Importer un historique de formations réalisées

Avant de commencer

Cet import permet de centraliser dans Poplee Formation toutes les formations suivies par vos collaborateurs avant la mise en place de la solution.

Les formations importées ici ne vont pas s'ajouter dans un plan en cours (leurs coûts ne seront pas pris en compte dans le suivi budgétaire du plan) mais seront seulement visibles dans l'espace des collaborateurs et dans le rapport sur l'historique.

Etape 1 : Récupérer le modèle de fichier à compléter

Vous devez télécharger le fichier d'import dans votre langue puis suivre les consignes données à l'étape 2 afin de le compléter.

(FR) Import des formations réalisées / (EN) Completed trainings import / (ES) Importación de formaciones realizadas /  (DE) Import absolvierte Schulungen

Etape 2 : Compléter le fichier

Il ne faut pas modifier la structure du fichier (conserver une ligne d'en tête, ne pas modifier l'ordre des colonnes, ne pas ajouter / supprimer de colonnes). 

Le fichier peut contenir maximum 5 000 lignes. Si vous devez importer plus de 5000 formations réalisées, nous vous conseillons de faire 2 fichiers.

Le tableau ci-dessous vous présente les données du fichier et vous guide dans leur complétion : 

Colonne Donnée obligatoire pour l'import ? Format attendu Commentaire
Login du collaborateur Oui   Si vous avez besoin de la liste des logins utilisateurs, vous pouvez générer un rapport en suivant les indications de cette fiche d'aide.
Titre de la formation Oui 250 caractères max  
Type de la formation Oui Valeur parmi la liste suivante :
- Externe
- Interne
Une formation interne est une formation dispensée par un(e) salarié(e) de votre entreprise.
Nom de l'organisme Oui 250 caractères max Si vous proposez des formations internes, nous vous conseillons de mettre le nom de votre entreprise comme nom d'organisme.
URL de l'organisme Non URL valide (exemple d'URL valide : http://www.exemple.com) Ce lien permet d'afficher le logo de l'organisme dans les interfaces.
Date de début Oui Date au format JJ/MM/AAAA  
Date de fin Oui Date au format JJ/MM/AAAA Doit être supérieure ou égale à la date de début
Ne doit pas être dans le futur (doit être inférieur à la date du jour)
Durée (heures) Oui Nombre positif avec 2 décimales maximum Si la formation a duré 30 minutes, vous pouvez renseigner "0,5" dans le fichier.
Formation certifiante Non

Valeur parmi la liste suivante :

0 ; 1

Formation certifiante = 1

Formation non certifiante = 0

Catégorie de la formation Non Valeur parmi la liste : Les catégories du catalogue de formation

Les catégories ne sont pas modifiables. Vous devez utiliser les catégories proposées par Lucca.

Niveau de la formation Non Valeur parmi la liste suivante : Débutant, Intermédiaire, Expert Les niveaux ne sont pas modifiables. Vous devez utiliser les catégories proposées par Lucca.
Coût Non Nombre positif avec 2 décimales maximum  
Devise Non Valeur parmi la liste suivante : currency code en circulation par pays selon la norme internationale ISO 4217 (Exemple : EUR)

La devise est obligatoire si un coût a été renseigné.

 

Date de fin de validité Non Date au format JJ/MM/AAA Cette information permet de suivre les échéances des formations à recycler.

Les éléments à vérifier dans mon fichier avant de passer à l'étape 3 : 

  • Mon fichier ne contient pas de doublons ; je n'ai pas importé 2 fois la même formation pour un collaborateur 
  • La formation que je souhaite importer n'existe pas déjà dans l'historique du collaborateur
  • J'ai renseigné la date de fin de validité des formations de mes collaborateurs s'il s'agit d'habilitations / certifications à renouveler
  • Il n'y a pas de formules ou de liens vers un autre fichier dans les cellules

Etape 3 : Importer le fichier 

Cet import ne génère pas de notifications envoyées aux collaborateurs. Néanmoins, nous vous recommandons d'effectuer un premier essai sur votre base de test avant de procéder à l'import "réel".
  1. Aller dans l'onglet "Administration" > "Paramétrage" > "Import des formations réalisées"
  2. Déposer le fichier contenant les formations et les organismes à importer
  3. Le cas échéant, corriger les erreurs grâce aux messages qui vous seront indiqués en cas d'anomalie. Une fois le fichier corrigé, vous pouvez à nouveau tester l'import.

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Pour aller plus loin

Vous avez fait une erreur dans votre import d'historique ? Vous pouvez le supprimer et importer un nouvel historique des formations. 

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