Avant de commencer
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) a pour mission de déclarer, auprès de l'URSSAF, l'embauche d'un nouveau collaborateur. Il s’agit d’une formalité obligatoire pour l’employeur avant d’accueillir un salarié.
Elle permet d'effectuer cinq formalités :
- La déclaration d’une première embauche dans un établissement ;
- La demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale ;
- La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage ;
- La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
- La déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire.
Cette déclaration doit avoir lieu au plus tôt huit jours avant l'embauche du collaborateur, et au plus tard le jour de son arrivée. Les stagiaires, n'étant pas considérés comme des employés, ne sont pas concernés par cette obligation.
Voici les informations requises par l’URSSAF :
| Établissement | Collaborateur | Contrat |
| SIRET Code NAF/APE Raison sociale (nom de l'unité légale) Adresse postale URSSAF rattachée |
Nom |
Type de contrat Date d’embauche Heure d’embauche Durée de la période d’essai Service de santé au travail |
Les entreprises ont trois moyens pour effectuer leurs DPAE :
- Par courrier à transmettre à l’URSSAF (une méthode qui tend à disparaître) ;
- Par voie électronique (via un formulaire sur le site, ou via un dépôt de fichier pour une déclaration en masse) ;
- Par API des services de l’URSSAF via un logiciel externe intégré (paie ou SIRH).
La déclaration est parfois effectuée par le cabinet de paie (elle peut même être facturée).
La nouvelle fonctionnalité de Socle RH
Nous avons décidé de simplifier et d'automatiser le processus de DPAE directement depuis Socle RH. Cette nouvelle fonctionnalité est incluse dans le forfait des clients Socle RH payants.
Lors de la création d'un nouveau contrat pour un collaborateur, une nouvelle option, cochée par défaut, sera affichée. Les données nécessaires à la déclaration seront ensuite envoyées à l'URSSAF et vérifiées.
Si les données sont correctes, le collaborateur sera déclaré auprès de l'URSSAF. Vous recevrez une notification de succès par email, et aurez accès à un accusé de réception sur le dossier RH du collaborateur.
Il y a trois bénéfices immédiats pour les administrateurs :
- Un gain de temps, plus besoin de faire la démarche manuellement ;
- Un aspect collaboratif dans les services RH, il est désormais facile de suivre le processus de la déclaration jusqu’à sa finalisation ;
- En cas de contrôle de l’URSSAF, la référence du dossier qui figure sur l’accusé de réception sert de preuve.
Comment paramétrer la DPAE ?
Le paramétrage de la DPAE est à réaliser en autonomie. Deux étapes sont nécessaires :
- Adapter le dossier RH pour la DPAE. Certains prérequis sont nécessaires pour garantir le bon fonctionnement de la DPAE dans Socle RH.
- Créer une configuration de DPAE.