Avant de commencer
La création d'une configuration de DPAE est faisable en totale autonomie ; cette fiche d'aide vous décrit les étapes à suivre.
Il convient d’activer certaines permissions afin d’accéder au paramétrage de la DPAE. Voici les permissions utilisées pour les DPAE, et ce qu'elles permettent de faire :
- Modifier les informations contractuelles des collaborateurs : permet, entre autres, de planifier une DPAE, relancer une DPAE, annuler une DPAE, et marquer une DPAE comme étant effectuée manuellement ;
- Consulter les informations contractuelles des collaborateurs : permet, entre autres, de visualiser le statut d'une DPAE ;
- Paramétrer le dossier RH : permet, entre autres, de visualiser et modifier une configuration de DPAE.
Vous devrez activer ces permissions pour certains collaborateurs pour pouvoir effectuer des DPAE sur Socle RH.
Une configuration de DPAE permet d'automatiser le processus de déclaration pour un ou plusieurs établissements.
Une entrée “DPAE” fait son apparition dans l’onglet “Paramétrage” du dossier RH. Rendez-vous dessus puis cliquez sur “Créer une nouvelle configuration”.
Cet article vous guide dans la création d'une configuration.
Identifiants
Les API de l'URSSAF sont utilisées pour transmettre les données du collaborateur, de son contrat, et de son établissement aux services de l'URSSAF. Pour pouvoir les utiliser, vous devez renseigner vos identifiants URSSAF, à savoir :
- Le prénom de l’abonné au service en ligne de l’URSSAF ;
- Le nom de l’abonné au service en ligne de l’URSSAF ;
- Le mot de passe utilisé pour la connexion au service de l’URSSAF.
Pour information, nous ne stockons jamais votre mot de passe URSSAF. Il n’est utilisé qu’une seule fois, pour s'authentifier auprès des services de l’URSSAF et pouvoir utiliser leurs API.
Établissements concernés
Ici, vous devrez sélectionner un ou plusieurs établissements à rattacher à cette configuration, puis renseigner les données suivantes :
- Le code de l’URSSAF réceptrice des données des établissements sélectionnés ;
- Le code Service de santé au travail des établissements sélectionnés ;
- L’heure de début pour les nouvelles embauches (l'heure n'a pas d'importance, renseignez celle que vous souhaitez).
Il vous faudra créer autant de configurations que d'URSSAF, services de santé du travail et comptes en ligne URSSAF différents auxquels sont rattachés vos établissements.
Correspondance des données
À ce stade, vous devriez avoir dans votre dossier RH des données personnalisées relatives au numéro de département de naissance et au lieu de naissance des collaborateurs. Ces deux données doivent également être rattachées à une section de votre dossier RH. Si ce n'est pas le cas, nous vous invitons à consulter l'article "Adapter le dossier RH pour la DPAE".
Hormis ces deux données citées précédemment, Socle RH sait quelles autres données du dossier RH doivent être récupérées et envoyées à l'URSSAF.
Pour que Socle RH puisse savoir quelles données correspondent au département et au lieu de naissance de vos collaborateurs, vous devez faire correspondre l'information attendue avec la donnée personnalisée que vous avez créée.
Voici deux exemples :
- Vous avez créé une donnée personnalisée “N° de département de naissance”, vous pouvez la faire correspondre au champ “Département de naissance” ;
- Vous avez créé une donnée personnalisée “Ville de naissance”, vous pouvez la faire correspondre au champ “Lieu de naissance”.
Notifications
Des emails seront envoyés pour vous informer de l’état de chaque DPAE. Vous pouvez choisir qui seront les destinataires de ces emails via trois options :
- Notifier par défaut le collaborateur qui crée un nouveau contrat. Si cochée, cette option ajoute le collaborateur qui crée un nouveau contrat en tant que destinataire ;
- Notifier des personnes internes à l’entreprise. Cette option permet d'ajouter des personnes internes à l'entreprise en tant que destinataires (des RH, par exemple) ;
- Notifier des adresses emails. Cette option permet d'ajouter des adresses emails en tant que destinataires (des adresses emails génériques comme rh@societe.com, par exemple).
Lors de chaque DPAE, tous les destinataires renseignés recevront les emails.
Une fois toutes ces sections remplies, vous pouvez enregistrer la configuration. Si nécessaire, vous pouvez créer des configurations supplémentaires pour d'autres établissements, ou modifier les configurations existantes pour mettre à jour certains champs.
Désormais, il ne reste plus qu'à créer un collaborateur pour automatiser une première DPAE !
Pour en savoir plus sur le fonctionnement concret de cette automatisation, consultez l'article "Comment fonctionne l'automatisation de la DPAE ?".