Bien communiquer sur l’arrivée d’un nouvel outil Lucca auprès de ses collaborateurs

L’une des clés de la réussite de la mise en place d’un nouvel outil est la communication interne. Elle doit être anticipée, claire et répétée pour permettre à chaque collaborateur d’avoir des réponses à ses interrogations. Voici nos recommandations et des modèles à personnaliser selon vos besoins.

 

Annoncer l'arrivée du nouvel outil

✉️ Envoyer un email à l’ensemble des salariés avant la mise à disposition de la solution

Bonjour à tous,

Prochainement, de nouvelles solutions Lucca seront mises en place au sein de NOM SOCIETE. Cet environnement regroupe plusieurs modules pour répondre à vos besoins en tant que collaborateur.

Pour introduire au mieux ce changement, nous vous proposons de découvrir les outils à travers des courtes présentation :

  • Collaborateurs : votre dossier RH qui permet de rassembler toutes les informations vous concernant, n’hésitez pas à modifier les données vous concernant pour les compléter ou les mettre à jour.
  • Timmi Absences : votre outil de gestion des congés et absences ; vous pourrez accéder à vos soldes de congés en temps réel et faire des estimations dans le futur. Vos demandes de congés pourront être faîte à partir d’un PC, une tablette ou un smartphone et quelques clics.
  • Cleemy Notes de frais : l’interface de gestion des notes de frais sera accessible sur le PC, la tablette ou le téléphone pour déclarer vos dépenses rapidement et en toute simplicité.
  • Pagga Bulletin de paie : vous pourrez accéder à vos bulletins de paie quand vous le souhaitez au bureau ou à distance. Avec Pagga, nous allons dématérialiser la distribution de vos bulletins de salaire. Chaque mois, vous serez notifié dès que vos fiches de paie seront déposées dans votre espace personnel et seront accessibles en permanence. Si toutefois, vous souhaitez continuer de recevoir vos bulletins de salaire au format papier, merci de m’en informer rapidement.
  • Poplee Entretiens : l’interface vous permettra de préparer vos entretiens et vous pourrez également suivre vos objectifs en toute transparence.
  • Poplee Formation : l’interface vous permettra de parcourir le catalogue de formations de votre entreprise et d'y faire directement vos demandes de formations
  • Pagga Rémunération : l’outil de gestion des éléments variables de paie sera principalement accessible pour les managers et administrateurs afin de fluidifier la rémunération
  • Timmi Temps : votre outil de suivi des temps, la saisie sera simplifiée avec la possibilité de pré remplir chaque semaine vos heures de travail
  • Poplee Engagement : le questionnaire qui vous donne la parole sur votre qualité de vie au travail

Ces nouvelles solutions impliquent un changement d’outil. Vous avez donc jusqu’au DATE pour utiliser OUTIL avant que les accès ne soient coupés...

A très vite pour plus d’informations !

 

✏️ Ajouter une bannière à intégrer dans votre signature d’email

Pour communiquer dans la durée avant l’arrivée de ce nouvel outil, créez et intégrez des bannières dans la signature de vos mails.

Tous vos échanges participeront à la promotion de Lucca et à son adoption par les collaborateurs.

 

📚 Mettre à disposition des guides utilisateurs

Vous trouverez sur notre centre d’aide nos guides et vidéos utilisateur/manager.

 

✉️ Envoyer un mail de rappel de l’ouverture des solutions quelques jours avant la mise en place de l’outil

Bonjour à tous,

La mise en place de notre nouvel outil SIRH approche et elle implique quelques changements.

Pour rappel, à partir de DATE, l’accès aux solutions de pose de congés, de saisie de notes de frais et autres seront coupés jusqu’au lancement de notre nouvel outil.

Pour toute situation urgente, veuillez contacter le service RH.

 

👩‍🏫 Annoncer l’arrivée de l’outil lors d’une présentation générale

Vous organisez des réunions mensuelles ou trimestrielles avec l’ensemble de vos collaborateurs ? Présentez l’outil à cette occasion en vous connectant sur la base de démo communiquée par le commercial Lucca et rappelez les dates de la mise à disposition de l’outil.

 

Le jour de la mise en place de l'outil

✉️ Informer les collaborateurs de l’ouverture de Lucca et les notifier officiellement par email

Bonjour à tous,

Comme vous l’avez probablement vu via notre campagne de communication des précédentes semaines aujourd’hui nous commençons à utiliser Lucca, notre nouvel SIRH.

  1. Pour y accéder, connectez-vous à l'adresse

https://nomdevotrebase.ilucca.net/

→ Pensez à l'enregistrer dans vos favoris

Pour vous connecter la première fois (à ajuster suivant votre mode de connexion):

  • Pour la première fois, cliquez sur le lien “Première connexion” et renseignez votre email professionnel pour créer un mot de passe. Vous vous connecterez par la suite en utilisant votre login et ce mot de passe. A tout moment vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur "Mot de passe oublié"
  • Pour les prochaines fois, vous pourrez saisir votre login et le mot de passe que vous aurez défini lors de votre première connexion

Vous trouverez en pièce-jointe des guides utilisateur succincts pour vous guider dans la prise en main de l’outil mais comme vous le remarquerez il s’agit d’outils ergonomiques et user-friendly.

