborateur parti via Pagga Bulletin de paie (puisqu'il n'y a plus accès). Vous pouvez cliquer sur "Ignorer" sur la ligne en question, le bulletin fera alors partie des bulletins à imprimer à l'étape suivante de Pagga Bulletin de paie.

• Plusieurs collaborateurs ont les mêmes noms et prénoms (homonymie)

En cas d'homonymie, Pagga n'associe pas le bulletin automatiquement. Vous devrez associer le bulletin vous-même grâce à la fenêtre qui s'affichera au moment de la distribution (voir capture ci-dessus) où vous pourrez visualiser le bulletin et l'associer au bon collaborateur en le différenciant par une des trois données suivantes :

• sa date début de contrat

• sa date d'ancienneté

• son intitulé de poste

• son matricule paie

Distribution

Avant de procéder à la distribution, Pagga Bulletin de paie vous récapitule et vous liste:

• Le nombre de bulletins qui seront distribués (avec la liste des collaborateurs concernés)
• Le nombre de bulletins non reconnu ou à imprimer

Au moment de la distribution (1), les collaborateurs sont notifiés par e-mail de la mise à disposition de leur bulletin de paie dans leur espace Pagga Bulletin de paie (la case Notifier par e-mail doit être activée).

La dernière étape du processus consiste à télécharger les bulletins de paie restant à imprimer en cliquant sur le bouton Télécharger les bulletins de paie (2), afin de les distribuer physiquement aux collaborateurs qui n'ont pas souscrit au service Pagga Bulletin de paie.

Si vous avez des collaborateurs qui se trouvent sur plusieurs établissements vous pouvez utiliser une période personnalisée.