Avant de commencer
Vous venez de contractualiser Pagga Bulletins de paie et vous devez désormais installer l'application en toute autonomie ? Cette fiche d'aide est faite pour vous !
Nous y détaillerons les différentes étapes de déploiement de Pagga Bulletins de paie ainsi que quelques conseils pour bien vous lancer.
Avant de débuter l'installation
Avant de vous lancer dans l'installation, nous vous recommandons de consulter la vidéo suivante.
Elle explique en quelques minutes le fonctionnement de Pagga Bulletins de paie. N'hésitez pas à la consulter également après le déploiement et/ou dès que vous en ressentez le besoin.
Vous aurez la possibilité au sein du parcours, si vous le souhaitez, d'importer vos précédents bulletins de paie. Si c'est votre cas, sachez que les imports se feront mois par mois et nous vous invitons donc à rassembler les fichiers que vous souhaitez importer avant de commencer le déploiement.
Installer Pagga Bulletins de paie
Rendez-vous dans l'espace d'installation
Pour installer l'application, rendez-vous dans le menu Solutions en haut à droite de votre écran (1) > Découvrir les solutions Lucca (2).
Cliquez ensuite sur Pagga Bulletins de paie (3). Cette action vous redirigera dans l'assistant d'installation de Pagga Bulletins de paie.
Installation de Pagga
Vous voici désormais sur la page de présentation de Pagga Bulletin de paie. Pour installer l'application, il vous suffit de cliquer sur le bouton Installer.
Si vous ne voyez pas le bouton Installer sur cette page, nous vous invitons à contacter votre commercial.
Une première étape vous indique que vous vous apprêtez à vous lancer dans l'installation de l'application.
En cliquant sur Suivant (1), l'interface vous informe que deux nouveaux rôles secondaires seront créés : Pagga - Administrateur et Pagga - Utilisateur.
Ces rôles permettent aux utilisateurs d'avoir des accès spécifiques à la solution selon leur place dans l'entreprise. Typiquement les collaborateurs bénéficiant du rôle Pagga - Utilisateur auront uniquement le droit de télécharger leur propre bulletin de paie.
Les administrateurs quant à eux, pourront réaliser une distribution de bulletin de paie, accéder au paramétrage de la solution mais également télécharger l'ensemble des bulletins de paie des collaborateurs de l'entreprise.
Pour en savoir plus sur les rôles secondaires et leur fonctionnement, n'hésitez pas à consulter cette fiche suivante : Paramétrer les rôles sur Lucca.
Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur Installer (2) pour que l'installation soit effective. En quelques secondes, l'application s'installe sur votre base Lucca et n'est pour le moment visible que par vous.
L'installation est terminée, cliquez sur Poursuivre la configuration sur Pagga Bulletins de paie pour accéder au paramétrage de l'application.
Paramétrer Pagga Bulletin de paie
L'essentiel à savoir
Bienvenue dans Pagga Bulletin de paie ! 🎉
Pour vous aider dans la prise en main de l'outil, retrouvez au début du parcours, les points essentiels à savoir lorsque vous débutez sur Pagga Bulletin de paie.
Étape 1 - Attribution des permissions
Sur l'application Pagga Bulletins de paie, deux rôles sont possibles :
- le rôle Pagga Bulletins de paie - Administrateur dédié aux personnes qui réaliseront les distributions de bulletins de paie
- le rôle Pagga Bulletins de paie - Utilisateur qui permettra à chaque utilisateur de consulter ses propres bulletins de paie.
Cette première étape vous permettra de décider à qui attribuer ces deux rôles. L'attribution du rôle Utilisateur se fait par établissement : tous les collaborateurs des établissements sélectionnés dans le menu déroulant bénéficieront du rôle secondaire Pagga Bulletin de paie - Utilisateur.
