Lever - Solution de recrutement et de gestion des candidatures pour les RH

Fonctionnement et mise en place du connecteur avec Lever

N.B. : Ce connecteur est actuellement en phase de bêta. Il peut donc parfois s'avérer instable.

Description

Le connecteur Lever permet d'automatiser la création d'un employé dans Lucca lorsqu'un candidat passe au statut "recruté" ("hired") dans Lever.

Solutions concernées : Poplee Socle RH
Type d'intégration : API
Sens de l'intégration : Lever → Lucca
Fréquence de l'intégration : À chaque fois qu'un candidat passe au statut recruté
Mise en place de l’intégration : Self-service

Prérequis

La création d'un employé dans Lucca nécessite certaines données qui ne peuvent être indiquées dans Lever qu'au travers des "offres" (qui sont les offres d'emploi proposées aux candidats).

Autrement dit, l'utilisation du connecteur Lever → Lucca vous impose de passer par le système d'offres de Lever. Sans quoi, le connecteur ne fonctionnera pas.

Installation

1. Lucca : Installer le connecteur Lever sur votre espace Lucca

Roue crantée > Applications

Pour installer le connecteur Lever sur votre espace Lucca, rendez-vous dans l'administration des applications.

Si vous n'y avez pas accès, n'hésitez pas à demander au support de vous ajouter cette permission.

Sur la page des applications, cliquez sur le bouton "Installer une application", et sur l'onglet "Intégrations" recherchez "Lever".

Au clic, le processus d'installation démarre. Laissez-vous guider jusqu'à arriver sur le bouton “Commencer”.

Au clic, vous serez redirigé vers la page qui permet au connecteur de ce connecteur auprès de votre espace Lever. Connectez-vous en tant qu'administrateur sur votre espace Lever, puis acceptez l'autorisation.

Enfin, pensez à cliquer sur l'application Lever installée dans l'administration des applications de votre espace Lucca pour paramétrer :

  • Le rôle par défaut attribué aux nouvelles recrues.
  • La forme de leur adresse mail professionnelle [Obligatoire]

Si jamais cette fenêtre ne s'ouvre pas automatiquement, vous pouvez renseigner cette URL : [votre_base_lucca].ilucca.net/integrations/lever/deploy/start

2. Lever : Activer le webhook dans Lever

Afin que Lucca soit notifié par Lever dès qu'un collaborateur est recruté, une dernière étape est nécessaire. Pour cela, rendez-vous dans le paramétrage de votre espace Lever.

Settings > Integrations & API > Webhooks

Dans la section "Candidate hired", la route de votre espace Lucca devrait être présente (elle a été suggérée par le connecteur au moment de son installation). Si jamais l'interrupteur à côté de la section est désactivé, veuillez l'activer. 

3. Lever : Vérifier le modèle du formulaire de l’offre dans Lever

Lever > Settings > Offers > Offer Forms

Se connecter à Lever, et s'assurer que le modèle (ou "template") de l'offre prévoit les champs obligatoires suivants :

Nom du champ Criticité Description
Candidate name Obligatoire Nom du candidat. Prénom(s) (séparés par des espaces) en premier, suivi(s) d'un espace, puis du nom de famille. Les coordonnées complémentaires (email, téléphone) seront automatiquement récupérées par le connecteur.
Anticipated start date Obligatoire Date (provisoire) de début de contrat du collaborateur recruté.
Department of job Vivement recommandé Nom du département dans Lucca que va rejoindre le collaborateur recruté. Si non renseigné ou introuvable, alors le département par défaut sera retenu.
Legal entity of job Vivement recommandé Nom de l'établissement dans Lucca que va rejoindre le collaborateur recruté. Si non renseigné ou introuvable, alors l'établissement par défaut sera retenu.
Direct Manager Vivement recommandé Nom complet du manager du collaborateur recruté. Si non renseigné ou introuvable, le collaborateur sera considéré comme son propre manager.
Job title Optionnel Intitulé de poste du collaborateur recruté.
Division of job Optionnel Utilisé pour identifier le département si jamais la valeur "Department of job" n'est pas renseignée ou est introuvable.
Team
Optionnel Utilisé pour identifier le département si jamais les valeurs "Department of job" et "Division of job" ne sont pas renseignées ou sont introuvables.
Office location Optionnel Utilisé pour identifier l'établissement si jamais la valeurs "Legal entity of job" n'est pas renseignée ou est introuvable.
Candidate address line 1 Optionnel Adresse du collaborateur recruté.
Candidate address line 2 Optionnel Adresse du collaborateur recruté, une fois concaténée avec la valeur du champ précédent.

