Avant de commencer

Le SIRH Lucca est composé de plusieurs briques (congés, notes de frais, suivi des temps…), de sorte à vous donner l’opportunité de créer une solution “à la carte”. Nos solutions fonctionnent très bien seules, mais à plusieurs… elles ont le potentiel de vous apporter le petit plus qui fait toute la différence dans votre quotidien bien chargé.

Que vous vous équipiez de plusieurs outils au même moment ou que vous étoffiez votre catalogue de solutions au gré des années et de l’évolution de votre entreprise, voici quelques optimisations d’utilisation qui rendront votre SIRH encore plus efficace.

 

Alerter lorsqu’une dépense est déclarée un jour d’absence

Absences + Notes de frais 

Notes de frais vous permet d'autoriser, de refuser ou d'alerter lorsqu'une dépense est effectuée lors d'une absence d'un collaborateur: le weekend, les jours fériés ou lors de ses congés. Pour que Notes de frais puisse tenir compte des jours fériés ainsi que des congés de vos salariés, vous devez également posséder la solution Absences.

Retrouvez comment paramétrer cette alerte dans notre fiche d’aide Mettre en place un contrôle sur les absences

 

Exporter les heures supplémentaires dans un compte d’absences “Récupération” 

Feuilles de temps + Absences 

Le module d'export de Feuilles de temps permet de générer des fichiers d'écritures avec les temps comptabilisés par les comptes de temps et/ou les activités imputées.

Les heures supplémentaires peuvent par exemple être exportées vers Absences dans un compte d’absences “Récupération”.

Retrouvez comment paramétrer cette alerte dans notre fiche d’aide Paramétrer des exports de Feuilles de temps

 

Déduire des titres restaurant en cas d’absence, de déclaration de frais “déjeuner”, des dates d’entrées/sorties du collaborateur dans l’entreprise

Avantages + Absences + Notes de frais + Socle RH

Lucca Avantages calcule chaque mois le nombre de titres-restaurant à distribuer à vos collaborateurs, en s'appuyant sur leur nombre de jours travaillés, leurs absences et leurs frais. Elle génère ensuite automatiquement la commande vers l'émetteur de vos titres-restaurant.

Retrouvez comment prendre en compte les absences et les dépenses dans le calcul de vos titres-restaurant dans notre fiche d’aide Définir les règles pour la distribution

 

Transférer le bon nombre de titres restaurant en paie

 Avantages + Rémunérations

Si vous avez souscrit à l’application Rémunérations, il est possible d’activer la création automatique d'éléments variables de paie (EVP) de titres restaurant dans Rémunérations à chaque distribution. Vous pourrez ensuite générer depuis Rémunérations l'export d’EVP à transmettre à votre paie. 

Découvrez comment Automatiser la création des EVP « Titres-restaurant » dans Rémunérations

 

Centraliser, contrôler et transférer les éléments pour la paie du mois en 3 clics

Socle RH + Absences + Rémunérations + Assistant Paie 

L’application Assistant paie vous permet de piloter l’ensemble du processus de préparation de la paie chaque mois. 

Elle centralise les données issues de Socle RH, Absences, Rémunérations du mois concerné par la période de paie afin de les contrôler et les transférer en trois clics à votre gestionnaire de paie.

Découvrez dans nos fiches d’aide comment

• Préparer sa paie mensuelle avec le connecteur SILAE.

• Préparer sa paie avec Assistant Paie - Sans connecteur Silae

 

Envoyer vos fiches navettes automatiquement à votre gestionnaire de paie ou comptable

Si vous n’avez pas (encore déployé) l’Assistant Paie, vous avez également la possibilité d’automatiser la génération et l’envoi des exports à votre gestionnaire de paie.

