Exporter les écritures comptables de Cleemy Achats

Le module d'export comptable de Cleemy Achats permet de générer des fichiers d'écritures pour votre logiciel de comptabilité, vous évitant ainsi la ressaisie des opérations liées aux factures fournisseurs. 

Pour que l'export soit fonctionnel, il faut au préalable avoir renseigné les informations du plan comptable, et défini les formats sous lesquels récupérer les écritures comptables. A noter que la majorité du paramétrage initial peut avoir été réalisé lors du déploiement de Cleemy Achats. 

Les écritures comptables générées par Cleemy Achats

Trois types d'écritures peuvent être générés par Cleemy Achats :

  • écritures de factures et d'avoir
  • écritures de taxes (crédit sur un compte d'attente de récupération de taxes (471XXX), débit sur un compte de TVA (445XXX))
  • écritures de paiement (crédit sur un compte d'attente banque (471XXX), débit sur le compte fournisseur (401XXX))
Les écritures de taxes et de paiement sont optionnelles.

Consulter les exports Cleemy Achats

Accéder au module

Le module d'export comptable de Cleemy Achats se situe dans notre module Cleemy Comptabilité. Ce module permet de réaliser l'export des écritures de Cleemy Achats et de Cleemy Paiement.

Il est accessible depuis le menu de navigation de Cleemy Achats :

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Vous pouvez aussi accéder à ce module depuis le bandeau des applications, situé en haut de votre écran :

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Visualisation des exports

Pour chaque export, sont indiquées les unités légales rattachées ainsi que la date du dernier export.

Si une unité légale n'est pas rattachée à un export, un encart orange vous en informera.

Réaliser un export

En cliquant sur un export, vous accédez aux données à exporter. Chaque carte indique la date du dernier export et le nombre de nouvelles écritures prêtes à être exportées.

En cliquant sur l'encart Cleemy Achats, vous retrouvez le détail de l'ensemble des écritures. Vous pouvez naviguer d'un journal à l'autre via les boutons en haut à gauche de la liste. Chaque ligne présente plusieurs informations :

  • Les lignes qui appartiennent à la même écriture sont identifiées via le même marqueur de couleur numéroté en début de ligne,
  • Les codes comptables affichés pour chaque ligne sont ceux du plan comptable lié : ils correspondent aux comptes utilisés : fournisseur, charge, TVA, etc. 
  • Dans la colonne Descriptif est indiquée la référence de la facture dans Cleemy Achats 
  • La colonne Date indique la date comptable de l'écriture.

Pour générer un export, sélectionnez la carte en cochant la case correspondante et cliquez sur le bouton "Générer un export" en bas de page. Une fenêtre s'ouvre, indiquant que l'export est en cours de génération. Cette étape peut prendre quelques minutes. Si vous ne souhaitez fermer cette fenêtre, vous pouvez cliquer sur le bouton correspondant, ou choisir d'être informé par mail quand l'export est disponible. Une information apparaît également sur le détail de l'export quand il est finalisé. 
Une fois l'export généré, vous arriverez sur le module "Historique", dans lequel vous pourrez télécharger le fichier d'écritures.

Consulter l'historique des exports

Depuis l'onglet historique du module d'export, vous pouvez retrouver la liste des exports réalisés et le détail des écritures exportées en cliquant sur le bouton 3 points en bout de ligne. Vous pouvez également télécharger à nouveau les fichiers d'écriture.

Depuis cette interface, vous pouvez également annuler un export comptable. Les écritures qui étaient contenues dans l'export pourront être à nouveau exportées.

Quelles écritures peut-on exporter ?

Le module d'export de Cleemy Achats exporte uniquement les écritures de factures traitées et confirmées, et qui n'ont pas déjà été exportées par le passé. Pas de risque de générer des écritures en doublon !

Les écritures d'une factures peuvent être exportées peu importe leur statut et modalité de paiement. Il est ainsi possible d'exporter des écritures qui ne sont pas encore approuvées par l'acheteur. Cleemy Achats se charge alors de passer l'extourne ou l'écriture d'avoir si la facture est refusée.

Une facture dont les écritures ont été exportées en comptabilité pourra toujours être indiquée comme "payée" dans Cleemy Achats après l'export. Dans ce cas, Cleemy Achats peut envoyer les écritures de paiement si cela est souhaité.

Peut-on modifier une facture déjà exportée ? 

Une écriture exportée n'est pas modifiable. 

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