Implémenter le circuit d’approbation des variables dans Pagga Rémunération

Avant de commencer

Pagga Rémunération permet de décentraliser la saisie des variables auprès de certains utilisateurs, tels que les managers, et de soumettre leurs propositions de variables à un circuit d’approbation configurable. Seules les propositions de variables définitivement approuvées sont exportables en paie et sont visibles par leur bénéficiaire.

En 3 étapes de paramétrage, déterminez :

- Quelles sont les variables à décentraliser par responsable de saisie ?

- Quelles sont les étapes du circuit d’approbation et leurs approbateurs ?

- La fréquence des notifications de relance à destination des déclarants et des approbateurs.

Avant de vous lancer dans le paramétrage, faites l’inventaire des natures de variables que vous souhaitez décentraliser par responsable de saisie et par mode de saisie.

Pour rappel, 2 modes de saisie sont utilisables :

la déclaration mensuelle destinée aux managers qui doivent déclarer tous les mois des propositions de variables des collaborateurs qu’ils supervisent.
la saisie ponctuelle qui permet à des utilisateurs “autorisés” de faire des propositions de variables pour une population prédéfinie (sans forcément de lien hiérarchique entre le déclarant et le bénéficiaire).

Vous pouvez utiliser le tableau “exemple” ci-dessous pour réaliser ce travail préparatoire.

Procédure de paramétrage

Étape 1 : Créez les listes de nature(s) de variables et affectez les aux responsables de saisie via leur rôle

Dans le menu Paramétrage > Circuit d’approbation, onglet “Liste de natures variables”, cliquez sur “Créer une liste”

1- Nommez la liste

2- Sélectionnez les natures de variables à associer à la liste

3- Enregistrez la liste

Dans la console d’administration des rôles,

4- et 5- Activez les permissions correspondant aux modes de saisie et associez les listes de natures correspondantes pour chacun des rôles en indiquant le périmètre de la population bénéficiaire.

6- Enregistrer les modifications réalisées.

Si nécessaire, n’hésitez pas à créer des rôles secondaires dédiés pour affecter des listes de natures de variables à des responsables de saisie spécifiques.

Étape 2 : Paramétrez les étapes du circuit d’approbation et les approbateurs associés

Dans Paramétrage > Circuit d'approbation, onglet “paramétrage du circuit d’approbation, cliquez sur “Paramétrer un circuit d’approbation”.

Le circuit d’approbation est unique, il se compose de branches constituées d’étapes successives. Chaque étape correspond à un approbateur. Une étape peut être conditionnelle en fonction de l’établissement, la nature de variable ou un seuil de valeur. Le nombre d’étapes est illimité cependant nous préconisons de ne pas dépasser 3 étapes afin de ne pas alourdir votre processus de collecte mensuelle des variables.

1- Ajouter une étape ou un embranchement*

2- Dans le cas d’une étape conditionnelle, sélectionner la condition, au choix parmi :

l’établissement du bénéficiaire,
la nature de variable,
un seuil de valeur de la variable associé à un opérateur (>, >=,<, <= )

3- Renseigner un approbateur, au choix parmi :

le manager du déclarant (en précisant son niveau : N+1, N+2…)
le manager du bénéficiaire (en précisant son niveau : N+1, N+2…)
le responsable du département du bénéficiaire
un utilisateur nommément désigné.

4- Enregistrer la configuration du circuit d’approbation.

Dans le cas d’une modification d’un circuit déjà existant avec des propositions de variables en cours d’approbation, les modifications apportées à votre circuit ne s’appliqueront que sur les futures propositions de variables déclarées.

* Ajout d’un embranchement

Il est possible de créer une branche spécifique en ajoutant un embranchement. On accède à une branche en remplissant une condition d’entrée. Vous pouvez ajouter autant de branches que vous voulez, la dernière branche de votre embranchement permet de déterminer les étapes d’approbation quand aucune des conditions des branches précédentes n’est satisfaite.

L’ordre dans lequel vous définissez vos branches est important, le chemin d’approbation d’une variable s’orientera vers la première branche remplissant la condition paramétrée et, à défaut, vers la dernière.

Exemple de paramétrage de circuits d’approbation :

Cas d’un circuit simple (1 branche) avec 1 étape obligatoire suivie d’une étape conditionnelle

1ère étape : toutes les propositions de variables sont approuvées par le manager (N+1) du déclarant
2ème étape conditionnelle : si la valeur de la variable est supérieure ou égale à 1000€ alors la proposition de variable devra être également approuvée par le responsable du département du bénéficiaire avant d’être définitivement approuvée.

Cas d’un circuit complexe (3 branches), avec 2 branches conditionnées sur la nature de la variable et une troisième branche pour toutes les autres natures de variables.

1ère branche : Si le bénéficiaire de la proposition appartient à l'établissement "Lucca España" alors l'approbateur est le manager du déclarant et si la valeur de la proposition est supérieure ou égale à 1500 € dans ce cas une 2ème approbation par le responsable du département est requise.
2ème branche : Si la proposition de variable est une demande d’acompte alors elle sera directement approuvée par le responsable RH.
3ème branche : pour toutes les autres variable, les propositions seront approuvées par le manager du déclarant.

Étape 3 : Activez les notifications mails à destination des déclarants et des approbateurs en fonction des échéances de votre calendrier de paie

Dans le menu Paramétrage > Circuit d’approbation > onglet “Paramétrage des notifications”, vous pouvez activer / désactiver les notifications générées par le circuit d’approbation à destination des déclarants ou des approbateurs.

Pensez à vérifier la configuration des dates d’échéance de vos 2 jalons de paie dans le menu Paramétrage > Jalons et notifications. Ces 2 dates d’échéances sont utilisées pour déclencher automatiquement les notifications de rappel à destination des déclarants et approbateurs.

l’implémentation est terminée, vous trouverez ci-après les liens de téléchargement des guides d’utilisation de Pagga Rémunération :

Guide d’utilisation collaborateur / manager
Guide d’utilisation administrateur