Avant de commencer
Poplee Formation facilite le suivi des objectifs budgétaires au moyen d'indicateurs comparant les réalisations aux prévisions initiales. Cette approche permet de suivre non seulement le nombre d’heures de formation cible à atteindre, mais aussi l'utilisation des fonds propres, du financement externe et des subventions.
Quelle est la différence entre prévisionnel, engagé et consommé ?
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Calcul du budget prévisionnel
Un des objectifs de Poplee Formation est d'optimiser au mieux le remplissage des sessions. C'est pourquoi, dans le calcul du budget prévisionnel, nous nous assurons de ne pas compter deux fois le coût d'une formation. On considère ainsi que les sessions brouillons seront remplies avec les demandes acceptées lorsque cela est possible. De même, pour les sessions ouvertes (A démarrer, en cours ou terminées), nous prévoyons de pourvoir les places restantes disponibles à partir des demandes acceptées.
Afin de mieux comprendre les subtilités de ce calcul, prenons quelques exemples avec une formation A dont le coût par participant est de 1 000€ :
A) Si j'ai une session brouillon avec deux places et 3 demandes acceptées, alors le budget prévisionnel sera le coût d'une session brouillon de deux places (2*1 000€) + 1 demande acceptée non pourvue dans la session brouillon (1*1 000€), soit 3 000€. En effet, deux des demandes acceptées peuvent remplir la session brouillon de deux places.
B) Si j'ai une session brouillon avec deux places et 1 demande acceptée, alors le budget prévisionnel sera le coût d'une session brouillon de deux places (2*1000€) + 0 demande acceptée non pourvue dans la session brouillon (0*1000€), soit 2000€. En effet, la demande acceptée peut déjà être incluse dans la session brouillon de deux places.
C) Si j'ai une session ouverte (à démarrer, en cours ou terminée) avec 2 places restantes, et 5 demandes acceptées, alors le budget prévisionnel sera le coût des 3 demandes acceptées non couvertes par la session ouverte (3*1000€), soit 3000€. En effet, deux des demandes acceptées peuvent remplir les deux places restantes de la session ouverte.
D) Si j'ai une session brouillon avec deux places, une session ouverte (à démarrer, en cours ou terminée) avec 2 places restantes, et 5 demandes acceptées, alors le budget prévisionnel sera le coût d'une session brouillon de deux places (2*1000€) + 1 demande acceptée non pourvue dans la session brouillon et dans les places restantes de la session ouverte (1*1000€), soit 3000€. En effet, deux des demandes acceptées peuvent remplir les 2 places restantes de la session ouverte, deux des autres demandes acceptés peuvent remplir la session brouillon, laissant 1 demande acceptée non couverte.
Suivre la répartition des coûts réalisés
Le graphique "Répartitions des coûts réalisés" est obtenu en faisant la somme des coûts réels par inscrit des sessions clôturées.
Pour rappel, coût réel par inscrit = (coût fixe session / nbr d'inscrits) + coût variables de l'inscrit
Par conséquent, les sessions clôturées sans inscrits ne seront pas prises en compte dans ce graphique.
Exemple : Une session clôturée avec un coût fixe de 570 € et sans inscrit. Le budget réalisé est de 1 070 € alors que les coûts réalisés par inscrit sont de 500€