Avant de commencer
Cet article s'adresse aux administrateurs des logiciels Lucca qui utilisent l'Assistant Paie pour centraliser la génération des exports, sans aucun connecteur vers un logiciel de paie.
Pour activer Pagga Assistant paie niveau export et en savoir plus, rendez-vous sur cette fiche d’aide : Préparer sa paie avec Pagga Assistant paie - Export de fichier (sans connecteur)
Vous vous recommandons d’utiliser l’Assistant paie pour :
- Générer le fichier d’export paie contenant les données Collaborateurs (Poplee Socle RH)
- Générer le fichier d’export paie contenant les Absences de la période (Timmi Absences)
- Générer le fichier d’export paie des éléments fixes et variables de Rémunération de la période (Pagga Rémunération)
- Joindre des fichiers annexes utiles à la préparation de la paie.
Paramétrage
La configuration s’effectue en 2 étapes simples
Première étape : Déclarer le serveur FTP sécurisé qui sera utilisé
Cas 1 : si vous n'avez pas encore paramétré de serveur FTP Vous pouvez vous référer aux fiches d'aides suivantes pour davantage d'informations : Administrer un serveur FTP et FAQ serveur FTP.
Si vous avez un serveur hébergé de votre côté, il vous suffira de renseigner les éléments de connexion nécessaires pour que l'Assistant Paie puisse déposer les fichiers chez vous.
Si vous n'avez pas de serveur, aucun problème, Lucca est là et peut vous en fournir un. Informez-vous auprès de votre consultant ou du Support pour connaître les modalités de création d'un serveur Lucca (si ce n'est pas déjà inclus dans votre offre commerciale).
Cas 2 : Si vous avez déjà un serveur FTP paramétré avec un dossier prêt à l'emploi, vous pouvez le sélectionner directement depuis le menu déroulant et enregistrer votre paramétrage.
Seconde étape : Activer le dépôt des fichiers sur serveur dans l’assistant paie, pour le(s) dossier(s) de paie concerné(s).
Chaque configuration d’export est indépendante :
- vous pouvez ainsi décider d’automatiser le dépôt sur serveur sécurisé pour 1 seul export. Par exemple, vous pouvez décider de ne déposer que le fichier d’export des données collaborateurs sur le serveur sécurisé.
- vous pouvez choisir des serveurs et dossiers de destinations distincts pour chacun des modules (export collaborateurs, export absences, export rémunération ou encore fichiers et informations complémentaires).
Pour paramétrer le dépôt des fichiers et informations complémentaires, rendez-vous dans la configuration du dossier de paie dans l’onglet Paramètres généraux.
Pour paramétrer le dépôt des fichiers d’export paie, rendez-vous dans la configuration du dossier de paie dans l’onglet Données et Modalités d’exports.
- Sélectionner le niveau export si ce n’est pas déjà le cas en cliquant sur “Automatiser la collecte des données collaborateurs depuis un export”
- Sélectionner l’export en question
- Activer le dépôt sur serveur sFTP à l’aide du bouton
- Sélectionner le serveur FTP sécurisé de destination et son dossier (Endpoint)
Fonctionnement du dépôt
Quand les fichiers sont-ils déposés sur le serveur FTP sécurisé ?
Les fichiers d’exports (uniquement niveau export) générés dans l’assistant paie ainsi que les informations complémentaires saisie ou fichiers joints dans le mail de GO, seront déposés sur le(s) serveur(s) FTP sécurisé(s) Lucca ou le(s) vôtre(s), à la clôture de la période de paie.
Comment savoir si le dépôt des fichiers sur serveur FTP sécurisé est bien activé ?
Après avoir cliqué sur le bouton “Clôturer la période de paie”, vous pourrez consulter pour quel(s) module(s) le dépôt sur serveur FTP sécurisé est activé.
Comment savoir si les fichiers ont bien été déposés sur le serveur FTP sécurisé ?
Après avoir clôturé la période de paie avec le bouton “Clôturer et notifier”, le dépôt se lance automatiquement vers le(s) serveur(s) de destination sur le bouton “Clôturer la période de paie”.
Une modale de suivi du dépôt de chacun des fichiers s’ouvre. Vous pouvez constater le statut du dépôt de chacun des fichiers dans la colonne “Statut” avec la date et l’heure du dépôt ainsi que la destination du fichier.
Le statut du dépôt sur serveur FTP sécurisé est également affiché sur le tableau de bord de l’Assistant paie :
- en cours lorsque des fichiers sont toujours en cours de dépôt
- avec succès lorsque l’ensemble des fichiers ont été déposés avec succès
- avec échec lorsqu’au moins 1 fichier n’a pu être déposé sur le serveur de destination
Comment faire si un ou plusieurs fichier(s) n’ont pas été déposés sur le serveur FTP sécurisé (échec de dépôt) ?
Vous avez 2 possibilités en cas d’échec du fichier :
- Relancer le dépôt du fichier manuellement à l’aide du bouton “Relancer” dans la fenêtre de suivi. Pour y accéder, cliquer sur le bouton
- Télécharger l’ensemble des fichiers à l’aide du bouton “Télécharger les fichiers pour la paie” et les déposer manuellement sur le serveur FTP
Que se passe-t-il si je dé-clôture la période de paie ?
Les fichiers déjà déposés sur le serveur FTP à la clôture initiale ne seront pas supprimés. Il faudra les supprimer manuellement si vous ne souhaitez pas avoir des doublons lorsque vous clôturerez à nouveau la période de paie. En effet, à chaque clôture de période de paie, nous redéposons l’ensemble des fichiers générés pour lesquels un dépôt sur serveur FTP est paramétré.