Les champs marqués comme "obligatoires" doivent absolument être présents. Les autres peuvent être omis, même s'ils permettent d'enrichir l'intégration.

À propos du rôle et de l'email professionnel

Vous pouvez indiquer le rôle attribué aux employés créés ainsi que leur adresse email professionnelle dans les paramètres du connecteur. Pour cela, rendez-vous dans la page d'administration des applications de votre espace Lucca, sélectionnez l'application "Lever", puis l'onglet "Paramétrage".

À propos du département

Afin que la synchronisation se fasse sans problème, les valeurs possibles acceptées par le connecteur sont disponibles ici : 

https://[nom de votre instance].ilucca.net/api/v3/departments?fields=name

Si les valeurs des champs "Department of job", "Division of job" et "Team" ne correspondent à aucun département existant dans votre espace Lucca, alors le département par défaut défini dans Poplee Socle RH sera attribué à la recrue. Si cette valeur par défaut n'est elle-même pas définie, alors l'employé ne sera pas créé.

À propos de l'établissement

Afin que la synchronisation se fasse sans problème, les valeurs possibles acceptées par le connecteur sont disponibles ici : 

https://[nom de votre instance].ilucca.net/api/v3/legalentities?fields=name

Si les valeur des champs "Legal entity of job" et "Office location" ne correspondent à aucun établissement existant dans votre espace Lucca, alors l'établissement par défaut défini dans Poplee Socle RH sera attribué à la recrue. Si cette valeur par défaut n'est elle-même pas définie, alors l'employé ne sera pas créé.

4. Lever : S'assurer que l’offre du candidat est signée

Les valeurs de certains champs nécessaires à la création de l'employé dans Lucca proviennent de l'offre proposée au candidat dans Lever.

Autrement dit, avant de passer le candidat au statut "hired" (ie  recruté) dans Lever, veuillez vous assurer :

  • Qu'une offre lui est associée
  • Que cette offre est marquée comme "signée".

5. Lever : Marquer le candidat comme "hired" (recruté)

Une fois l'offre rédigée et signée, vous pouvez marquer le candidat comme recruté, soit en le déplaçant dans ladite colonne, soit en modifiant directement son statut. L'ordre de création de l'employé correspondant dans votre espace Lucca devrait partir automatiquement dans les prochaines secondes.

6. Lucca : Constater les flux entre Lever et Lucca dans votre espace Lucca.

L'administration des applications de votre espace Lucca vous propose également une interface permettant de suivre les flux d'intégration de vos connecteurs installés.

Pour cela, rendez-vous dans la section "Logs d'intégration". Si vous n'y avez pas accès, c'est que vos rôles ne vous donnent pas la permission "Administration des intégrations". Rapprochez-vous de votre administrateur ou de notre support.

FAQ

La synchronisation d’un candidat n’a pas fonctionné et j’ai corrigé et signé l’offre associée, comment relancer la synchronisation ?

  • Changez l’état du candidat de "hired" à un autre pour ensuite le rebasculer sur "hired".
  • Attendez 2 minutes et vérifiez que le collaborateur est bien créé dans le dossier RH (ou dans les logs d'intégration).

Mes offres sont bien rédigées et signées, mais la synchronisation ne fonctionne toujours pas. Que faire ? 

  • Désinstaller le connecteur Lever de votre espace Lucca (depuis l'administration des applications).
  • Supprimer le webhook créé par Lucca au sein du paramétrage de votre espace Lever.
  • Réinstaller le connecteur Lever sur Lucca (reprendre ce guide de zéro).
  • Changez l’état du candidat de hired à un autre pour ensuite le remettre en état hired.
  • Attendez 2 minutes et vérifiez que le collaborateur est bien créé dans le dossier RH

La fiche d'aide de Lever est disponible sur ce lien

Contenu de la page

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0