 

Automatiser la génération et l’envoi de l’export des données du dossier RH

Socle RH

Vous pouvez générer automatiquement vos exports de données RH à la fréquence choisie (par exemple, tous les 20 du mois lorsque vous préparez votre paie). Les fichiers générés peuvent être déposés sur un serveur FTP, mais également envoyés par mail aux destinataires de votre choix.

Retrouvez comment paramétrer votre export dans notre fiche d’aide Export des données RH - Automatiser la génération et son dépôt sur serveur ftp

 

Automatiser la génération et l’envoi des exports comptables, paies et de paiement des notes de frais

Notes de frais

Vous pouvez générer automatiquement vos différents exports - comptables, paies et de paiement - à une certaine fréquence. Suite à cet export, vous avez la possibilité de déposer ces fichiers sur un serveur FTP, mais également de les envoyer par mail aux destinataires de votre choix.

Retrouvez comment paramétrer votre export dans notre fiche d’aide Automatiser les exports des notes de frais

 

Automatiser la génération et l’envoi de l’export de vos données de rémunération

Rémunérations

Vous pouvez générer automatiquement vos exports de éléments de rémunération à la fréquence choisie (par exemple, tous les 20 du mois lorsque vous préparez votre paie). Les fichiers générés peuvent être déposés sur un serveur FTP, mais également envoyés par mail aux destinataires de votre choix.

Retrouvez comment paramétrer votre export dans notre fiche d’aide Rémunérations - Automatisation des exports avec dépôt sur serveur FTP

 

Collecter des données RH via une campagne d’entretiens

Socle RH +  Performance

Si vous êtes client de la solution Socle RH et Performance, il est possible d'intégrer une donnée du dossier RH dans un formulaire de campagne d'entretiens, afin de récolter l'avis du collaborateur sur ce sujet lors de son éventuelle préparation, et/ou d'en discuter avec le manager évaluateur.

Retrouvez dans cette fiche d’aide comment paramétrer ce type de question dans un formulaire d'entretien de Performance.

 

Centraliser des données issues d’autres solutions Lucca dans le dossier RH du collaborateur

Socle RH + Performance et/ou Rémunérations

Si vous êtes clients de la solution Socle RH, il est possible de centraliser diverses données issues des autres applications Lucca. Par exemple :

• les éléments de rémunération théorique annuelle issus de Rémunérations,
• la date, le bilan ou le fichier PDF du dernier entretien annuel ou professionnel issus de Performance (cf fiche d’aide Comprendre et utiliser les données des entretiens dans le dossier RH (App Data)).

Pour cela, ajoutez les données “App data” (les données comportant un petit cadenas) correspondantes dans vos différentes sections du dossier RH.

 

Recevoir une alerte lorsqu’un entretien professionnel doit être réalisé

Socle RH (sans Performance)

L’entretien professionnel doit être réalisé tous les 2 ans et l’entretien bilan tous les 6 ans. Pour ne pas oublier une échéance, vous pouvez créer dans Socle RH > Paramétrage > Alertes :

• une alerte sur échéance en utilisant la date de début de contrat (ex: l’alerte est envoyée 24 mois après la date de début de contrat)
• une alerte sur échéance en utilisant la date du dernier entretien professionnel (app data) (ex: l’alerte est envoyée 24 mois après la date du dernier entretien professionnel)
• une alerte sur échéance en utilisant la date d’ancienneté (ex: l’alerte est envoyée 60 mois après la date de début de contrat)
• une alerte sur échéance en utilisant la date du dernier entretien bilan (app data) (ex: l’alerte est envoyée 60 mois après la date du dernier entretien bilan).

Retrouver comment créer une alerte dans notre fiche d’aide Créer une alerte sur une donnée.

Si vous avez souscrit à Performance, pas besoin d'alertes grâce à l'assistant de recommandations d'entretiens.

