Avant de commencer
Pagga Rémunération vous permet de décentraliser la saisie de certaines variables pour les soumettre à approbation.
Deux modes de saisie des propositions de variables sont disponibles :
- La saisie en grille destinée aux managers qui doivent déclarer tous les mois les propositions de variables pour les collaborateurs qu’ils supervisent,
- La saisie unitaire qui permet à des utilisateurs « autorisés » de déclarer ponctuellement des propositions de variables pour une population définie ou pour lui-même.
Quel que soit le mode de saisie, les propositions de variables déclarées par vos utilisateurs ne seront visibles par leur bénéficiaire et exportables en paie qu’après leur approbation définitive.
Afin de paramétrer le circuit d’approbation, il est nécessaire de définir :
- les natures qu'on souhaite décentraliser,
- la personne responsable de leur saisie,
- la personne qui les approuvera.
Ce paramétrage se fait en 4 étapes.
📌 À noter : ce mode de saisie des variables ne vient pas remplacer la saisie des EVP ponctuelle. Il est toujours possible de faire une saisie d’EVP sans passer par un circuit d’approbation. En revanche un collaborateur qui utiliserait ce mode de déclaration avec un circuit d’approbation ne doit pas pouvoir utiliser le premier.
Étape 1 : paramétrer les listes de natures de variables saisissables par le responsable de saisie (Quoi ?)
La création de listes de natures de variables vous permet de restreindre la proposition de variables à certaines natures pour un rôle donné. Par exemple, décentraliser la saisie des « commissions sur ventes au » rôle « Manager commercial ».
Dans le menu Paramétrage > Circuit d'approbation > onglet Listes de natures de variables, cliquez sur le bouton « Créer une liste » :
- Nommer la liste
- Sélectionner les natures de variables à inclure dans la liste
- Enregistrer votre liste de natures en cliquant sur « Créer »
➡️ Exemple, je souhaite décentraliser la saisie des variables des commerciaux auprès de leurs managers, je crée une liste que je nomme « Prime commerciaux », je sélectionne dans la liste des natures de variables les primes utilisées par les services commerciaux : « Commissions », « Prime s/objectifs » et « Primes exceptionnelles » et je clique sur « Créer ».
Vous pourrez compléter ou modifier votre liste à tout moment. Vous pouvez créer autant de listes que nécessaires et une nature de variable peut être affectée à plusieurs listes.
Une fois les listes créées, vous pouvez désigner les personnes qui auront à réaliser la déclaration de ces natures une fois par mois ou qui pourront faire des propositions ponctuelles.
Étape 2 : configurer les étapes du circuit d’approbation (Au bénéfice de qui ?)
Une fois que vos listes sont créées, cliquez sur le bouton « Paramétrer un circuit d’approbation ».
📌 À noter : Le paramétrage du circuit d'approbation s'articule autour du concept d’étapes. Une étape correspond à un approbateur et peut être agrémentée de conditions (établissement du bénéficiaire, nature de la variable et seuil de valeur).
Ajout d'une étape
Le bouton « + » situé entre deux étapes ou en bas du circuit vous permet d'ajouter une étape.
Paramétrage d'une étape
Pour chacune des étapes, vous pourrez définir :
- les conditions de déclenchement de l’étape, en ajoutant une condition parmi les suivantes : établissement du bénéficiaire de la variable, nature de la variable ou valeur de la variable.
- Les approbateurs de l’étape, à choisir entre : l'utilisateur, le manager du bénéficiaire ou du déclarant (en précisant son niveau : N+1, N+2…), le responsable de département ou un utilisateur nommé.
- Le fait que l'étape soit approuvée automatiquement si l'approbateur n'est pas trouvé.
➡️ Exemple d’un circuit d’approbation des propositions de variables en 2 étapes :
1- étape obligatoire : l’approbateur est le manager N+1 du déclarant
2- étape conditionnelle : si le montant de la proposition de variable est >= à 1000€ alors le responsable du département devra également approuver pour que la proposition soit définitivement considérée comme un élément variable. L'élément deviendra alors visible par son bénéficiaire et exportable en paie.
