Avant de commencer
Afin de pouvoir automatiser le processus de déclaration préalable à l'embauche (DPAE) sur Socle RH, quelques vérifications et/ou modifications sur le dossier RH sont nécessaires. Elles peuvent être faites en totale autonomie.
Activation de la fin de période d'essai sur les contrats
L’URSSAF exige une date de fin de période d’essai. Assurez-vous d’avoir bien activé la donnée “Fin de période d’essai” dans le paramétrage des contrats qui nécessitent une DPAE ; c’est-à-dire les contrats de type permanent, temporaire et apprentissage.
Création des données personnalisées "N° de département de naissance" et "Lieu de naissance"
L’URSSAF a besoin du numéro de département de naissance et du lieu de naissance de chaque nouveau collaborateur. Or, ces données n'existent pas forcément sur le dossier RH de votre instance Lucca.
Si ces données personnalisées n’ont pas encore été créées, nous vous invitons à le faire. Ces données doivent être au format texte (le format liste de valeurs est accepté pour le département de naissance). Les noms et les codes de ces données personnalisées n’ont pas d’importance.
Pour rappel, cette fiche d’aide détaille les étapes de la création d’une donnée simple.
La donnée personnalisée sur le numéro de département de naissance doit pouvoir accepter, par exemple, les valeurs "2A" et "2B" pour la Corse. La donnée ne doit donc pas être au format nombre entier ou nombre à virgule ; elle doit être au format texte ou liste de valeurs.
Si le format de la donnée est incorrect, l’URSSAF renverra une erreur et la DPAE échouera. Par exemple, si l'URSSAF reçoit "Paris" au lieu de "75", la DPAE échouera.
Il faudra ensuite s'assurer que les deux données sont bien rattachées à une section du dossier RH.
Paramétrage d'un formulaire d'onboarding avec les bonnes données
En consultant la fiche d'aide "Comment fonctionne l'automatisation de la DPAE ?", vous comprendrez que certaines informations envoyées à l’URSSAF sont remplies par le nouveau collaborateur lui-même, lors du remplissage du formulaire d’onboarding.
Pour que le collaborateur puisse renseigner toutes les données dont l'URSSAF a besoin, il est nécessaire de paramétrer un formulaire d’onboarding avec (au moins) ces données, à savoir :
- Prénom
- Nom
- Date de naissance
- Numéro de sécurité sociale
- N° de département de naissance (donnée à créer, si inexistante)
- Lieu de naissance (donnée à créer, si inexistante)
Pour garantir le remplissage de ces données, nous vous conseillons de les rendre obligatoires dans le formulaire d'onboarding. Si vous n’avez pas encore paramétré de formulaire d’onboarding, vous pouvez consulter les articles suivants :
Vérification des données des établissements
L'URSSAF a également besoin d'informations sur vos établissements. Assurez-vous que les informations des établissements auxquels vous rattacherez vos nouveaux collaborateurs soient remplies et à jour.
Vous accéderez aux informations de vos établissements via la roue crantée, puis "Organisation" et "Unités légales et établissements".
Ci-dessous, les données à vérifier :
- Nom/Raison sociale
- Numéro SIRET (ne doit pas contenir d'espaces)
- Code NAF/APE
- Adresse
- Voie
- Code postal
- Ville
Une fois tous ces éléments vérifiés, vous êtes en mesure de configurer la DPAE pour automatiser le processus. Pour cela, nous vous invitons à consulter l'article "Créer une configuration de DPAE".