Introduction

Le budget formation est ce que l’entreprise considère devoir dépenser dans l’année pour le développement de ses salariés. C'est le coût estimé des dépenses en formation professionnelle (interne ou externe).

Approche 1 : construction "Top-down"

Avec cette approche, le budget est défini en amont de la collecte des besoins individuels des collaborateurs :

• En se basant sur les dépenses en formation effectuées au cours de la période précédente puis en prenant des hypothèses (croissance organique, inflation, etc..) pour la période suivante
• A partir d'un pourcentage de la masse salariale (on observe en moyenne entre 1,5% et 2%)
• A partir d'un objectif d'heures de formation à réaliser à l'issu du plan x un cout horaire moyen de formation (voir la fiche d'aide)

Approche 2 : construction "Bottom-up"

Avec cette approche, le budget est défini en aval de la collecte des besoins individuels des collaborateurs grâce à l'élaboration d'un plan prévisionnel.

L'élaboration d'un plan prévisionnel suit les étapes suivantes : 

1) Définition des natures de couts à imputer sur le budget formation (i.e frais pédagogiques, frais annexes ? note de frais des participants ? etc..) 

2) Définition des orientations stratégiques qui permet d'identifier les actions collectives et prioritaires ainsi que le périmètre de collaborateurs concernés

3) Prise en compte des évolutions du contexte légal qui permet de mettre à jour les formations réglementaires pour l'entreprise

4) Prise en compte des formations obligatoires et réglementaires qui permet d'estimer le nombre de collaborateurs devant suivre des formations réglementaires ou obligatoires ainsi que les collaborateurs devant recycler des formations (voir la fiche d'aide)

5) Collecte des besoins individuels des collaborateurs priorisés par leur manager (voir la fiche d'aide)

6) Elaboration d'un plan prévisionnel

7) Etude des possibilités de financement via l'OPCO ou des subventions (voir la fiche d'aide) 

8) Prendre en compte une marge de sécurité pour pouvoir traiter des demandes au fil de l'eau une fois le plan lancé

Elaboration d'un plan prévisionnel grâce à Poplee Formation

Etape 1 : Prenez en compte les formations obligatoires :

Dans votre plan, ajoutez les sessions nécessaires pour couvrir :

• Les actions collectives et prioritaires prévus
• Les formations réglementaires + les formations obligatoires dans l'entreprise

Lorsque vous ajoutez ces sessions, précisez le besoin en nombre de places (*) ainsi que les coûts afin que les dépenses prévisionnelles de votre plan soient bien calculées.

(*) Dans le cas où la session présente un coût fixe pour un nombre de place donné, pensez à ajouter autant de sessions qu'il faut pour couvrir le nombre place estimé

Il n'est pas nécessaire à ce stade d'ouvrir les sessions. 

Vous avez accès à une simulation de financement de la session avant de l'ajouter à votre plan qui vous permet de garder un œil sur les dépenses prévisionnelles (et votre budget restant si vous êtes dans une approche "top-down"). 

Dans votre plan, ajoutez les sessions nécessaires pour couvrir le besoin en formations à recycler que vous pouvez identifier à partir de l'interface "Formations à recycler" (voir la fiche d'aide). 

Etape 2 : Prenez en compte les demandes individuelles des collaborateurs:

Depuis votre interface "Administrer les demandes", ajoutez à votre plan les demandes des collaborateurs arbitrées par vos soins. 

Ajouter une demande à un plan revient à accepter la demande du point de vue du collaborateur et de son manager. Il n'y a néanmoins pas d'email envoyé au collaborateur ni à son manager.

Les demandes ajoutées à un plan sont visibles au niveau de l'onglet "Demandes" du plan. 

