Importer un historique de formations réalisées

Avant de commencer

En début de déploiement de Poplee Formation ou bien en cours d'année, vous serez amenés à importer de nouvelles formations dans votre catalogue.

Pour cela, vous devez télécharger le fichier d'import dans votre langue puis suivre impérativement la notice donnée ci-dessous afin de le compléter.

(FR) Import des formations réalisées / (EN) Completed trainings import / (ES) Importación de formaciones realizadas /  (DE) Import absolvierte Schulungen

NB : les formations importées ne vont pas s'intégrer au plan en cours, ainsi leurs coûts ne seront pas pris en compte dans son budget.

Les étapes à suivre

Compléter le modèle de fichier d'import

Remplir les colonnes du fichier d'import en vous aidant du tableau ci-dessous : 

Colonne Donnée obligatoire pour l'import ? Format attendu Commentaire
Login du collaborateur Oui   Le login doit exister dans Lucca
Titre de la formation Oui 250 caractères max  
Type de la formation Oui Valeur parmi la liste suivante :
- Externe
- Interne
 
Nom de l'organisme Oui 250 caractères max  
URL de l'organisme Non URL valide (exemple d'URL valide : http://www.exemple.com) Ce lien permet d'afficher le logo de l'organisme dans les interfaces
Date de début Oui Date au format JJ/MM/AAAA  
Date de fin Oui Date au format JJ/MM/AAAA Doit être supérieure ou égale à la date de début
Ne doit pas être dans le futur (doit être inférieur à la date du jour)
Durée (heures) Oui Décimal positif  
Formation certifiante Non Valeur parmi la liste suivante : 0 ; 1

0 = Non

1= Oui

Catégorie de la formation Non Valeur parmi la liste : Les catégories du catalogue de formation

Liste non modifiable

Niveau de la formation Non Valeur parmi la liste suivante : Débutant, Intermédiaire, Expert Liste non modifiable
Coût Non Nombre décimal (2 max) positif (ou = 0) Exemple : 1000,00
Devise Non Valeur parmi la liste suivante : currency code en circulation par pays selon la norme internationale ISO 4217

Obligatoire si un coût est renseigné.

Ex : EUR

Date de fin de validité Non Date au format JJ/MM/AAA Cette information permet de suivre les échéances des formations à recycler

Importer le fichier dans Poplee Formation

Une fois le fichier complété, vous pouvez l'importer en suivant le chemin ci-dessous :

Erreurs lors de l'import

L'import sera bloqué si Poplee Formation détecte des doublons. Il existe deux types de doublon :

  • Dans votre fichier si deux lignes sont identiques (même login, titre, organisme, date de début et date de fin)
  • Entre une ligne de votre fichier et votre base (même login, titre, organisme, date de début et date de fin)

L'import peut également être bloqué si vous ne respectez pas la bonne structure de fichier :

  • Ne pas supprimer ni ajouter de colonnes au template
  • Maximum 5 000 lignes autorisées

Suppression des imports 

Vous avez fait une erreur dans votre import d'historique ? Pas de problème, vous pouvez le supprimer et importer un nouvel historique des formations. 

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