Une fois que la facture a été associée à un achat et contrôlée par le comptable, le demandeur reçoit une notification pour la traiter. L’objectif est d’indiquer si la facture est bonne à traiter ou si un écart est à signaler.
Ouvrir et vérifier d’une facture
Vous retrouvez les factures à confirmer dans l’entrée de menu “Mes achats”, regroupées dans la catégories “Achats approuvés”, avec le statut “facture à traiter”.
En cliquant sur une ligne correspondant à un achat, vous accédez aux factures reçues au statut “A approuver”. Cliquez à nouveau sur la ligne pour commencer la vérification de la facture.
Depuis cet écran, vous allez pourvoir vérifier 3 éléments :
- si la facture correspond bien au montant attendu,
- si tous les articles figurant sur la facture ont bien été livrés,
- si tous les articles étaient en bon état.
Les différentes possibilités de traitement
Plusieurs cas peuvent se présenter à vous, ouvrant plusieurs possibilités de traitement dans Cleemy Achats :
- La facture correspond au montant attendu à recevoir
- La facture est plus élevée que le montant attendu
- La facture est moins élevée que le montant attendu
- Attendre et traiter la facture ultérieurement
La facture correspond au montant attendu à recevoir
Quand le montant indiqué sur la facture et celui de la demande approuvée correspondent, un message vous le signale au-dessus des principales informations récapitulatives. Vous pouvez télécharger ou naviguer sur la facture.
Si la facture vous semble correcte, vous pouvez confirmer la facture. En confirmant la facture, vous indiquez que la facture est reçue, mais également que tous les articles ont été livrés en bon état. Après confirmation, le statut de la facture passe en “A payer” et le traitement se poursuit en comptabilité. Vous n’avez plus d’action à faire.
Vous pouvez également contester la facture. Pour voir les actions à mener dans ce cas, vous pouvez vous reporter à la section plus bas.
La facture est plus élevée que le montant attendu
Il peut arriver que le montant indiqué dans la demande d'achat soit supérieur à celui facturé. Lors de l'envoi du bon à payer, vous êtes alerté de cet écart.
Vous pouvez alors :
- Approuver la facture. Deux cas se présentent :
- Vous pouvez indiquer qu’une des factures suivantes d’un montant inférieur peut venir compenser l’écart plus tard. Cette option n’apparait que dans le cas d’un abonnement pour lequel il reste des factures à recevoir, et se montre très utile dans le cas des abonnements à coût variable par exemple.
- Dans le cas d’une augmentation ponctuelle de la facture, vous pouvez faire une demande de régularisation à la hausse. Un mail est alors envoyé à un responsable défini dans le circuit d’approbation, qui validera ou non cette régularisation. S’il approuve cette demande, alors la facture sera approuvée. A chaque étape, la facture change de statut.
- Contester la facture. Pour voir les actions à mener dans ce cas, vous pouvez vous reporter à la section plus bas.
La facture est moins élevée que le montant attendu
De la même manière que pour un écart à la hausse, vous êtes alerté d’un écart à la baisse lors de l’envoi du bon à payer.
Vous pouvez alors :
- Approuver la facture. Trois cas peuvent se présenter :
- Vous pouvez indiquer qu’une facture complémentaire est à recevoir plus tard pour compenser l’écart. Cleemy Achats découpe alors l’achat en 2 factures : une facture reçue (déclarée) et une facture différente à recevoir et à rapprocher plus tard.
- Vous pouvez indiquer qu’une des factures suivantes d’un montant supérieur peut venir compenser l’écart plus tard. Cette option n’apparait que dans le cas d’un abonnement pour lequel il reste des factures à recevoir, et se montre très utile dans le cas des abonnements à coût variable par exemple.
- Si vous n’attendez pas de nouvelle facture, vous pouvez faire une demande de régularisation à la baisse et ainsi libérer du budget sur cet achat. Dans ce cas, il n’y a pas de demande d’approbation de l’écart.
- Contester la facture. Pour voir les actions à mener dans ce cas, vous pouvez vous reporter à la section plus bas.
Contester une facture
Pour chacun des cas évoqués, vous pouvez contester une facture. La contestation prend 2 formes :
- Refuser la facture et en demander une nouvelle au fournisseur. La facture refusée reste dans l’historique de Cleemy Achat et peut être retrouvée par le comptable dans l’entrée de menu “Factures”.
- Mettre la facture en litige et demander un avoir au fournisseur. Une fois le litige déclaré, un avoir est visible dans l’onglet “Factures” de l’achat, représenté comme une facture à recevoir négative, du montant défini. Une alerte (point d’exclamation) indique que tant que l’avoir n’est pas reçu, le montant théorique de l’achat n’est pas le montant engagé. Cette alerte disparaîtra une fois l’avoir reçu. Une fois reçu, l’avoir sera traité de la même manière qu’une facture. Si l’avoir est approuvé, la facture n’est plus en litige mais approuvée au même titre que l’achat. La facture peut aussi être payée
Synthèse des options
Le schéma récapitulatif ci-dessous présente les différentes options d'approbation ou de contestation selon la situation rencontrée