FAQ sur la DPAE

Je n'arrive pas à voir ou créer une configuration de DPAE

Vous devez vérifier les permissions.

Voici les permissions utilisées pour les DPAE, et ce qu'elles permettent de faire :

• Modifier les informations contractuelles des collaborateurs : permet, entre autres, de planifier une DPAE, relancer une DPAE, annuler une DPAE, et marquer une DPAE comme étant effectuée manuellement ;
• Consulter les informations contractuelles des collaborateurs : permet, entre autres, de visualiser le statut d'une DPAE ;
• Paramétrer le dossier RH : permet, entre autres, de visualiser et modifier une configuration de DPAE.

Je ne connais pas mes identifiants URSSAF, ou je ne souhaite pas les communiquer

Il est possible que vous effectuiez les DPAE de vos collaborateurs via www.net-entreprises.fr, www.due.urssaf.fr, ou une autre solution ne requérant pas vos identifiants URSSAF.

Pour automatiser les DPAE sur Socle RH, il est nécessaire d'utiliser ces identifiants. Nous nous en servons pour utiliser les API de l'URSSAF, permettant de transmettre les données du collaborateur, de son contrat, et de son établissement aux services de l'URSSAF.

Mes identifiants URSSAF ne permettent pas de créer une configuration

Nous nous sommes aperçus que certains identifiants URSSAF sont considérés comme incorrects, bien qu'il s'agisse des bons. Après quelques échanges avec le service informatique l'URSSAF, ce dernier nous a indiqué que l'erreur provenait des caractères spéciaux présents dans le mot de passe.

Si vous rencontrez ce cas, nous vous invitons à réinitialiser votre mot de passe via votre votre espace en ligne ("Mon Profil" > "Modifier le mot de passe"), puis à réessayer la création de configuration.

Si vous ne parvenez toujours pas à créer une configuration, vous pouvez faire une demande de réinitialisation de mot de passe par email auprès du service informatique de l'URSSAF, afin qu'il vous génère un mot de passe sans caractère spécial. Voici un modèle d'email que vous pouvez compléter et envoyer :

À : api-dpae@acoss.fr
Objet : API DPAE - Demande de réinitialisation du mot de passe URSSAF
Corps :

"Bonjour,

Dans le cadre de l'utilisation de votre API DPAE, nous avons constaté que l'authentification auprès de vos services n'aboutit pas étant donné que notre mot de passe URSSAF contient des caractères spéciaux. Pourtant, ce même mot de passe permet bien de s'authentifier sur le site mon.urssaf.fr.

Pourriez-vous, s'il vous plaît, réinitialiser notre mot de passe afin qu'il ne contienne aucun caractère spécial ? Cela nous permettra d'utiliser votre API DPAE.

Voici quelques informations qui vous permettront d'identifier le compte URSSAF en question :

• Prénom du déclarant : {Prénom}
• Nom du déclarant : {Nom}
• Email du déclarant : {Email}
• SIRET : {SIRET}

Je vous remercie.

Bien à vous,"

Nous sommes conscients que cette démarche est fastidieuse, raison pour laquelle nous continuons à échanger avec l'URSSAF pour demander une amélioration de leur API DPAE.

Je ne trouve pas les données souhaitées dans la correspondance des données

Lors de la correspondance des données, il est possible que vous ne trouviez pas les deux données personnalisées correspondant au numéro de département de naissance et à la ville de naissance.

Pour que la donnée apparaisse, elle ne doit pas être archivée, et doit être rattachée à une section du dossier RH.

Vous devez également vérifier que les données sont bien au format texte ou liste de valeurs.

Je souhaite supprimer une configuration de DPAE

Il n'est pas possible de supprimer une configuration de DPAE. Si l'une de vos configurations est erronée, nous vous invitons à la modifier.

Toutefois, si vous souhaitez absolument supprimer une configuration de DPAE, écrivez à notre support et nous pourrons forcer la suppression.

Création d'un collaborateur/contrat

DPAE pour collaborateurs déjà créés

Il est possible de créer une DPAE pour un collaborateur déjà créé sur votre base. Il suffit de lui créer un nouveau contrat nécessitant une DPAE, sur un établissement configuré préalablement.

