La boîte de réception des factures est accessible depuis l’entrée de menu “Documents à traiter”. C’est l’équivalent d’une bannette des factures à traiter. Le comptable peut ajouter directement les factures qu'il a reçues à cette boîte de réception. Si la facture a été reçue par l'acheteur, il a pu l’associer directement à sa demande d’achat. Dans ce cas, la facture apparaîtra également dans les documents à traiter par le comptable. Pour plus de détail sur l'import de factures, vous pouvez consulter cet article.
Depuis cette interface, vous pouvez centraliser la réception de toutes les pièces comptables de l’entreprise (voir la page Recevoir et importer une facture), les passer en revue et les rattacher à une demande d’achat approuvée ou en cours d’approbation.
Rapprocher une facture d’un achat vous permet de vous assurer que le montant facturé cadre avec le montant engagé. Ceci se fait via les étapes suivantes :
- Vérifier le fournisseur
- Vérifier les données de la facture
- Rattacher la facture à la bonne demande d'achat et envoyer le bon à payer au demandeur
- Ventiler la factures par natures et centres de coût
Vérifier les informations du fournisseur
La liste des factures à contrôler se trouve dans l’onglet “Documents à traiter”.
L'OCR va permettre d'identifier les informations concernant le fournisseur qui envoie la facture.
- Si le fournisseur a déjà été créé dans Cleemy Achats, il est identifié par l'OCR ou vous pouvez le retrouver dans la liste déroulante. En cliquant sur "Modifier ce fournisseur", vous pouvez mettre à jour les informations du fournisseur : Nom, Pays, N° de Siret, Numéro de TVA Intracommunautaire, etc.
- Si le fournisseur n'est pas présent, vous pouvez le créer en cliquant sur "Ajouter un fournisseur". Dans ce cas, les informations sont préremplies grâce à la lecture automatique des informations contenues sur la facture. Pour valider le remplissage des champs, cliquez sur la coche bleue.
Vérifier les données de la facture
Cleemy Achats lit automatiquement sur la facture toutes les informations utiles pour son traitement. Vous n'avez plus qu'à vérifier leur exactitude :
- N° du document
- Date d'échéance
- Montant HT
- Taux de TVA : vous pouvez ajouter plusieurs taux de TVA via le bouton "Ajouter un taux de TVA". Vous pouvez également supprimer tous les taux de TVA. Dans ce cas, la totalité du montant HT sera considérée comme non assujettie.
- Type de paiement (s’il n’est pas renseigné, il vous faudra le faire)
Vous pouvez alors vérifier l’exactitude des champs préremplis, et modifier des éléments si besoin.
Une fois l’ensemble des champs complétés et vérifiés, vous pouvez enregistrer les modifications et passer à l’étape suivante.
Rattacher une facture à un achat
Rapprocher une facture d’une demande d’achat permet de vous assurer que le montant facturé cadre avec le montant engagé.
Grâce au fournisseur défini, Cleemy Achats propose le meilleur achat auquel rattacher la facture. L'achat le plus proche est automatiquement suggéré et vous pouvez le sélectionner pour terminer le traitement.
Si aucun achat proposé par Cleemy Achats ne correspond à la facture, vous pouvez accéder à plus de choix en cliquant sur le bouton “Etendre la recherche”.
Si l’achat ne se trouve pas dans la liste, alors une demande n’avait peut être pas été réalisée. Dans ce cas, vous pouvez créer un achat (le formulaire est le même que pour une demande classique - voir “Créer une demande d’achat”) et y rattacher la facture reçue. Cette demande devra ensuite être approuvée selon le processus de validation défini dans votre entreprise.
Ventiler une facture
Une nouvelle étape est rajoutée pour permettre l'éclatement d'une facture sur plusieurs lignes (par natures et centre de coûts). Vous pouvez consulter la fiche d'aide accessible en suivant ce lien.
Terminer le traitement
Une fois les opérations de contrôle réalisées et la facture rattachée à une demande d’achat validée, l’acheteur/demandeur est notifié par mail afin d’approuver la facture et la déclarer bonne à payer. L’ensemble des factures peuvent être retrouvées depuis l’entrée de menu “Factures”. Pour en savoir plus sur la mise en paiement d'une facture, vous pouvez consulter cette fiche.
Gestion des avoirs
Cleemy Achats gère aussi les avoirs. Ils seront traités de la même manière qu'une facture. Cependant, il faut qu’un litige soit déclaré sur un achat pour qu’un avoir puisse y être ajouté.
Rejeter une facture
Si un document est incomplet ou erroné, vous pouvez le rejeter. Le bouton “Rejeter le document” est accessible à chacune des 3 étapes de traitement. Une fois le motif de rejet complété, vous pouvez confirmer.