Implémenter le circuit d’approbation des variables dans Pagga Rémunération

Avant de commencer

Pagga Rémunération permet de décentraliser la saisie des variables auprès d'utilisateurs (managers ou utilisateurs "autorisés") et de soumettre leurs propositions de variables à un circuit d’approbation configurable. Seules les propositions de variables définitivement approuvées sont exportables en paie et sont visibles par leur bénéficiaire.

N'hésitez pas à visionner le replay de notre wébinaire de présentation de ce module.

Avant de vous lancer, préparer votre paramétrage en 3 étapes 

1- Identifiez les collaborateurs et les natures de variables concernés :

  • Quelles sont les variables à décentraliser par responsable de saisie, et pour quelle population ?
  • Quelle est la fréquence de saisie, tous les mois ou occasionnellement ?

Vous pouvez utiliser le tableau “exemple” ci-dessous pour réaliser ce travail préparatoire :

tableau audit wkf.png

à noter : 2 modes de saisie sont utilisables selon les cas d'usage :
  • La déclaration mensuelle destinée aux managers qui doivent déclarer tous les mois des propositions de variables. La déclaration est alors obligatoire, les managers seront relancés en cas d'oubli.
  • La déclaration ponctuelle qui permet à des utilisateurs "autorisés" de faire occasionnellement des propositions de variables pour une population prédéfinie (sans forcément de lien hiérarchique entre le déclarant et le bénéficiaire).

2- Déterminez ensuite les étapes et les approbateurs du circuit d'approbation

Une étape du circuit d'approbation correspond à un approbateur. Les étapes sont configurables selon l'établissement, la nature de variable ou un seuil de valeur de la variable. Répertoriez les exceptions liées à votre organisation afin de les prendre en compte dans votre paramétrage.

Par exemple : le nombre d'astreintes est déclaré par le collaborateur et approuvé par son manager, dans le cas où le nombre excède 5 astreintes par mois une 2ème approbation par le N+2 est requise.

3- Configurez les notifications et les relances à destination des déclarants et des approbateurs.

A partir de votre calendrier de paie, déterminez la date limite de saisie des variables pour chaque période et la date limite de validation/contrôle avant la transmission des variables dans votre système de paie. Vous pourrez utiliser ces 2 échéances pour envoyer des mails de relance aux utilisateurs concernés.

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Félicitations, vous avez en main toutes les informations utiles, nous vous proposons de vous détailler le paramétrage du circuit d'approbation à partir de plusieurs cas d'usage pour vous familiariser avec le paramétrage.

Cas de paramétrages

1er cas de paramétrage : un circuit d'approbation unique à 2 étapes avec une étape conditionnée selon la valeur de la variable.

Description : Marie, Manager d'une équipe commerciale, doit déclarer tous les mois les commissions et les primes exceptionnelles des commerciaux qu'elle supervise. Les propositions de primes sont soumises à l'approbation de son manager direct, puis du responsable du département "Direction commerciale" dans le cas où le montant de la prime est supérieur à 1 000€.

Première étape : paramétrer la liste des variables que l'on souhaite rendre saisissable par Marie

Dans le menu Paramétrage > Circuit d’approbation, onglet “Liste de natures variables”, cliquez sur “Créer une liste”

  1.  Nommez la liste (par exemple "EVP commerciaux"
  2.  Sélectionnez les natures de variables à associer à la liste (Prime exceptionnelle et Commissions)
  3.  Enregistrez la liste

cas 1 etape1.png

Deuxième étape : Autoriser Marie à déclarer des propositions de variables pour la liste de variables "EVP commerciaux"

Rendez-vous dans l'administration des rôles (roue crantée, Paramètres des rôles) 

  1. Se positionner sur le rôle de Marie,
  2. Sélectionner l’application « Pagga Rémunération »,
  3. Activer la permission "Doit déclarer des propositions de variables tous les mois" 
  4. Indiquer la liste de variable à saisir : "EVP commerciaux"
  5. Indiquer les bénéficiaires de cette saisie : "les collaborateurs supervisés" par Marie
  6. Enregistrer vos modifications.

cas 1 console.png

Préconisation : pensez à désactiver les permissions « ajout/modification/suppression des EVP » pour les rôles auxquels vous avez activé la saisie de propositions de variable pour garantir que les EVP saisis soit bien soumis à approbation. De manière générale quand le circuit d'approbation est en place, seuls les rôles d'administrateurs peuvent accéder aux permissions d'ajout/modification/suppression d'EVP.

Détails des permissions disponibles :

  • Doit déclarer des propositions de variables : Il s’agit du mode de saisie par déclaration mensuelle dédié uniquement aux managers. La déclaration tous les mois des propositions de variables est obligatoire pour les managers concernés (si aucunes variables n’est à déclarer sur la période le manager devra déclarer qu’il n’a rien à déclarer !). À défaut de déclaration les managers seront relancés par mail en fonction des dates d’échéances de votre calendrier de paie.
  • Peut faire des propositions de variables : Il s’agit du mode de saisi ponctuel, il autorise les collaborateurs qui en dispose à faire des propositions de variable au profit des collaborateurs désigné. Ce mode de saisie est libre, aucune notification de relance automatique n’est prévue. Contrairement à la permission « Doit déclarer » il n’y a pas ici forcément de lien hiérarchique entre le déclarant et le bénéficiaire de la proposition de variables.
  • Déclarer des propositions de variables à la place de… : Cette permission principalement dédiée aux Administrateurs permet de saisir/déclarer pour le compte d’un déclarant. 
  • Approuver des propositions de variables à la place de… : Cette permission principalement dédiée aux Administrateurs permet d’approuver les propositions de variables pour le compte d’un approbateur. 
  • Monitorer les déclarants : Cette permission principalement dédiée aux Administrateurs permet d’accéder à un écran de suivi des déclarations réalisées ou non sur la période courante. Il est également possible de relancer les déclarants collectivement ou individuellement à la demande.

