Lorsqu’un acheteur émet une demande d’achat, celle-ci doit être examinée par un collaborateur (supérieur hiérarchique ou non) dans le cadre du processus de validation. Celui-ci peut accéder à l’ensemble des demandes d’approbation pour lesquelles il est responsable et les approuver ou les refuser.
Retrouver et consulter une demande à approuver
Depuis l’entrée de menu “Approbation”, vous retrouvez la liste des demandes d’achat que vous avez à traiter. Une pastille indique le nombre de demandes.
Au clic sur une demande, vous retrouvez l’ensemble de ses informations essentielles :
- Nom du demandeur
- Date de la demande et dates de livraison et de facturation
- Dans le bloc "Détails" : des informations additionnelle sur l'établissement, le moyen de paiement, le commentaire et pièce jointe éventuels
- Dans le bloc "Montants" : le détail des montants à approuver
- Dans le bloc "Imputations analytiques" : les informations sur le centre de coût et les autres axes éventuellement utilisés par votre entreprise
- Dans le bloc "Historique de la demande" : les étapes précédentes sur le circuit d'approbation de cette demande
Pour les abonnements, vous pouvez consulter le montant par trimestres ou au total.
Approuver une demande d’achat
En cliquant sur le bouton “Approuver”, vous confirmez la demande d’achat et le demandeur reçoit alors un mail d’information. Sa demande confirmée, il peut donc passer commande.
Lucca Factures ne gérant pas le volet commandes, quand la commande est approuvée le système considère automatiquement que la commande du bien ou du service a été passée. Cela a pour conséquence de comptabiliser le fait que l’on s’attend à recevoir une ou plusieurs factures et livraisons pour cet achat.
Refuser une demande
Si la demande ne vous semble pas légitime, erronée ou incomplète, vous pouvez la refuser. Vous devez alors indiquer une raison pour le refus, qui sera visible par le demandeur.
Une fois la demande refusée, le demandeur est notifié par mail du refus et de son motif. S’il veut modifier sa demande, il peut alors en créer une nouvelle.