Recevoir et importer une facture

L’acheteur peut transmettre une facture au comptable depuis le détail de l’achat concerné. La facture est alors ajoutée à la liste des documents à traiter par le comptable pour passer en revue les informations qu’elle contient.

Pour faciliter le traitement des factures dans l’outil, il est recommandé aux acheteurs de demander aux fournisseurs l’envoi de la facture au service comptabilité de l’entreprise. Si ce n’est pas le cas, alors les acheteurs peuvent envoyer leur facture au service comptabilité, qui gèrera l’import des factures dans l’outil.

Importer une facture en tant qu'administrateur

Depuis l’entrée de menu “Documents à traiter”, vous pouvez ajouter des factures en cliquant sur le bouton “Ajouter un document” (ouvre l’explorateur de fichier de votre ordinateur) ou via un glisser-déposer. Vous avez aussi la possibilité d'utiliser un connecteur Gmail permettant la récupération des pièces jointes sur une boîte mail donnée.

Une fois la facture importée, elle s’affiche en bas de la liste. Dans cet écran, en plus des factures que vous importez, vous retrouvez également les factures que des acheteurs ou d’autres comptables/administrateurs ont ajouté.

Pour retrouver toutes les étapes de traitement d'une facture, vous pouvez consulter cette fiche.

Importer une facture en tant qu’acheteur

Depuis l’entré de menu “Mes achats”, cliquez sur l’achat concerné pour accéder à ses informations détaillées. Depuis l’onglet factures, vous pouvez attacher une facture via l’explorateur de votre ordinateur en cliquant sur le bouton “Attacher une facture”.

Dans le cas d’un abonnement, vous avez plusieurs lignes (et donc plusieurs factures à ajouter) correspondant à la récurrence de facturation.

Une fois ajoutée, la facture est cliquable et son statut est mis à jour, passant à “En cours de contrôle”.

Une fois la facture ajoutée, elle est visible par le comptable et passe alors au statut “En cours de contrôle”. Vous ne pouvez plus intervenir sur ce document tant qu’elle est en cours de traitement par la comptabilité.

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