Avant de commencer
Une fois vos factures vos factures traitées via depuis l’entrée de menu “Documents à traiter”, vous pouvez effectuer leur règlement dans "Paiement". L'interface de paiement de Cleemy Achats permet au comptable de :
- payer par virement les fournisseurs si vous avez un compte Cleemy Paiement
- pointer les factures qui sont bonnes à payer ou déjà réglées si le paiement s'opère en dehors de Cleemy Achats.
La génération de fichiers SEPA pour le règlement des factures par virement sera prochainement disponible.
Suivre le règlement des factures
Les factures à payer sont classées par date d’échéance croissante et divisées en 3 catégories :
- les paiements et débits à faire aujourd'hui,
- ceux prévus dans les 7 prochains jours,
- les paiements à venir au-delà de ce délais.
Les factures dont l’échéance est dépassée sont indiquées en surbrillance orange.
Vous pouvez également accéder à l'historique des paiements réalisés via l'onglet "Historique".
Payer les factures directement via Cleemy Achats
Si vous avez initialisé Cleemy Paiement sur votre base et ouvert un compte, il vous sera possible de régler vos fournisseurs directement depuis votre interface Cleemy Achats. Pour cela, sélectionnez les factures que vous souhaitez payer et cliquez sur "Préparer le paiement".
Les factures sont réparties entre les comptes Cleemy de l’entreprise, selon l’établissement auquel elles correspondent. Cliquez ensuite sur “Payer les factures” : une authentification forte par SMS vous sera alors demandée afin de valider le virement.
Une fois l'authentification effectuée, vous retrouvez les opérations réalisées dans l'historique, regroupées par paiements. Le paiement est au statut "émis" après l'opération, et passe au statut "débité" une fois la transaction effectivement débitée.
Les alertes liées à un paiement par virement
Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :
- les fonds sur le compte sont insuffisants pour payer les factures sélectionnées. Dans ce cas vous devrez réalimenter le compte avant de procéder au virement.
- vous n'avez pas les droits pour émettre les virements sur ce compte Cleemy : le droit d’émettre un virement est donné depuis Cleemy Paiement (onglet gestionnaires) par le représentant légal du compte.
- le RIB pour le règlement de la facture n'a pas été renseigné lors du traitement de la facture : en cliquant sur le + dans la colonne RIB, vous allez pouvoir renseigner cette information. Si le RIB est déjà connu (par exemple s'il est déjà renseigné sur la fiche fournisseur), vous pourrez l'utiliser. Sinon, vous pourrez en renseigner un nouveau.
Paiement refusé
Une fois le paiement lancé, plusieurs contrôles sont réalisés, par exemple sur le solde du compte ou sur l'IBAN. Il arrive que votre paiement n'aboutisse pas pour ces raisons, ce qui sera indiqué par Cleemy Achats à l'issue de la tentative de paiement. Dans ce cas, la facture dont le paiement a été refusé peut être retrouvée dans les factures à payer, avec une icône en bout de ligne.
Il est possible que le refus ne soit pas immédiat. Dans tous les cas, vous recevez un mail indiquant la raison du rejet pour vous en informer.
Authentification non réalisée
Si vous n'avez pas réalisé l'authentification, vous avez 20 minutes pour valider le sms qui permet de valider le paiement des factures. Une fois la validation terminée, les factures payées pourront être retrouvées dans l'onglet Historique.
Indiquer une facture comme payée
Dans certains cas, vous pouvez être amenés à réaliser le paiement de la facture en dehors de Cleemy Achats, par exemple si vous ne disposez pas de compte Cleemy, ou si la facture est réglée par carte ou prélèvement. Vous pouvez alors indiquer dans Cleemy Achats que la facture a été payée.
Sans compte Cleemy
SI vous ne disposez pas de compte Cleemy, une fois les factures sélectionnées, vous pouvez les sélectionner et les indiquer comme payées via le bouton trois points à côté du bouton "Préparer le paiement".
Des messages vous alertent si vous souhaitez passer en "payée" une facture non approuvée. Dans ce cas, vous pouvez soit forcer le passage en "payée", soit choisir d’exclure la facture non approuvée.
Avec un compte Cleemy
Les virements hors euros ou via un autre compte que le compte Cleemy, ou les règlements par prélèvement, chèque ou carte société ne sont pas réalisés depuis un compte Cleemy. Les factures avec ce moyen de paiement seront réglées en dehors de Cleemy Achats, et pourront être indiquées comme payées dans l'application.
Pour cela, sélectionnez une, plusieurs, ou toutes les factures en attente de paiement en cliquant sur les coches en bout de ligne, puis cliquez sur "Payer les factures" en bas de page. Dans la page de préparation du paiement, les factures sont regroupées selon leur mode de paiement : via virement Cleemy ou hors Cleemy.
Retrouver les factures payées
Depuis l’onglet Historique, vous retrouverez l’ensemble des factures déjà payées, que ce soit via l'interface ou en dehors, ainsi que le moyen de paiement utilisé.
Quand toutes les factures d’un achat sont reçues et payées, l’achat est automatiquement clos.