J’ai Timmi Absences et je souhaite générer les fichiers d’export des absences depuis Pagga Assistant Paie

Cet article s'adresse aux administrateurs des logiciels Lucca qui utilisent l'Assistant Paie pour centraliser la génération des exports, sans aucun connecteur vers un logiciel de paie.

La mission de l'Assistant Paie est de favoriser la communication entre les différentes solutions Lucca et simplifier la gestion de la paie. Cet outil va d'ailleurs vous permettre de mieux contrôler et générer les données RH de vos collaborateurs.

Contrôle du paramétrage des données de Timmi Absence à exporter 

Les erreurs bloquantes sur la génération d’export des absences peuvent être de 2 types :

  • Soit un matricule n’a pas de matricule
  • Soit un compte d’absence n’est pas rattaché à l’export

Contrôle de l’existence d’un matricule pour chaque collaborateur

Le matricule est l’identifiant unique qui permet d’identifier les salariés dans un système de paie. Ce dernier est affecté à un collaborateur au moment de sa création dans le logiciel de paie.

Si un collaborateur ne possède pas de matricule, l’assistant paie vous le signalera dès le début de la collecte par une erreur bloquante.
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Avec la solution Assistant Paie, les matricules doivent être générés automatiquement par Lucca ce qui permettra ensuite de créer le collaborateur en paie lors de l'import du fichier généré avec les données collaborateurs. Un véritable gain de temps ! Il faut donc sensibiliser votre gestionnaire de paie à ne plus créer les collaborateurs, ni leurs matricules manuellement dans son logiciel de paie.

Si votre gestionnaire de paie vous informe que les matricules sont logiquement incrémentés, cliquez ici afin de mettre en place cet ordre sur Lucca.

Ainsi, pour débloquer l’erreur bloquante, il vous suffit alors de vous rendre sur la fiche du collaborateur (en cliquant sur le lien à côté de son nom) et de lui saisir un matricule.

Contrôle du rattachement des comptes d'absence à un export

Sur Timmi Absences, chaque compte d’absence doit être rattaché à une catégorie de l’export paie. Cela permet de s’assurer que toutes les absences sont bien retranscrites sur le fichier d’export qui sera transféré au logiciel de paie. Si un compte d’absence n’a aucune conséquence sur votre paie, vous pouvez le rattacher à la rubrique “absence à ne pas exporter”. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter cette page et demander à votre gestionnaire de paie si le paramétrage réalisé est correct.

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Pour débloquer l’erreur bloquante, il vous suffit alors de vous rendre sur le paramétrage de l'export et de rattacher le compte d'absence à une catégorie de l'export. Un lien, situé à côté du nom du compte, vous permet d'accéder à cet espace plus rapidement.

Contrôle des données prêtes à être exportées dans le fichier généré

Pour le mois en cours, dans Pagga Assistant paie > Absences vous retrouvez :

  • Les absences de la période ⇾ toutes les absences de la période prêtes à être exportées,
  • les retards ⇾ absences des périodes précédentes qui n’ont pas encore été exportées ;
  • les corrections ⇾ absences déjà exportées, mais qui ont depuis été supprimées/modifiées dans Lucca.

Vous pouvez alors contrôler visuellement les données créées ou modifiées. Les données figurant dans le tableau sont celles qui seront présentes dans les fichiers d'export générés.

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Contrôle des données en alerte

Contrôle des absences à approuver

Les demandes d’absences qui n’ont pas encore été approuvées ne seront pas incluses dans le fichier d’export. Vous pouvez relancer les managers qui doivent approuver ces absences dans Timmi Absences, ou alors choisir de les approuver vous-même. 

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Contrôle des absences à approuver

Les absences à justifier ne sont pas incluses non plus dans le fichier, vous devrez les requalifier sur le bon compte d’absence dans Timmi Absences.

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Les données en alerte ne sont pas bloquantes pour la génération du fichier d'export.

Génération des fichiers d’export

Une fois votre contrôle effectué, cliquez sur “Générer un nouvel export” afin de générer le fichier d’export au format configuré sur Timmi Absences et la fiche navette correspondante. Ces fichiers sont disponibles ensuite depuis l’historique. 

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Si la fonctionnalité de notifications est activée, les fichiers générés seront aussi disponibles dans le mail envoyé lors de la clôture.

Marquer l'étape comme réalisée

Une fois les absences exportées, cliquez sur le bouton “marquer comme réalisé”.

Comme pour les données RH, cette action permet de clôturer la génération de fichier des absences pour le mois en cours. Toute nouvelle absence qui serait saisie ensuite sur le mois en cours, sera transmise le mois suivant en tant que “retard”.

Cette action est réversible. Si vous avez finalement besoin de transférer à nouveau des absences à la paie, vous pourrez cliquer sur “marquer comme non réalisé”.

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Si vous avez terminé de collecter les congés et absences, vous pouvez passer à la collecte des rémunérations, ou encore revenir à tout moment sur le tableau de bord. 

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