[Acquisition par règles] Acquisition d'un collaborateur arrivant/partant en cours de période

Avant de commencer

Cet article concerne la gestion de l’acquisition de congés pour les collaborateurs arrivant ou quittant une entreprise au cours de la période d’acquisition, dans le cas où celle-ci crédite les congés avec une fréquence annuelle.

Cet article ne concerne que le moteur d’acquisition par règles.

Fonctionnement par défaut du moteur d’acquisition

Comment le moteur d’acquisition prend-il en compte l’arrivée d’un collaborateur en cours de période d’acquisition ?

Le fonctionnement décrit ci-dessous est le fonctionnement par défaut du moteur d’acquisition sur les règles paramétrées en mode automatique, c'est-à-dire celui qui se produit sans intervention manuelle.

Lorsqu’un collaborateur :

• Arrive dans l’entreprise en cours de période d’acquisition,
• ET Bénéficie d’une acquisition de congés de fréquence annuelle,
• ET Arrive après l’exécution annuelle,

Le moteur d’acquisition lui créditera le prorata de congés auxquels il a droit au dernier jour du mois de son arrivée.

Cas d’une règle en crédit annuel au 1er janvier pour l’année civile. 
Martine arrive dans l’entreprise le 6 juin, elle acquiert le 30 juin au soir son droit pour la période d’acquisition en cours.

Comment le moteur d’acquisition prend-il en compte le départ d’un collaborateur en cours de période d’acquisition ?

Le fonctionnement décrit ci-dessous est le fonctionnement par défaut du moteur d’acquisition sur les règles paramétrées en mode automatique, c'est-à-dire celui qui se produit sans intervention manuelle.

Lorsqu’un collaborateur :

• Quitte l’entreprise en cours de période d’acquisition,
• ET a bénéficié d’une acquisition de congés de fréquence annuelle,

Le moteur d’acquisition lui retirera l’excédent de congés dont il a bénéficié en début de période d’acquisition le dernier jour du mois où sa date de départ est connue. Une date de départ est dite connue dès lors qu’elle est renseignée dans la fiche collaborateur/dossier RH.

Cas d’une règle en crédit annuel au 1er janvier pour l’année civile.
Martine quitte l’entreprise le 6 juin, sa date de fin de contrat est renseignée dans Lucca le 20 mars. Elle est débité le 31 mars au soir du trop perçu correspondant à la période du 7 juin au 31 décembre.

Ajustement à une date choisie du mois (manuellement)

Certaines entreprises demandent à ce que le crédit soit distribué le jour d’arrivée du collaborateur, sans attendre la fin du mois. Timmi Absences ne permet pas de le faire de manière automatique, mais il est possible de déclencher le crédit du collaborateur manuellement au jour de son arrivée.

Comment puis-je créditer un collaborateur au jour de son arrivée ?

C’est dans la page Actions à réaliser qu’est donnée la possibilité de déclencher manuellement un ajustement sans attendre la fin du mois.

Le bloc “Ajustement d’acquisition pour les arrivées / départs” permet :

• D’identifier simplement les collaborateurs arrivant ou partant,
• De créditer un collaborateur du montant calculé par Timmi Absences,
• De modifier le montant à créditer si celui-ci ne convient pas.

Plusieurs cas sont possibles :

• Cas 1 → Le montant proposé convient : il suffit de “Régulariser” directement depuis le bloc “Ajustement d’acquisition pour les arrivées / départs”. Cela déclenche un crédit dont la date comptable sera celle du jour de l'action, le collaborateur pourra consommer son droit dès cette date.
• Cas 2 → Le montant proposé ne convient pas : il est possible de le modifier.
  • Cas 2.1 → Modification du paramétrage de la règle, c'est la méthode recommandée. La modification s'appliquera à tous les collaborateurs éligibles à cette règle qui intègreront l'entreprise dans le futur. (voir les différentes méthodes de calcul proposées ici)
  • Cas 2.2 → Correction manuelle. La modification se fait à chaque arrivée si vous choisissez de faire une correction manuelle individuelle.

Comment puis-je débiter un collaborateur de son trop perçu lorsque sa date de départ est connue ?

Le principe est le même que pour le collaborateur arrivant en cours de période d’acquisition. L'opération réalisée sera un débit.