Une fois que la facture est contrôlée par le comptable, l'acheteur responsable de la facture peut être sollicité pour la confirmer. L’objectif est d’indiquer si la facture correspond bien à la commande, ou si un écart est à signaler.
Les options de confirmation d'une facture diffèrent selon si votre entreprise utilise le module de demandes d'achat dans Lucca Factures ou non.
Confirmer une facture [sans le module de demandes d'achat]
Vous retrouvez les factures à confirmer dans l'entrée de menu "Vos factures". Les factures sur lesquelles vous devez intervenir sont regroupées en haut de page, et sont également accessibles dans le tableau avec le statut "A confirmer".
En cliquant sur la facture à confirmer, deux options sont possibles :
- En cliquant sur "Confirmer la facture", vous indiquez que la facture correspond au montant attendu, que les articles ont bien été livrés et en bon état ;
- Si ce n'est pas le cas, vous pouvez refuser la facture en indiquant un motif pour justifier ce refus.
Un fil de discussion est accessible depuis cette vue via l'onglet Commentaires. Il vous permet d'échanger avec les intervenants sur la facture (service comptable, approbateur, etc.)
Une fois la facture confirmée ou refusée, vous pouvez à tout moment la retrouver dans le tableau (via la recherche ou les filtres).
Confirmer une facture [avec le module de demandes d'achat]
Vous retrouvez les factures à confirmer dans l'entrée de menu "Vos factures". Les factures sur lesquelles vous devez intervenir sont regroupées en haut de page, et sont également accessibles dans le tableau avec le statut "A confirmer". Cliquez sur la facture pour la confirmer.
Vous pouvez également ouvrir directement l'achat auquel est lié la facture pour la consulter. Cliquez sur la ligne correspondant à la facture pour la confirmer.
Plusieurs cas peuvent se présenter à vous, ouvrant plusieurs possibilités de traitement dans Lucca Factures :
- La facture correspond au montant attendu à recevoir
- La facture est plus élevée que le montant attendu
- La facture est moins élevée que le montant attendu
- Attendre et traiter la facture ultérieurement
La facture correspond au montant attendu à recevoir
Quand le montant indiqué sur la facture et celui de la demande approuvée correspondent, aucune alerte n'est remontée. Si la facture vous semble correcte, vous pouvez confirmer la facture. En confirmant la facture, vous indiquez que la facture est reçue, mais également que tous les articles ont été livrés en bon état. Après confirmation, le statut de la facture passe en “A payer” (ou "Payée" si la facture a été réglée entre temps), à réaliser par le service comptable. Vous n’avez plus d’action à faire.
Vous pouvez également contester la facture. Pour voir les actions à mener dans ce cas, vous pouvez vous reporter à la section plus bas.
La facture est plus élevée que le montant attendu
Il peut arriver que le montant indiqué dans la facture soit supérieur à celui prévu dans la demande d'achat. Lors de la confirmation de la facture, vous êtes alerté de cet écart.
Vous pouvez alors :
- Confirmer la facture. Deux cas se présentent :
- Vous pouvez indiquer qu’une des factures suivantes d’un montant inférieur peut venir compenser l’écart plus tard. Cette option n’apparait que dans le cas d’un abonnement pour lequel il reste des factures à recevoir, et se montre très utile dans le cas des abonnements à coût variable par exemple.
- Dans le cas d’une augmentation ponctuelle de la facture, vous pouvez faire une demande d'augmentation du budget de l'achat. Un mail est alors envoyé à un responsable défini dans le circuit d’approbation, qui validera ou non cette régularisation. S’il approuve cette demande, alors la facture sera approuvée. A chaque étape, la facture change de statut.
- Contester la facture. Pour voir les actions à mener dans ce cas, vous pouvez vous reporter à la section plus bas.
Même si le budget d'un achat est dépassé ou si du budget restant a été libéré sur l'achat, il est possible de rattacher une facture supplémentaire à un achat. Dans ce cas, un écart de budget correspondant à la totalité de la facture est indiqué lors de la confirmation de la facture, et sera soumis à approbation selon le circuit paramétré dans l'outil.
La facture est moins élevée que le montant attendu
De la même manière que pour un écart à la hausse, vous êtes alerté d’un écart à la baisse sur une facture à confirmer.
Vous pouvez alors :
- Confirmer la facture. Trois cas peuvent se présenter :
- Vous pouvez indiquer qu’une facture complémentaire est à recevoir plus tard pour compenser l’écart. Lucca Factures découpe alors l’achat en 2 factures : une facture reçue (déclarée) et une facture différente à recevoir et à rapprocher plus tard.
- Vous pouvez indiquer qu’une des factures suivantes d’un montant supérieur peut venir compenser l’écart plus tard. Cette option n’apparait que dans le cas d’un abonnement pour lequel il reste des factures à recevoir, et se montre très utile dans le cas des abonnements à coût variable par exemple.
- Si vous n’attendez pas de nouvelle facture, vous pouvez libérer du budget sur cet achat. Dans ce cas, il n’y a pas de demande d’approbation de l’écart.
- Contester la facture. Pour voir les actions à mener dans ce cas, vous pouvez vous reporter à la section plus bas.
Contester une facture
Pour chacun des cas évoqués, vous pouvez contester une facture. La contestation prend 2 formes :
- Refuser la facture et en demander une nouvelle au fournisseur. La facture refusée reste dans l’historique de Lucca Factures et peut être retrouvée par l'acheteur depuis "Vos factures" ou par le comptable dans l’entrée de menu “Toutes les factures”.
- Mettre la facture en litige et demander un avoir au fournisseur. Une fois le litige déclaré, un avoir à recevoir est visible dans l’onglet “Factures” de l’achat. Il est représenté comme une facture à recevoir négative, du montant défini. Une fois reçu, l’avoir sera traité de la même manière qu’une facture. Si l’avoir est confirmé, le litige est alors levé sur la facture et elle est alors confirmée.
Synthèse des options
Le schéma récapitulatif ci-dessous présente les différentes options d'approbation ou de contestation selon la situation rencontrée