Avant de commencer
L'adresse mail professionnelle est une donnée obligatoire lors de la création d'une fiche d'un utilisateur. Il s'agit d'une donnée applicative, nécessaire au bon fonctionnement des applications Lucca.
Grâce à l'option "Notifier le collaborateur par email" le collaborateur sera prévenu au moment de la création de sa fiche. Depuis cette notification, il pourra créer son mot de passe et ainsi avoir tous les éléments pour accéder à la plateforme. Un collaborateur qui n'a pas encore intégré l'entreprise ne pourra se connecter à la plateforme qu'à partir de la date exacte du début de son contrat. Il pourra cependant toujours définir son mot de passe.
La plupart du temps, les entreprises ont un format d'adresse commun à l'ensemble des salariés, il s'agit parfois du prénom seul, la première lettre du prénom et le nom de famille complet, ou parfois le pays depuis lequel travaille le salarié. Une fonctionnalité de Socle RH permet de paramétrer des politiques d'adresse mail afin d'automatiser le remplissage des informations du collaborateur lors de la création de sa fiche.
Configurer la politique d'adresse email associée à votre entreprise
Pour appliquer par défaut le même format d'adresse mail à l'ensemble de vos salariés, vous pouvez personnaliser le format d'enregistrement des adresses mail de vos collaborateurs dans Lucca.
Dans le menu Collaborateurs > Configuration > Valeurs par défaut (vous devez disposer du droit "Paramétrer les valeurs par défaut" de l'application Collaborateurs) :
Paramétrer le(s) modèle(s) de format d'adresse mail
En cliquant sur "Configuration" vous pouvez ajouter autant de politiques que nécessaire.
Nommez votre politique, composez le format d'adresse mail en utilisant les balises disponibles (plus d'informations ci-après) et enregistrez.
Formats et balises disponibles
Il n'existe pas de code pour avoir "tous les caractères" vous pouvez indiquer le nombre 100 pour inclure l'ensemble des caractères du prénom ou du nom.
{firstName(n)}
Les « n » premiers caractères alphabétiques du prénom sans accents.
Par exemple : avec la balise {firstName(1)}, l'adresse mail contiendra la première lettre du prénom du salarié dans l'adresse mail générée
{lastName(n)}
Les « n » premiers caractères alphabétiques du nom sans accents.
Par exemple : la balise {lastName(100)} affichera jusqu'à 100 caractères du nom de famille du salarié dans l'adresse mail
{firstNameWithDash(n)}
Les « n » premiers caractères alphabétiques du prénom sans accents contenant aussi les «-» si présents
Par exemple : avec la balise {firstNameWithDash(100)}, l'adresse mail générée comprendra jusqu'à 100 caractères du prénom du salarié (avec les tirets inclus, pour les prénoms composés)
{lastNameWithDash(n)}
Même chose que le précédent pour les noms de famille qui incluent des tirets.
{unique()}
Si l'adresse mail existe, la balise sera remplacée par un nombre incrémental pour la rendre unique.
Par exemple, si un Jean Dupont est recruté après une Julie Dupont, Jean aura jdupont1@lucca.com comme adresse mail générée pour éviter un doublon.
Il est possible de combiner les balises ensemble :
Par exemple : {firstName(1)}.{lastName(100)}@lucca.com affichera la première lettre du prénom du salarié, un point puis son nom en toutes lettres (jusqu'à 100 caractères), ainsi que le reste du nom de domaine choisi (en l'occurrence @lucca.com)
Associer la politique d'adresses mail correspondant à vos établissements
Il est possible de configurer des formats d'adresse mail différents selon les pays.
Par exemple, pour les établissements espagnols, les adresses mail pourront terminer par @lucca.es et pour les établissements français, terminer par @lucca.fr
Générer automatiquement une nouvelle adresse mail à la création d'un collaborateur
À la création d'un nouveau collaborateur, la donnée "adresse mail" sera automatiquement complétée par un format conforme à la politique définie pour l'établissement concerné.