Effectuer le suivi budgétaire de son plan de formation

Avant de commencer

Poplee Formation facilite le suivi des objectifs budgétaires au moyen d'indicateurs comparant les réalisations aux prévisions initiales. Cette approche permet de suivre non seulement le nombre d’heures de formation cible à atteindre, mais aussi l'utilisation des fonds propres, du financement externe et des subventions.

Quelle est la différence entre prévisionnel, engagé et consommé ?

  • Le calcul du prévisionnel inclut :
    • Les sessions « brouillon »,
    • Les demandes acceptées ne pouvant pas compléter les sessions « brouillon », ni les places restantes des sessions « à démarrer », « en cours » et « terminées ».
  • Le calcul de l'engagé inclut :
    • Les sessions « à démarrer »,
    • Les sessions « en cours »,
    • Les sessions « terminées ».

  • Le calcul du consommé inclut :
    • Les sessions « clôturées ».


Les différents statuts des sessions de formation sont détaillés dans cet article

Calculs du budget prévisionnel

Un des objectifs de Poplee Formation est d'optimiser au mieux le remplissage des sessions. C'est pourquoi, dans le calcul du budget prévisionnel, nous nous assurons de ne pas compter deux fois le coût d'une formation.

On considère ainsi que les sessions brouillons seront remplies avec les demandes acceptées lorsque cela est possible. De même, pour les sessions ouvertes, nous prévoyons de pourvoir les places restantes disponibles à partir des demandes acceptées.

Afin de mieux comprendre les subtilités de ce calcul, prenons quelques exemples avec une formation A dont le coût par participant est de 1 000€ :

A) Si j'ai une session brouillon avec deux places et 3 demandes acceptées, alors le budget prévisionnel sera le coût d'une session brouillon de deux places (2*1 000€) + 1 demande acceptée non pourvue dans la session brouillon (1*1 000€), soit 3 000€. En effet, deux des demandes acceptées peuvent remplir la session brouillon de deux places.

B) Si j'ai une session brouillon avec deux places et 1 demande acceptée, alors le budget prévisionnel sera le coût d'une session brouillon de deux places (2*1000€) + 0 demande acceptée non pourvue dans la session brouillon (0*1000€), soit 2000€. En effet, la demande acceptée peut déjà être incluse dans la session brouillon de deux places.

C) Si j'ai une session ouverte (à démarrer, en cours ou terminée) avec 2 places restantes, et 5 demandes acceptées, alors le budget prévisionnel sera le coût des 3 demandes acceptées non couvertes par la session ouverte (3*1000€), soit 3000€. En effet, deux des demandes acceptées peuvent remplir les deux places restantes de la session ouverte.

D) Si j'ai une session brouillon avec deux places, une session ouverte (à démarrer, en cours ou terminée) avec 2 places restantes, et 5 demandes acceptées, alors le budget prévisionnel sera le coût d'une session brouillon de deux places (2*1000€) + 1 demande acceptée non pourvue dans la session brouillon et dans les places restantes de la session ouverte (1*1000€), soit 3000€. En effet, deux des demandes acceptées peuvent remplir les 2 places restantes de la session ouverte, deux des autres demandes acceptés peuvent remplir la session brouillon, laissant 1 demande acceptée non couverte.

Simulation de financement pour l'aide à la prise de décisions

Lors de la création d'une nouvelle session, une simulation de financement s'affichera. En se basant sur le coût prévisionnel de la session, Poplee Formation vous informera quant à la possibilité de financer cette session avec vos fonds propres restants.

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