Pour l'attribution du rôle Administrateur, vous pourrez venir indiquer les noms des collaborateurs
Les administrateurs nommés à cet endroit pourront réaliser une distribution et consulter les bulletins de paie pour l'ensemble des établissements disponibles sur la base Lucca.
Étape 2 - Protection par code (recommandé)
Il est possible d'activer une protection supplémentaire lorsqu'un collaborateur souhaite télécharger un de ses bulletins de paie en lui demandant de saisir un code à six chiffres reçu sur son adresse mail professionnelle.
Il n'est pas obligatoire d'activer cette option mais cela est fortement recommandé.
Étape 3 - Reprise d'historique (facultatif)
Il arrive régulièrement qu'à la mise en place d'un nouvel outil, vos collaborateurs souhaitent pouvoir y retrouver quelques-uns de leurs précédents bulletins de paie.
Nous vous proposons lors de cette étape d'import d'historique de réaliser des imports de vos anciens bulletins de paie pour qu'ils soient disponibles lorsque vos collaborateurs se connecteront pour la première fois à Pagga Bulletins de paie. Les imports se font par mois et vous n'êtes pas limités sur le nombre de bulletins à importer.
Cette étape est facultative et vous pouvez la passer si vous ne souhaitez pas importer vos précédents bulletins de paie.
Les imports réalisés depuis ce module ne déclenchent pas de notifications aux collaborateurs. Si vous réalisez votre import d'historique après le paramétrage, vos collaborateurs seront notifiés.
Comment réaliser un import d'historique ?
Cliquez sur Importer les bulletins des périodes précédentes (1)
Indiquez la période que vous souhaitez importer (1) > Sélectionner le fichier à importer (2) > Importer (3)
Vous ne pourrez importer uniquement les périodes passées. Pour réaliser un import de la période en cours, vous devez terminer le paramétrage au préalable.
Dans certains cas, si les noms et prénoms de vos collaborateurs ne sont pas exactement les mêmes entre Lucca et le bulletin de paie, l'application vous demandera de réaliser une association manuelle (1) afin d'être sûre de distribuer le bulletin au bon collaborateur.
Une fois toutes les associations manuelles terminées, vous pouvez passer à l'étape suivante (2)
Pour ne pas devoir répéter cette action chaque mois, pensez à aligner les noms et prénoms de vos collaborateurs soit dans Lucca soit dans votre logiciel de paie.
Vous avez désormais un affichage du nombre de bulletins qui seront transmis via Pagga Bulletins de paie (1) ainsi que du nombre de bulletins qui ne seront pas transmis (2). Il ne vous reste plus qu'à Distribuer les bulletins de paie (3).
Une fois votre distribution réalisée, vous pouvez revenir à l'écran Reprise d'historique (1)
Vous retrouvez ainsi la distribution que vous venez d'effectuer. Vous pouvez continuer à importer les mois précédents (1) ou finaliser le paramétrage en cliquant sur J'ai terminé (2)
Après avoir cliqué sur J'ai terminé, il ne sera plus possible de revenir sur les étapes précédentes. Le paramétrage de la solution se lancera selon les options sélectionnées au préalable.
Pas d'inquiétude, si vous souhaitez changer d'avis et modifier un paramètre, vous pourrez le faire ultérieurement.
Le paramétrage s'effectue alors selon les informations renseignées dans les différentes étapes du parcours. Il vous suffit de patienter quelques minutes sans quitter la page.
Ça y est, c'est terminé ! 🎉
Vous venez de finaliser le paramétrage de votre application. Vos collaborateurs et vous-même avez désormais accès à Pagga Bulletins de paie. Vous pouvez dès maintenant importer vos bulletins du mois en cours. Cet import, maintenant que le paramétrage est terminé, notifiera vos collaborateurs.
En cas de questions au sujet de Pagga Bulletins de paie, n'hésitez pas à vous référer à :
- La vidéo de formation des administrateurs
- La section Les bulletins de paie de notre centre d'aide.