Fonctionnement et mise en place du connecteur avec Lever
Description
Le connecteur Lever permet d'automatiser la création d'un employé dans Lucca lorsqu'un candidat passe au statut "recruté" ("hired") dans Lever.
Solutions concernées : Poplee Socle RH
Type d'intégration : API
Sens de l'intégration : Lever → Lucca
Fréquence de l'intégration : À chaque fois qu'un candidat passe au statut recruté
Mise en place de l’intégration : Self-service
Prérequis
La création d'un employé dans Lucca nécessite certaines données qui ne peuvent être indiquées dans Lever qu'au travers des "offres" (qui sont les offres d'emploi proposées aux candidats).
Autrement dit, l'utilisation du connecteur Lever → Lucca vous impose de passer par le système d'offres de Lever. Sans quoi, le connecteur ne fonctionnera pas.
Ce connecteur est payant. Afin de l'activer, il faut en amont solliciter votre responsable commercial.
Installation
1. Lucca : Installer le connecteur Lever sur votre espace Lucca
Roue crantée > Autres paramètres > Intégrations
Pour installer le connecteur Lever sur votre espace Lucca, rendez-vous dans le module intégrations.
Si vous n'y avez pas accès, n'hésitez pas à demander au support de vous ajouter cette permission.
Sur la page des connecteurs, cliquez sur le bouton "Ajouter un connecteur", ajoutez "Lever" créez une nouvelle configuration et laissez-vous guider. Depuis une configuration, il est possible de définir le ou les établissements concernés par cette synchronisation.
Lors de l'étape 2, le bouton "Autoriser" devrait vous rediriger vers une page de connexion qui permet au connecteur de se connecter auprès de votre espace Lever. Connectez-vous en tant qu'administrateur sur votre espace Lever, puis acceptez l'autorisation.
Enfin, pensez à cliquer sur la configuration Lever installée pour paramétrer :
- Le rôle par défaut attribué aux nouvelles recrues.
- La forme de leur adresse mail professionnelle [Obligatoire]
Si jamais cette fenêtre ne s'ouvre pas automatiquement, vous pouvez renseigner cette URL : [votre_base_lucca].ilucca.net/integrations/lever/deploy/start
2. Lever : Activer le webhook dans Lever
Afin que Lucca soit notifié par Lever dès qu'un collaborateur est recruté, une dernière étape est nécessaire. Pour cela, rendez-vous dans le paramétrage de votre espace Lever.
Settings > Integrations & API > Webhooks
Dans la section "Candidate hired", la route de votre espace Lucca devrait être présente (elle a été suggérée par le connecteur au moment de son installation). Si jamais l'interrupteur à côté de la section est désactivé, veuillez l'activer.
3. Lever : Vérifier le modèle du formulaire de l’offre dans Lever
Lever > Settings > Offers > Offer Forms
Se connecter à Lever, et s'assurer que le modèle (ou "template") de l'offre prévoit les champs obligatoires suivants :
| Nom du champ | Criticité | Description |
| Candidate name | Obligatoire | Nom du candidat. Prénom(s) (séparés par des espaces) en premier, suivi(s) d'un espace, puis du nom de famille. Les coordonnées complémentaires (email, téléphone) seront automatiquement récupérées par le connecteur. |
| Anticipated start date | Obligatoire | Date (provisoire) de début de contrat du collaborateur recruté. |
| Department of job | Vivement recommandé | Nom du département dans Lucca que va rejoindre le collaborateur recruté. Si non renseigné ou introuvable, alors le département par défaut sera retenu. |
| Legal entity of job | Vivement recommandé | Nom de l'établissement dans Lucca que va rejoindre le collaborateur recruté. Si non renseigné ou introuvable, alors l'établissement par défaut sera retenu. |
| Direct Manager | Vivement recommandé | Nom complet du manager du collaborateur recruté. Si non renseigné ou introuvable, le collaborateur sera considéré comme son propre manager. |
| Job title | Optionnel | Intitulé de poste du collaborateur recruté. |
| Division of job | Optionnel | Utilisé pour identifier le département si jamais la valeur "Department of job" n'est pas renseignée ou est introuvable. |
| Team |
Optionnel | Utilisé pour identifier le département si jamais les valeurs "Department of job" et "Division of job" ne sont pas renseignées ou sont introuvables. |
| Office location | Optionnel | Utilisé pour identifier l'établissement si jamais la valeurs "Legal entity of job" n'est pas renseignée ou est introuvable. |
| Candidate address line 1 | Optionnel | Adresse du collaborateur recruté. |
| Candidate address line 2 | Optionnel | Adresse du collaborateur recruté, une fois concaténée avec la valeur du champ précédent. |
Les champs marqués comme "obligatoires" doivent absolument être présents. Les autres peuvent être omis, même s'ils permettent d'enrichir l'intégration.
