Avant de commencer
En début de déploiement avec un consultant Lucca ou bien en cours d'année, vous souhaiterez peut être importer des formations réalisées en dehors de Poplee Formation afin de compléter l'historique de vos collaborateurs.
Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour réaliser un import.
Les étapes à suivre
Nous recommandons d'effectuer un premier essai sur la base de test avant de procéder à l'import "réel".
Compléter le modèle de fichier d'import
Récupérer le fichier d'import prêt à remplir (en pièce jointe).Il s'agit du format complet, avec toutes les informations possibles à importer sur les formations.
Remplir les colonnes du fichier d'import en vous aidant du tableau ci-dessous :
| Colonne | Donnée obligatoire pour l'import ? | Format attendu | Commentaire |
| Login du collaborateur | Oui | Le login doit exister dans Lucca | |
| Titre de la formation | Oui | 250 caractères max | |
| Type de la formation | Oui | Valeur parmi la liste suivante : - Externe - Interne |
|
| Nom de l'organisme | Oui | 250 caractères max | |
| URL de l'organisme | Non | URL valide (exemple d'URL valide : http://www.exemple.com) | Ce lien permet d'afficher le logo de l'organisme dans les interfaces |
| Date de début | Oui | Date au format JJ/MM/AAAA | |
| Date de fin | Oui | Date au format JJ/MM/AAAA | Doit être supérieure ou égale à la date de début Ne doit pas être dans le futur (doit être inférieur à la date du jour) |
| Durée (heures) | Oui | Entier positif | |
| Formation certifiante | Non | Valeur parmi la liste suivante : 0 ; 1 |
0 = Non 1= Oui |
| Catégorie de la formation | Non | Valeur parmi la liste : Les catégories du catalogue de formation |
|
| Niveau de la formation | Non | Valeur parmi la liste suivante : Débutant, Intermédiaire, Expert | |
| Coût | Non | Nombre décimal (2 max) positif (ou = 0) | |
| Devise | Non | Valeur parmi la liste suivante : currency code en circulation par pays selon la norme internationale ISO 4217 | Ex : EUR |
| Date de fin de validité | Non | Date au format JJ/MM/AAA | Cette information permet de suivre les échéances des formations à recycler |
Erreurs lors de l'import
L'import sera bloqué si Poplee Formation détecte des doublons. Il existe deux types de doublons :
- Dans votre fichier si deux lignes sont identiques (même login, titre, organisme, date de début et date de fin)
- Entre une ligne de votre fichier et votre base (même login, titre, organisme, date de début et date de fin)
L'import peut également être bloqué si vous ne respectez pas la bonne structure de fichier :
- Ne pas supprimer ni ajouter de colonnes au template
- Maximum 5 000 lignes autorisées
Suppression des imports
Vous avez fait une erreur dans votre import d'historique ? Pas de problème, vous pouvez le supprimer et importer un nouvel historique des formations.