Cette fiche d'aide vous détaille comment régulariser une dépense réglée avec une carte Cleemy mais non prise en charge par l’entreprise. Cela recouvre deux cas :
- L’utilisation à tort de la carte Cleemy (ex : une dépense personnelle)
- L’utilisation de la carte Cleemy pour une dépense supérieure au plafond prévu par la politique de frais de l’entreprise : dans ce cas, la régularisation ne porte que sur le montant non pris en charge par l’entreprise.
Ces dépenses non prises en charge sont gérées selon un mécanisme d’avance ponctuelle. L’avance permet de constater comptablement une dette du collaborateur envers l’entreprise. Cette fiche d’aide vous explique le mécanisme de régularisation et les paramétrages à effectuer pour en bénéficier.
- Comment supprimer une dépense à tort réglée avec une carte Cleemy ?
- Comment gérer une dépense supérieure au plafond réglée avec une carte Cleemy ?
- Comment seront régularisées les dépenses à tort ou plafonnées ?
- Comment paramétrer mon export et mon plan comptable pour prendre en compte les avances ponctuelles liées aux cartes Cleemy ?
Comment supprimer une dépense à tort réglée avec une carte Cleemy ?
Depuis Cleemy Notes de Frais, vous pouvez, en tant qu’administrateur, supprimer une dépense réglée avec une carte Cleemy par un collaborateur si vous jugez que la carte Cleemy a été utilisée à tort. Le collaborateur ou le manager doit vous avertir en cas de dépense à tort.
À noter : vous devez être administrateur de Cleemy Notes de Frais et avoir les droits “modifier à tout moment une NDF”. Pour plus d’informations sur la gestion des rôles : Paramétrer les rôles sur Lucca.
Pour supprimer une dépense, vous devez vous rendre sur les dépenses du collaborateur concerné, puis cliquer sur l’icône “supprimer” sur la dépense carte Cleemy en question. Confirmez ensuite la suppression définitive de la dépense. La suppression d’une dépense est irréversible.
La suppression d’une dépense génère automatiquement une écriture d’avance entre le compte d’avance et le compte de rapprochement du collaborateur concerné. L’écriture d’avance est du montant total de la dépense. Cela requiert de configurer des lignes d’avance dans votre format d’export comptable et un compte d’avance dans votre plan comptable.
Le passage de l’avance déclenche une notification par email au collaborateur.
Comment gérer une dépense supérieure au plafond réglée avec une carte Cleemy ?
Dans le cas des dépenses plafonnées, une avance ponctuelle est attribuée au collaborateur pour le montant au-delà du plafond. L’avance est passée automatiquement après l’approbation et le contrôle. Cela permet d’éviter l’attribution d’une avance lorsqu’un plafond est relevé lors de l’approbation ou du contrôle.
On a donc deux écritures pour cette dépense :
- une écriture du montant autorisé par la politique de frais sur le compte de rapprochement du salarié et le compte de charges,
- une écriture d’avance du montant au-delà du plafond entre le compte de rapprochement du salarié et le compte d’avance.
Le passage de l’avance déclenche une notification par email au collaborateur.
Comment seront régularisées les dépenses à tort ou plafonnées ?
Pour régulariser cette dette, le collaborateur peut payer des frais professionnels avec un moyen de paiement personnel : il déclare ensuite sa dépense qui sera remboursée à partir du solde du compte d’avance.
Pour forcer le collaborateur à utiliser un moyen de paiement personnel, vous pouvez bloquer temporairement la carte Cleemy du collaborateur en mettant le plafond à 0€.
Exemple pour un compte d’avance à 10€ :
Le collaborateur peut également faire un virement sur le compte de l’entreprise : dans ce cas, il faut saisir manuellement le remboursement dans le module d'avance sur Cleemy Notes de frais en sélectionnant comme action “saisir le remboursement d’une avance ponctuelle déjà payée”.
Comment paramétrer mon format d’export et mon plan comptable pour prendre en compte les avances ponctuelles liées aux cartes Cleemy ?
Paramétrage du plan comptable
Au sein de la section “Paramétrage > plans comptables” de Cleemy Notes de frais, vous retrouverez vos plans comptables.
Pour bénéficier du mécanisme de régularisation par avance ponctuelle, vous devez paramétrer un compte d’avance ponctuelle (dans vos comptes de tiers). Vous pouvez auxiliariser ce compte d’avance ponctuelle, par exemple par collaborateur.
Si vos collaborateurs remboursement leurs avances via un virement sur le compte de l’entreprise pensez à renseigner votre compte de caisse dans les comptes financiers:
Paramétrage des lignes comptables
Pour bénéficier des avances ponctuelles en cas de suppression de dépense ou de dépense plafonnée, vous devez paramétrer votre export comptable.
Sur votre application Cleemy Notes de frais, rendez-vous dans “Paramétrages” > “Formats des exports comptables”. Vous devez paramétrer les deux lignes suivantes :
- ligne de paiement d'avance à un collaborateur,
- et ligne de contrepartie de paiement d’avance.
Si vos comptes salariés et comptes d'avance ponctuelle sont différents, il faut également paramétrer les écritures d'imputation sur avance :
Pour ajouter une ligne, cliquez sur la première cellule d’une ligne existante, puis sur “ajouter”. Voir la fiche d’aide : Paramétrage des formats d'export comptable.