À propos du rôle et de l'email professionnel
Vous pouvez indiquer le rôle attribué aux employés créés ainsi que leur adresse email professionnelle dans les paramètres du connecteur. Pour cela, rendez-vous dans la page d'administration des applications de votre espace Lucca, sélectionnez l'application "Lever", puis l'onglet "Paramétrage".
À propos du département
Afin que la synchronisation se fasse sans problème, les valeurs possibles acceptées par le connecteur sont disponibles ici :
https://[nom de votre instance].ilucca.net/api/v3/departments?fields=name
Si les valeurs des champs "Department of job", "Division of job" et "Team" ne correspondent à aucun département existant dans votre espace Lucca, alors le département par défaut défini dans Poplee Socle RH sera attribué à la recrue. Si cette valeur par défaut n'est elle-même pas définie, alors l'employé ne sera pas créé.
À propos de l'établissement
Afin que la synchronisation se fasse sans problème, les valeurs possibles acceptées par le connecteur sont disponibles ici :
https://[nom de votre instance].ilucca.net/api/v3/legalentities?fields=name
Si les valeur des champs "Legal entity of job" et "Office location" ne correspondent à aucun établissement existant dans votre espace Lucca, alors l'établissement par défaut défini dans Poplee Socle RH sera attribué à la recrue. Si cette valeur par défaut n'est elle-même pas définie, alors l'employé ne sera pas créé.
4. Lever : S'assurer que l’offre du candidat est signée
Les valeurs de certains champs nécessaires à la création de l'employé dans Lucca proviennent de l'offre proposée au candidat dans Lever.
Autrement dit, avant de passer le candidat au statut "hired" (ie recruté) dans Lever, veuillez vous assurer :
- Qu'une offre lui est associée
- Que cette offre est marquée comme "signée".
5. Lever : Marquer le candidat comme "hired" (recruté)
Une fois l'offre rédigée et signée, vous pouvez marquer le candidat comme recruté, soit en le déplaçant dans ladite colonne, soit en modifiant directement son statut. L'ordre de création de l'employé correspondant dans votre espace Lucca devrait partir automatiquement dans les prochaines secondes.
6. Lucca : Constater les flux entre Lever et Lucca dans votre espace Lucca.
L'administration des applications de votre espace Lucca vous propose également une interface permettant de suivre les flux d'intégration de vos connecteurs installés.
Pour cela, rendez-vous dans la section "Logs d'intégration". Si vous n'y avez pas accès, c'est que vos rôles ne vous donnent pas la permission "Administration des intégrations". Rapprochez-vous de votre administrateur ou de notre support.
FAQ
La synchronisation d’un candidat n’a pas fonctionné et j’ai corrigé et signé l’offre associée, comment relancer la synchronisation ?
- Changez l’état du candidat de "hired" à un autre pour ensuite le rebasculer sur "hired".
- Attendez 2 minutes et vérifiez que le collaborateur est bien créé dans le dossier RH (ou dans les logs d'intégration).
Mes offres sont bien rédigées et signées, mais la synchronisation ne fonctionne toujours pas. Que faire ?
- Désinstaller le connecteur Lever de votre espace Lucca (depuis l'administration des applications).
- Supprimer le webhook créé par Lucca au sein du paramétrage de votre espace Lever.
- Réinstaller le connecteur Lever sur Lucca (reprendre ce guide de zéro).
- Changez l’état du candidat de hired à un autre pour ensuite le remettre en état hired.
- Attendez 2 minutes et vérifiez que le collaborateur est bien créé dans le dossier RH
La fiche d'aide de Lever est disponible sur ce lien