Etape 3 : Arbitrer votre plan et budget prévisionnel 

Budget prévisionnel pour les demandes individuelles

Depuis le module "Rapport", téléchargez le rapport "Demandes en cours" :

En filtrant sur les demandes ajoutées (colonne "Etat d'avancement de la demande" = "En attente d'inscription") et sur le plan concerné (colonne "Nom du plan"), vous pouvez calculer les coûts prévisionnels de ces demandes en effectuer le calcul suivant: 

Cout prévisionnel d'une demande = (Prix par session / Nombre de place) + Prix par participant

• Etat d'avancement de la demande = colonne G
• Nom du plan = colonne U
• Prix par session = Colonne AB
• Nombre de place = Colonne xx
• Prix par participant = Colonne Z

Budget prévisionnel pour les formations obligatoires

Depuis l'onglet "Suivi budgétaire" de votre plan, placez votre souris sur l'indicateur "Fonds propre". Vous aurez directement accès au budget nécessaire pour financer votre plan prévisionnel . 

A ce stade, le budget formation ne prend pas en compte les possibilités de financement et est donc  entièrement financé sur vos fonds propres.

• Prévisionnel = dépenses de l'ensemble des sessions au statut "Brouillon" 
• Engagé = dépenses de l'ensemble des sessions au statut "Ouverte", "En cours", "Terminée"
• Consommé = dépenses de l'ensemble des sessions au statut "Clôturée" (peu importe si le collaborateur a été présent ou non)

Additionner les deux budgets prévisionnels. Si vous estimez que vos dépenses prévisionnelles sont trop importantes à ce stade (ou que vous avez dépassé votre budget formation), il est possible de :

• Retirer une demande du plan (un email sera envoyé au collaborateur et à son manager) 
• Supprimer une session (dans l'état "brouillon")  

Note : évolutions à venir 

Vous aurez accès à une simulation de financement de la demande avant de l'ajouter à votre plan qui vous permet de garder un œil sur les dépenses prévisionnelles (et votre budget restant si vous êtes dans une approche "top-down").

Lorsque vous ajoutez ces demandes, elles seront automatiquement (*) prises en compte dans les dépenses prévisionnelles de votre plan, sous réserve que vous ayez préalablement bien renseigné les coûts prévisionnels de vos formations au catalogue.

(*) Les demandes ajoutés au plan sont financées sur les "Fonds propres" et comptabilisées seulement lorsque le nombre de place disponible dans les sessions (à la même formation) n'est pas suffisant pour couvrir le nombre de demande

Dans votre plan, vous avez accès à un version synthétique du suivi budgétaire qui vous permet d'identifier facilement l'avancée de la consommation du budget.

Valider votre budget formation

Rendez-vous ensuite dans l'onglet "Objectif budgétaire" de votre plan et saisissez ce montant dans le champ "Budget formation" en ajoutant une marge pour pouvoir prendre en compte les futurs demandes qui arriveront au fil de l'eau une fois le plan lancé et anticiper les négociations à venir pour votre budget "Fonds propre". Notre recommandation est d'ajouter 20% de marge. 

Renseignez votre objectif d'heures de formation à réaliser à l'issu du plan et contrôlez la cohérence de cet objectif avec votre budget (voir la fiche d'aide).

Etape 4 : Prenez en compte les possibilités de financement et validez votre budget formation

Depuis l'onglet "Financement" de votre plan, renseignez :

• La somme des enveloppes budgétaires disponibles auprès de votre OPCO ( actions prioritaires, plan de développement des compétences, etc..) sous financement "externe"
• Votre objectif budgétaire de subventions récupérables (voir la fiche d'aide)

L'indicateur "Fonds propres" (calculé) vous donne le budget de votre entreprise à réserver pour financer les formations de votre plan.

Votre simulation est validée ? Planifiez ensuite les sessions et les inscriptions des collaborateurs

Une fois votre simulation validée, vous pouvez passer à la planification des sessions et à l'inscription des collaborateurs en :

• Ouvrant les sessions précédemment ajoutées au plan (prérequis pour inscrire ensuite des collaborateurs)
• Inscrivant les collaborateurs ajoutés précédemment au plan depuis l'onglet "Demandes" de votre plan.

Une fenêtre s'ouvre listant les sessions disponibles et les actions associées :

Depuis une session, il est également possible :

• D'inscrire les collaborateurs précédemment ajoutés au plan 
• D'optimiser le remplissage de votre session en :
  • Inscrivant des collaborateurs ayant fait une demande à cette formation non acceptée à ce stade
  • Ajoutant des collaborateurs supplémentaires à cette session