Avant de commencer
Cet article vous présente le fonctionnement de l'automatisation de la DPAE sur Socle RH, lors de la création d'un collaborateur.
Pour paramétrer cette fonctionnalité, nous vous conseillons de lire les articles "Adapter le dossier RH pour la DPAE" et "Créer une configuration de DPAE".
Création d'un nouveau collaborateur
À la création d'un utilisateur, une nouvelle option fait son apparition, "Effectuer automatiquement la DPAE sur Socle RH". Cette option, cochée par défaut, apparaît si les trois conditions suivantes sont remplies :
- Le type de contrat sélectionné nécessite une DPAE (permanent, temporaire et apprentissage) ;
- L'établissement sélectionné est rattaché à une configuration de DPAE ;
- La permission "Modifier les informations contractuelles des collaborateurs" est activée sur l'utilisateur qui crée le collaborateur.
Cochée, cette case planifie l’envoi des informations du collaborateur, du contrat et de l’établissement à l’URSSAF, en vue d’effectuer la DPAE. Ces informations sont envoyées à l'URSSAF huit jours avant le début du contrat du collaborateur.
Une fois le collaborateur créé, si vous avez la permission "Consulter les informations contractuelles des collaborateurs", vous constaterez un bandeau informatif dans l'onglet "Contrats" de son dossier RH. Ce bandeau indique la date à laquelle la DPAE est programmée (c'est-à-dire la date à laquelle les informations seront envoyées à l'URSSAF).
Toutefois, à ce moment du processus, nous ne possédons pas encore toutes les données nécessaires à la DPAE. Certaines données sont manquantes et doivent être remplies par le collaborateur lui-même dans le formulaire d’onboarding qu'il recevra.
Envoi du formulaire d'onboarding au nouveau collaborateur
Évoqué précédemment, le formulaire d'onboarding est l'élément central de l'automatisation de la DPAE.
À chaque nouvelle arrivée, vous devrez envoyer au collaborateur le formulaire d'onboarding contenant (au moins) les données collaborateur demandées par l'URSSAF. À savoir :
- Prénom
- Nom
- Date de naissance
- Numéro de sécurité sociale
- N° de département de naissance
- Lieu de naissance
Remplissage du formulaire d'onboarding par le nouveau collaborateur
Le nouveau collaborateur reçoit son formulaire d'onboarding et le remplit. Il est important que le formulaire soit rempli correctement, et à temps.
Les données remplies seront injectées dans le dossier RH du collaborateur, puis transmises à l'URSSAF huit jours avant son arrivée.
Envoi des informations à l'URSSAF
Le jour J, soit huit jours avant l'arrivée du collaborateur, les informations du collaborateur, de son contrat et de son établissement sont transmises à l'URSSAF.
Le bandeau informatif de l'onglet "Contrats" se met à jour, et indique que les informations sont en cours de traitement par l'URSSAF.
Traitement des informations par l'URSSAF
Selon si les données envoyées à l'URSSAF sont correctes ou non, deux scénarios sont possibles :
- La DPAE du collaborateur s'effectue. Cela survient si toutes les données envoyées sont correctes. L'URSSAF les traite généralement sous quelques heures (selon les délais de traitement) ;
- La DPAE du collaborateur échoue. Cela survient si certaines données sont incorrectes ou manquantes, ou en cas d'erreur technique. Il vous faudra relancer le processus. Consultez l'article "Les erreurs possibles autour de la DPAE" pour en savoir plus.
DPAE effectuée
Si tout se passe bien, la DPAE s'effectue. En résulte ceci :
- La déclaration est consultable sur votre compte en ligne URSSAF, sur l'établissement du collaborateur ;
- Un mail de succès est envoyé à tous les destinataires renseignés dans la configuration de DPAE ;
- Le bandeau informatif de l'onglet "Contrats" se met à jour, et indique le succès de la DPAE ;
- L'accusé de réception, contenant la référence du dossier, est disponible dans l'onglet "Contrats" via le bouton "Voir l'accusé de réception".
Cet article a couvert le scénario idéal d'une automatisation de DPAE lors d'une création de collaborateur, aboutissant sur un succès. Pour découvrir les autres cas possibles, consultez les articles suivants :