Point d'attention cependant, la case pour effectuer la DPAE sera cochée par défaut, même si le collaborateur ne doit pas faire l'objet d'une DPAE.

Prenons l'exemple d'un collaborateur en CDD qui passe en CDI, théoriquement, il ne doit pas faire l'objet d'une nouvelle DPAE. Pourtant, l'interface le proposera par défaut. Il vous faudra donc décocher la case en fonction des cas.

La case à cocher lors de la création d'un contrat/collaborateur ne s'affiche pas

La case à cocher "Effectuer automatiquement la DPAE sur Socle RH" apparaît uniquement si les trois conditions suivantes sont remplies :

• Le type de contrat sélectionné nécessite une DPAE (permanent, temporaire et apprentissage) ;
• L'établissement sélectionné est rattaché à une configuration de DPAE ;
• La permission "Modifier les informations contractuelles des collaborateurs" est activée sur l'utilisateur qui crée le collaborateur.

J'ai décoché la case pour automatiser la DPAE lors de la création du collaborateur/contrat

Si la case a été décochée lors de la création du collaborateur/contrat, vous avez toujours la possibilité d'automatiser la DPAE du collaborateur en question. Rendez-vous sur son dossier RH, puis dans l'onglet "Contrats". Un bandeau informatif vous proposera d'automatiser la DPAE.

Ce bandeau est affiché jusqu'à un mois après la date de début de contrat ; il disparaîtra ensuite.

Le collaborateur n'a pas de période d'essai

Si vous ne remplissez la date de fin de période d’essai (volontairement ou par oubli), nous enverrons la date de début de contrat comme date de fin de période d’essai.

L’URSSAF estimera que le collaborateur a une période d’essai de 0 jour.

La période d'essai n'était pas activée sur le modèle de contrat du collaborateur, et la DPAE s'est lancée

Si vous créez un collaborateur mais que la donnée “Fin de période d’essai” n'est pas activée, nous enverrons la date de début de contrat comme date de fin de période d’essai. L’URSSAF estimera que le collaborateur a une période d’essai de 0 jour.

Le collaborateur a été créé moins de huit jours avant son arrivée, ou après son arrivée

La date d’envoi des informations à l’URSSAF varie selon la date d’arrivée du collaborateur, afin de lui laisser suffisamment de temps pour remplir son formulaire d’onboarding.

• Si le collaborateur a été créé moins de huit jours avant son arrivée, les informations seront envoyées à l’URSSAF deux jours après sa création ;
• Si le collaborateur a été créé après son arrivée, les informations seront envoyées à l’URSSAF deux jours après sa création.

Dans ces deux cas, nous vous conseillons de remplir rapidement les données du collaborateur, pour éviter que la DPAE ne prenne trop de retard.

Le collaborateur change d'établissement

Si un collaborateur change d'établissement et doit faire l'objet d'une DPAE, il suffit que le futur établissement soit rattaché à une configuration de DPAE pour pouvoir planifier une DPAE.

La date de début de contrat est décalée, avancée ou reportée

La fonctionnalité gère le décalage de la date de début de contrat. Concrètement, si vous modifiez la date de début de contrat d'un collaborateur, la date d'envoi prévue de ses informations à l'URSSAF sera modifiée en conséquence.

Toutefois, si la date de début de contrat est modifiée alors que les informations ont déjà été transmises à l'URSSAF, la DPAE sera effectuée à la mauvaise date.

Données du collaborateur

Le collaborateur a un numéro de sécurité sociale provisoire

Nous ne gérons pas encore le cas des collaborateurs possédant un numéro de sécurité sociale provisoire. Dans cette situation, vous devrez effectuer vous-même la DPAE.

Le collaborateur est né à l'étranger

Si le collaborateur est né à l'étranger, la valeur renseignée en tant que département de naissance doit être "99".

Le collaborateur n'a pas rempli son formulaire d'onboarding à temps

Si le collaborateur n'a pas eu le temps de remplir son formulaire d'onboarding, sa DPAE échouera.

Pas de panique. Vous pourrez toujours relancer la DPAE via le bandeau informatif dans son onglet "Contrats". Pensez toutefois à renseigner (vous-même, ou le collaborateur) les données manquantes dans son dossier RH avant de relancer la DPAE.