 

Si nécessaire, n’hésitez pas à créer des rôles secondaires dédiés pour affecter des listes de natures de variables à des responsables de saisie spécifiques. pour rappel, les permissions attribuées aux collaborateurs sont cumulatives si le collaborateur appartient à plusieurs rôles.

Troisième étape : Paramétrer les étapes du circuit d'approbation

Dans Paramétrage > Circuit d'approbation, onglet “paramétrage du circuit d’approbation, cliquez sur  “Paramétrer un circuit d’approbation”.

Le circuit d’approbation se compose de branches constituées d’étapes successives. Chaque étape correspond à un approbateur. Une étape peut être conditionnelle en fonction de  l’établissement, la nature de variable ou un seuil de valeur. Le nombre d’étapes est illimité cependant nous préconisons de ne pas dépasser 3 étapes afin de ne pas alourdir votre processus de collecte mensuelle des variables.
  1. L'étape 1 du circuit est proposée par défaut, modifier le paramétrage en sélectionnant le critère de désignation de l'approbateur : "le manager du déclarant" de niveau "1" pour désigner le N+1 de Marie en tant qu'approbateur des propositions de variables des commerciaux.
  2. Ajouter une étape conditionnelle : si le montant de la proposition de variable est >= à 1000 alors le responsable du département devra également approuver pour que la proposition soit définitivement considérée comme un EVP visible par son bénéficiaire et exportable en paie.
  3. Enregistrer le paramétrage.

wkf cas 1.png

Dans le cas d’une modification d’un circuit déjà existant avec des propositions de variables en cours d’approbation, les modifications apportées à votre circuit ne s’appliqueront que sur les futures propositions de variables déclarées.

2ème Cas de paramétrage : création d'un circuit d'approbation complexe à 2 branches avec 1 branche dédiée aux étapes d'approbation des demandes d'acompte et une seconde branche pour gérer les étapes d'approbation des autres natures de variables.

Description : Permettre à un collaborateur de faire une demande d'acompte qui est approuvée par Christine du service RH. Toutes les autres variables (Prime exceptionnelle, Commissions) sont soumises à l'approbation du manager N+1 du déclarant. 

Première étape : créer une liste de variable dédié à la demande d'acompte

Dans le menu Paramétrage > Circuit d’approbation, onglet “Liste de natures variables”, cliquez sur “Créer une liste”

  1.  Nommez la liste (par exemple "Demande Acompte"
  2.  Sélectionnez la nature de variable "Demande d'acompte"
  3.  Enregistrez la liste

cas 2 etape 1.png

Deuxième étape : Autoriser le rôle "utilisateurs" à faire ponctuellement des demandes d'acompte. 

Rendez-vous dans l'administration des rôles (roue crantée, Paramètres des rôles) 

  1. Se positionner sur le rôle "utilisateurs",
  2. Sélectionner l’application « Pagga Rémunération »,
  3. Activer la permission "Peut déclarer des propositions de variables tous les mois" 
  4. Indiquer la liste de variable à saisir : "EVP commerciaux"
  5. Indiquer les bénéficiaires de cette saisie : "les collaborateurs supervisés" par Marie
  6. Enregistrer vos modifications.

Cas 2 console.png

Troisième étape : Paramétrer un circuit d'approbation à 2 branches

Dans Paramétrage > Circuit d'approbation, onglet “paramétrage du circuit d’approbation, cliquez sur  “Paramétrer un circuit d’approbation”.

1ère branche : Si la nature de variable soumise à approbation est une "Demande d'acompte" alors l'approbateur est systématiquement Christine du service RH.

2ème branche : pour toutes les autres propositions de variables, l'approbateur est le manager du déclarant.

Ajout d’une branche dans le circuit d'approbation 

Il est possible de créer une branche spécifique en ajoutant un embranchement. On accède à une branche en remplissant une condition d’entrée. Vous pouvez ajouter autant de branches que vous voulez, la dernière branche de votre embranchement permet de déterminer les étapes d’approbation quand aucune des conditions des branches précédentes n’est satisfaite.    

L’ordre dans lequel vous définissez vos branches est important, le chemin d’approbation d’une variable s’orientera vers la première branche remplissant la condition paramétrée et, à défaut, vers la dernière.

Vue globale du circuit à 2 branches :

wkf cas 2.png

Vue détaillée du paramétrage de la première branche : gestion des demandes d'acompte

wkf cas 2 détail1.png

Vue détaillée du paramétrage de la seconde branche : gestion des autres variables (branche par défaut)

wkf cas 2 détail 2.png

Cliquer sur le bouton retour pour revenir à la vue globale du circuit d'approbation.

 

Activez les notifications mails à destination des déclarants et des approbateurs en fonction des échéances de votre calendrier de paie

Dans le menu Paramétrage > Circuit d’approbation > onglet “Paramétrage des notifications”, vous pouvez activer / désactiver les notifications générées par le circuit d’approbation à destination des déclarants ou des approbateurs.

Pensez à vérifier la configuration des dates d’échéance de vos 2 jalons de paie dans le menu Paramétrage > Jalons et notifications. Ces 2 dates d’échéances sont utilisées pour déclencher automatiquement les notifications de rappel à destination des déclarants et approbateurs.

notif.png

L’implémentation est terminée, tout est en place pour que les managers puissent déclarer les variables à approuver pour la prochaine période de paie. vous trouverez ci-après les liens de téléchargement des guides d’utilisation de Pagga Rémunération pour aider vos collaborateurs à prendre en main cette fonctionnalité.

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