Avant de commencer
Cet import permet de centraliser dans Lucca Formation toutes les formations suivies par vos collaborateurs avant la mise en place de la solution.
Etape 1 : Récupérer le modèle de fichier à compléter
Vous devez télécharger le fichier d'import dans votre langue puis suivre les consignes données à l'étape 2 afin de le compléter.
(FR) Import des formations réalisées / (EN) Completed trainings import / (ES) Importación de formations realizadas / (DE) Import absolvierte Schulungen
Etape 2 : Compléter le fichier
Il ne faut pas modifier la structure du fichier (conserver une ligne d'en tête, ne pas modifier l'ordre des colonnes, ne pas ajouter / supprimer de colonnes).
Le fichier peut contenir maximum 5 000 lignes. Si vous devez importer plus de 5000 formations réalisées, nous vous conseillons de faire 2 fichiers.
Le tableau ci-dessous vous présente les données du fichier et vous guide dans leur complétion :
| Colonne | Donnée obligatoire pour l'import ? | Format attendu | Commentaire |
| Login du collaborateur | Oui | Si vous avez besoin de la liste des logins utilisateurs, vous pouvez générer un rapport en suivant les indications de cette fiche d'aide. | |
| Titre de la formation | Oui | 250 caractères max | |
| Type de la formation | Oui | Valeur parmi la liste suivante : - Externe - Interne |
Une formation interne est une formation dispensée par un(e) salarié(e) de votre entreprise. |
| Nom de l'organisme | Oui | 250 caractères max | Si vous proposez des formations internes, nous vous conseillons de mettre le nom de votre entreprise comme nom d'organisme. |
| URL de l'organisme | Non | URL valide (exemple d'URL valide : http://www.exemple.com) | Ce lien permet d'afficher le logo de l'organisme dans les interfaces. |
| Date de début | Oui | Date au format JJ/MM/AAAA | |
| Date de fin | Oui | Date au format JJ/MM/AAAA | Doit être supérieure ou égale à la date de début Ne doit pas être dans le futur (doit être inférieur à la date du jour) |
| Durée (heures) | Oui | Nombre positif avec 2 décimales maximum | Si la formation a duré 30 minutes, vous pouvez renseigner "0,5" dans le fichier. |
| Formation obligatoire | Non |
Valeur parmi la liste suivante : 0 ; 1 |
Indiquer si la formation est obligatoire pour répondre aux exigences légales. |
| Formation certifiante | Non |
Valeur parmi la liste suivante : 0 ; 1 |
Formation certifiante = 1 Formation non certifiante = 0 |
| Catégorie de la formation | Non | Valeur parmi la liste des catégories présentes dans l'administration des catégories. |
Les catégories doivent utiliser le nom par défaut des catégories. Le nom par défaut correspond au nom qui n'est pas traduit et visible directement dans la liste des catégories. |
| Niveau de la formation | Non | Valeur parmi la liste suivante : Débutant, Intermédiaire, Expert | Les niveaux ne sont pas modifiables. Vous devez utiliser les catégories proposées par Lucca. |
| Coût | Non | Nombre positif avec 2 décimales maximum | Le coût est obligatoire si une devise a été renseignée. |
| Devise | Non | Valeur parmi la liste suivante : currency code en circulation par pays selon la norme internationale ISO 4217 (Exemple : EUR) |
La devise est obligatoire si un coût a été renseigné.
|
| Date de fin de validité | Non | Date au format JJ/MM/AAA | Cette information permet de suivre les échéances des formations à recycler. |
Les éléments à vérifier dans mon fichier avant de passer à l'étape 3 :
- Mon fichier ne contient pas de doublons ; je n'ai pas importé 2 fois la même formation pour un collaborateur
- La formation que je souhaite importer n'existe pas déjà dans l'historique du collaborateur
- J'ai renseigné la date de fin de validité des formations de mes collaborateurs s'il s'agit d'habilitations / certifications à renouveler
- Il n'y a pas de formules ou de liens vers un autre fichier dans les cellules
Etape 3 : Importer le fichier
- Aller dans l'onglet "Administration" > "Paramétrage" > "Import des formations réalisées"
- Déposer le fichier contenant les formations et les organismes à importer
-
Le cas échéant, corriger les erreurs grâce aux messages qui vous seront indiqués en cas d'anomalie. Une fois le fichier corrigé, vous pouvez à nouveau tester l'import.
Pour aller plus loin
Vous avez fait une erreur dans votre import d'historique ? Vous pouvez le supprimer et importer un nouvel historique des formations.