 

Créer des populations de campagnes d’entretiens grâce aux données de votre dossier RH

Socle RH +  Performance

Les filtres de sélection de population des entretiens ne répondent pas toujours à vos besoins ? Vous avez parfois besoin de croiser plusieurs données issues du dossier RH pour sélectionner les collaborateurs qui devront réaliser un entretien ? Voici comment faciliter votre sélection :

1/ Créer un rapport sur les données utilisateurs de votre choix

2/ Copier les login des utilisateurs concernés

3/ Dans la partie “Population” de votre campagne, cliquer sur “Ajout par login” puis coller les login des collaborateurs.

 

Fini les oublis : créez des tâches et des alertes pour des arrivées/départs et une paie au cordeau 

Socle RH 

Entre la gestion des tâches quotidiennes, les recrutements, le plan de formation, le bilan comptable, les budgets… on a vite fait de passer à côté de quelque chose. Libérez-vous de la charge mentale des entrées/sorties et de la préparation de la paie en créant des “to do lists” avec rappels automatiques pour ne plus rien laisser passer. 

Les tâches d’onboarding à ajouter à votre liste

Si vous avez…                  ajoutez cette tâche à votre liste de tâches onboarding !

Avantages	Exclure (ou non) le collaborateur de la liste des bénéficiaires des TR
Assistant Paie	Transférer les données Infos SILAE du nouveau collaborateur via l'assistant Paie
Assistant Paie	Créer le dossier EMPLOI de SILAE
Absences / Socle RH	Ajouter un profil de congés/un cycle de travail/ un approbateur de congés personnalisé sur la fiche du collaborateur
Notes de frais	Ajouter un profil de frais/un approbateur de frais personnalisé sur la fiche du collaborateur
Feuilles de temps	Rattacher le collaborateur à un cycle de travail, rattacher le cycle de travail dans le réglementaire
Performance	Organiser un entretien de mi période d'essai
Performance	Organiser un entretien de fin période d'essai
Performance	Envoyer un rapport d’étonnement
Bulletins de paie	Demander au collaborateur s'il souhaite recevoir ses bulletins de paie de manière dématéralisée (droit de rétractation)
Rémunérations	Saisir le montant du salaire sur le profil du collaborateur
Notes de frais	Renseigner les chevaux fiscaux et les axes analytiques / attributs
Notes de frais	Vérifier les données bancaires et comptables

 

Les tâches d’offboarding à ajouter à votre liste

Si vous avez…                  ajoutez cette tâche à votre liste de tâches offboarding !

Absences / Assistant paie	Réaliser le solde de tout compte / transférer les dernières absences au gestionnaire de paie
Notes de frais	Payer les dernières notes de frais
Feuilles de temps	Vérifier que le collaborateur a bien saisi ses temps et que les feuilles de temps ont bien été approuvées
Feuilles de temps / Assistant paie	Transférer le nombre d'heures supplémentaires au gestionnaire de paie
Performance	Organiser un entretien de fin de contrat/mission
Bulletins de paie	Vérifier si l'adresse email personnelle et le numéro de SS sont bien renseignés sur la fiche du collaborateur. Informer le collaborateur de la procédure pour accéder à ses bulletins de paie une fois sorti des effectifs
Rémunérations / Assistant paie	Saisir le montant des primes de fin de contrat et transférer les derniers EVP au gestionnaire de paie
Avantages / Rémunérations / Assistant Paie	Calculer le nombre de TR sur la période écoulée puis transférer les EVP via l'Assistant Paie
Assistant Paie	Transférer les dernières absences, données RH et EVP via l'assistant paie

 

Les tâches de préparation de la paie à ajouter à votre liste

Assistant Paie

Si vous avez souscrit à …   ajoutez cette tâche à votre liste de tâches Assistant Paie !

Bulletins de paie	Distribuer les bulletins de paie avec Bulletins de paie
Avantages	Lancer le calcul des TR dans Avantages avant le transfert des EVP dans Assistant Paie
Rémunérations	Saisir les EFP/EVP dans Rémunérations
Notes de frais	Générer le paiement des notes de frais