Statut de la DPAE

Je n'arrive pas à lancer, relancer ou voir le statut d'une DPAE

Vous devez vérifier les permissions.

Voici les permissions utilisées pour les DPAE, et ce qu'elles permettent de faire :

• Modifier les informations contractuelles des collaborateurs : permet, entre autres, de planifier une DPAE lorsque vous créez un collaborateur, relancer une DPAE, annuler une DPAE, et marquer une DPAE comme étant effectuée manuellement ;
• Consulter les informations contractuelles des collaborateurs : permet, entre autres, de visualiser le statut d'une DPAE ;
• Paramétrer le dossier RH : permet, entre autres, de visualiser et modifier une configuration de DPAE.

Le bandeau informatif reste affiché dans l'onglet "Contrats"

Le bandeau informatif de l'onglet "Contrats" reste constamment affiché pour indiquer le statut de la DPAE, et accéder à son accusé de réception si elle a bien été effectuée.

Je souhaite lancer la DPAE instantanément, et ne pas attendre plusieurs jours

Vous pouvez lancer instantanément une DPAE, pour ne pas attendre un certain nombre de jours l'envoi des informations à l'URSSAF.

Sur le bandeau informatif de l'onglet "Contrats", lorsqu'une DPAE est programmée, il vous suffit de cliquer sur le bouton des actions puis "Envoyer maintenant".

Veillez à avoir complété les informations du collaborateur dans son dossier RH avant d'effectuer cette action. Sinon, vous recevrez une erreur pour données manquantes.

Notifications

Je ne reçois pas les emails concernant le statut des DPAE

Si vous ne recevez pas les emails, vous n'avez peut-être pas été ajouté aux destinataires des emails dans la configuration de DPAE.

Il peut également s'agir d'un blocage de votre boîte email. Pensez à vérifier vos spams ou votre corbeille.

Je reçois trop d'emails concernant le statut des DPAE

Si vous recevez trop d'emails, nous vous conseillons d'ajouter comme destinataire des emails une adresse générique (rh@societe.com, par exemple), accessible à certains collaborateurs. Vous pourrez ainsi enlever votre email nominatif de la liste des destinataires.

Vous pouvez également créer un filtre sur votre boîte email, pour filtrer les emails. Par exemple, vous pouvez décider de marquer automatiquement comme lus tous les emails de DPAE en succès. Ainsi, vous ne recevrez que les emails d'erreur, pour lesquels une action de votre part est nécessaire.

Erreurs

DPAE en erreur car données manquantes/incorrectes

Nous vous invitons à consulter l'article "Les erreurs possibles autour de la DPAE" pour trouver la réponse.

DPAE en erreur car problème d'authentification

Nous vous invitons à consulter l'article "Les erreurs possibles autour de la DPAE" pour trouver la réponse.

DPAE en erreur car problème technique

Nous vous invitons à consulter l'article "Les erreurs possibles autour de la DPAE" pour trouver la réponse.

Autres questions

Coût de la fonctionnalité d'automatisation de la DPAE

La fonctionnalité est incluse dans l'abonnement des clients Socle RH.

Les cas nécessitant une DPAE

Voici un récapitulatif des cas où un collaborateur doit faire l'objet d'une DPAE :

• Un collaborateur intègre l’entreprise, avec un contrat nécessitant une DPAE (permanent, temporaire, et apprentissage) ;
• Un collaborateur revient dans l’entreprise, après l’avoir quittée dans le passé, avec un contrat nécessitant une DPAE ;
• Un collaborateur passe d’un contrat ne nécessitant pas de DPAE à un contrat nécessitant une DPAE.

Les cas ne nécessitant pas de DPAE

• Un collaborateur intègre l’entreprise, avec un contrat ne nécessitant pas de DPAE ;
• Un collaborateur change de contrat sans changer d’entreprise, et a déjà fait l'objet d'une DPAE dans l'entreprise ;
• Un collaborateur est affecté à un établissement n’ayant pas de configuration DPAE associée.

Lancer, relancer ou suivre le statut d'une DPAE depuis un téléphone

Il est tout à fait possible de lancer, relancer, ou suivre le statut d'une DPAE depuis un téléphone.