Un webinaire/conférence visioconférence est planifié le XX/XX/XXXX afin de répondre à vos questions sur l’outil et les changements de processus en interne.

Si vous avez des questions urgentes ou concernant votre situation personnelle, l'équipe RH est à votre disposition.

Bonne découverte !

 

Une semaine après la mise en place de l'outil

👩‍🏫 Organiser un wébinaire pour répondre aux questions de vos collaborateurs

Après une semaine d’utilisation, certains utilisateurs peuvent avoir le même type de questions concernant la politique interne de l’entreprise ou les nouveaux outils. L’objectif est d’éclaircir les zones d’ombres pour diminuer les sollicitations RH et la résistance au changement.

  • Comment ? Organiser un webinaire accessible à tous les collaborateurs
  • Quel format ? Une session question/réponse via votre outil de conférence téléphonique ou via une session en présentiel quand cela est possible. Prévoyez 1h de présentation.
  • Cadrer bien l’objet de la réunion pour éviter de traiter des cas personnels en session : "Nous allons vous présenter les modules Lucca pour ceux qui n’auraient pas eu l’occasion de s’y connecter à ce jour et répondre à vos questions".
  • Faire un rappel sur les politiques de frais, de congés ou de déclaration des temps, n’hésitez pas à indiquer où consulter les politiques de congés, de déclaration des temps ou de frais dans les solutions

 

📣 Faire une 1ere communication via le bloc Communications sur la page d’accueil Lucca pour partager des bonnes pratiques

Bonjour à tous,

Nous vous proposons de découvrir 3 bonnes pratiques sur nos nouveaux outils !

#1 Télécharger l’application mobile

Nous vous invitons à télécharger les applications mobiles qui sont disponibles sur iPhone et Android : Timmi, Cleemy Notes de frais.

#2 Activer sa délégation

Avant de partir en vacances, pensez à activer votre délégation. La délégation peut être activée uniquement pendant vos congés, sur une période spécifique ou bien de façon permanente. Ainsi, les demandes d’approbation d’absences et de notes de frais seront transmises à la personne renseignée.  Pour cela voici comment procéder :

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#3 Consulter les politiques de congés, de déclaration des temps et de frais de mission dans les applications

Vous pourrez ainsi savoir à tout moment quel est le nombre de congés dont vous pouvez bénéficier pour un mariage, quelle est la marche à suivre pour les heures supplémentaires ou encore quel est le montant du plafond de vos dépenses Hôtel lors de vos missions.

A très vite pour de nouvelles bonnes pratiques !

 

📋 Diffuser un questionnaire de satisfaction auprès des collaborateurs

Après un mois d’utilisation, diffusez un questionnaire (via Poplee Entretiens ou Poplee Engagement si vous souhaitez que ce soit anonyme) auprès des utilisateurs afin de  :

1 - Avoir un retour d’expérience quantitatif à présenter à votre direction

2 - Mieux connaître l’utilisation des logiciels par vos collaborateurs

3 - Dégager des pistes d’amélioration de paramétrage, de communication ou de processus pour votre service.

Analyser les réponses de vos collaborateurs et prévoyez des temps d’échange personnalisés avec les collaborateurs qui n’ont pas encore utilisé l’outil ou qui rencontrent des difficultés.

 

🤝 Intégrer les solutions Lucca dans vos rituels d’entreprise

Vous pouvez par exemple commencer vos réunions d’équipe par l’analyse de la météo de l’humeur des collaborateurs sur la période écoulée, un bilan sur les réponses du dernier questionnaire Poplee Engagement, rappeler aux collaborateurs de déclarer leurs notes de frais avant telle date, etc…

 

A chaque nouveau recrutement

Nous vous recommandons de présenter les solutions Lucca aux nouveaux arrivants :

  • Ajoutez dans votre « livret d’accueil » une courte explication sur les solutions Lucca utilisées et indiquez l’URL de connexion et la manière de se connecter (SSO ou « première connexion »)
  • Si vous avez un moment avec le nouvel arrivant, présentez-lui les outils directement sur votre base Lucca.
  • S’il s’agit d’un manager vous pouvez lui transférer les guides/vidéos utilisateurs/managers et les points d’attention sur la validation des éléments collaborateurs (feuilles de temps, demande d’absences, NDF…).

Si le nouvel arrivant est un administrateur des solutions Lucca :

  • Prévoyez un moment d’échange pour lui présenter l’outil, vos actions RH au quotidien et les moments importants : arrivée/départ d’un collaborateur, réalisation de la paie, mutation d’un collaborateur…
  • Si la personne doit monter en compétence rapidement, communiquez-lui les ressources de formation en autonomie disponibles sur notre centre d’aide. N’hésitez pas à nous demander une remise à 0 de la base de test afin qu’elle puisse réaliser des manipulations voire même dérouler le cahier de test utilisé en déploiement.
  • Incitez le futur administrateur à passer du temps sur notre centre d’aide : https://support.lucca.fr/
  • En cas de besoin tournez-vous vers le support Lucca qui pourra éditer un bon de commande pour former le nouvel administrateur.

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