Étape 3 : définir les notifications mails générées par le circuit d’approbation et les relances liées aux dates d’échéances du calendrier de paie de chaque établissement
Gérer les notifications
Vous pouvez maintenant vous rendre dans « Paramétrage des notifications » pour activer / désactiver les notifications générées par le circuit d’approbation à destination des déclarants ou des approbateurs.
➡️ Exemple pour la déclaration mensuelle obligatoire des managers :
Le manager reçoit une notification lorsque sa proposition de variable est refusée.
Gérer les relances
Les relances sont déclenchées aux deux dates que vous avez définies dans votre calendrier de paie. La première concerne la fin collecte des EVP - les collaborateurs ayant des variables à déclarer seront notifiés à l’approche de cette date - puis tous les jours de retard. La seconde concerne l’envoi de ces variables dans la paie : arrêt des relances pour les retards. Vous pouvez les paramétrer depuis le menu Paramétrage > Jalons et notifications.
➡️ Exemple :
Étape 4 : associer les listes et les responsables de saisie (Qui ?)
Cette étape revient à activer la permission de déclarer des variables dans les rôles des responsables de saisie et leur affecter les listes de natures créées.
Rendez-vous dans la roue crantée et dans les paramètres des rôles, pour chacun des rôles concernés par la saisie de propositions de variables :
Les permissions disponibles
- Doit déclarer des propositions de variables : Il s’agit du mode de saisie par déclaration mensuelle dédié uniquement aux managers. La déclaration tous les mois des propositions de variables est obligatoire pour les managers concernés (si aucune variable n’est à déclarer sur la période, le manager devra déclarer qu’il n’a rien à déclarer !). À défaut de déclaration les managers seront relancés par mail en fonction des dates d’échéances de votre calendrier de paie.
- Peut faire des propositions de variables : Il s’agit du mode de saisie ponctuelle, il autorise les collaborateurs qui en disposent à faire des propositions de variable au profit des collaborateurs désignés. Ce mode de saisie est libre, aucune notification de relance automatique n’est prévue. Contrairement à la permission « Doit déclarer » il n’y a pas forcément de lien hiérarchique entre le déclarant et le bénéficiaire de la proposition de variables.
- Déclarer des propositions de variables à la place de… : Cette permission principalement dédiée aux Administrateurs permet de saisir/déclarer pour le compte d’un déclarant.
- Approuver des propositions de variables à la place de… : Cette permission principalement dédiée aux Administrateurs permet d’approuver les propositions de variables pour le compte d’un approbateur.
- Monitorer les déclarants : Cette permission principalement dédiée aux Administrateurs permet d’accéder à un écran de suivi des déclarations réalisées ou non sur la période courante. Il est également possible de relancer les déclarants collectivement ou individuellement à la demande.
📌 À noter : pour rappel, les permissions attribuées aux collaborateurs sont cumulatives si le collaborateur appartient à plusieurs rôles.
Activer les permissions dans les rôles et les listes associés.
- Se positionner sur le rôle de la population ;
- Sélectionner l’application « Pagga Rémunération » ;
- Activer la permission souhaitée ;
- Indiquer la liste de variable à saisir
- Indiquer les bénéficiaires de cette saisie
- Enregistrer vos modifications.
➡️ Exemple pour l’opération « Doit déclarer des propositions de variables » :
Si je souhaite rendre la liste disponible uniquement pour les managers des départements commerciaux : je peux créer un rôle secondaire « Rémunération - Manager commercial » que j’affecte uniquement aux managers des départements commerciaux, sélectionner l’application « Pagga Rémunération », activer la permission « Doit déclarer des propositions de variables » pour « collaborateurs supervisés » et pour la liste de nature « Primes commerciaux », et enregistrer.
📌 À noter : Pour rappel, les managers bénéficiant de cette permission seront relancés tous les mois en cas de non-déclaration des variables des collaborateurs qu’ils supervisent. Même s’il n’y a rien à déclarer il faudra le déclarer !
☝ Préconisation : pensez à désactiver les permissions « saisie/modification/suppression des EVP » pour les rôles auxquels vous avez activé la saisie de propositions de variable pour garantir que les EVP saisie soit bien soumis à approbation.