Il vous suffira d'avoir les permissions nécessaires.

La DPAE a été effectuée plusieurs fois

Il est possible qu'une DPAE ait été faite plusieurs fois pour un même collaborateur ; par exemple, si vous avez automatisé une DPAE sur Socle RH, et qu'en parallèle vous l'avez effectuée manuellement sur le site de l'URSSAF.

Cela ne pose pas problème, étant donné que la DSN (déclaration sociale nominative) rattrape mensuellement ces "erreurs", avec une déclaration des cotisations sociales des salariés.

La DPAE a été effectuée et contient des erreurs

Si la DPAE contient des erreurs (comme les données du collaborateur, le modèle de contrat ou encore la date de début de contrat), vous disposez d’un délai de deux jours ouvrables à compter de la réception de la confirmation de la DPAE pour contacter l’URSSAF et leur communiquer les modifications à effectuer.

DPAE effectuée en retard

La DPAE doit être envoyée au plus tôt dans les huit jours suivant la date butoir pour l’embauche, et au plus tard à la prise de poste du collaborateur.

Si le délai est dépassé, nous enverrons tout de même les informations à l'URSSAF pour effectuer la DPAE. Néanmoins, Lucca ne porte pas la responsabilité d'un éventuel retard.

Pour éviter tout retard, nous vous conseillons de créer vos collaborateurs des semaines à l'avance, pour qu'ils aient le temps de remplir leur formulaire d'onboarding.

Si vous rencontrez des erreurs et que vous avez peur d'effectuer la DPAE en retard, vous avez toujours la possibilité de l'effectuer manuellement (sur le site de l'URSSAF, par exemple), et de le préciser sur le dossier RH.

Le nouveau collaborateur ne rejoint finalement pas l'entreprise

Il est possible qu'un collaborateur ait décidé de ne finalement pas rejoindre votre entreprise, ou que l'entreprise ait changé d'avis.

Vous avez la possibilité d'annuler l'automatisation de sa DPAE si cette dernière est planifiée.

Si la DPAE est en cours ou a déjà été effectuée, rassurez-vous ; la DPAE n'est qu'une simple déclaration d'intention d'embauche. Vous n'avez pas l'obligation de recruter un collaborateur après avoir effectué sa DPAE.

DPAE pour collaborateurs créés par import ou API

Actuellement, il n'est pas possible d'automatiser en masse des DPAE pour des collaborateurs créés par import ou par API

Vous pouvez cependant les automatiser une par une, une fois les collaborateurs créés . Rendez-vous dans leur dossier RH, puis dans l'onglet "Contrats". Un bandeau informatif vous proposera d'automatiser la DPAE.

Ce bandeau est affiché jusqu'à un mois après la date de début de contrat ; il disparaîtra ensuite.

L'accusé de réception de la DPAE au format PDF n'est pas dans le dossier RH

Les API de l'URSSAF ne permettent pas de récupérer le PDF de la déclaration. Nous pouvons seulement récupérer la référence du dossier, que nous affichons dans le dossier RH. Cette référence de dossier atteste de la déclaration du collaborateur et suffit comme preuve en cas de contrôle.

L'accusé de réception PDF reste toutefois disponible sur le site de l'URSSAF une fois la DPAE effectuée.

Faire un export des accusés de réception

Il n'est pas possible de faire un export des accusés de réception.

Importer le statut ou l'accusé de réception des DPAE de mes anciens collaborateurs

Il n'est pas possible de faire un import des DPAE d'anciens collaborateurs.

Limiter l'accès aux DPAE à certains collaborateurs

Vous pouvez limiter l'accès aux DPAE à certains collaborateurs en paramétrant leurs permissions.

Voici les permissions utilisées pour les DPAE, et ce qu'elles permettent de faire :

• Modifier les informations contractuelles des collaborateurs : permet, entre autres, de planifier une DPAE lorsque vous créez un collaborateur, relancer une DPAE, annuler une DPAE, et marquer une DPAE comme étant effectuée manuellement ;
• Consulter les informations contractuelles des collaborateurs : permet, entre autres, de visualiser le statut d'une DPAE ;
• Paramétrer le dossier RH : permet, entre autres, de visualiser et modifier une configuration de DPAE.