Contrôle du paramétrage des données RH à exporter
Contrôle de l’existence d’un matricule pour chaque collaborateur
Le matricule est l’identifiant unique qui permet d’identifier les salariés dans un système de paie. Ce dernier est affecté à un collaborateur au moment de sa création dans le logiciel de paie.
Si un collaborateur ne possède pas de matricule, l’assistant paie vous le signalera dès le début de la collecte par une erreur bloquante.
Avec la solution Assistant Paie, les matricules doivent être générés automatiquement par Lucca ce qui permettra ensuite de créer le collaborateur en paie lors de l'import du fichier généré avec les données collaborateurs. Un véritable gain de temps ! Il faut donc sensibiliser votre gestionnaire de paie à ne plus créer les collaborateurs, ni leurs matricules manuellement dans son logiciel de paie.
Si votre gestionnaire de paie vous informe que les matricules sont logiquement incrémentés, cliquez ici afin de mettre en place cet ordre sur Lucca.
Ainsi, pour débloquer l’erreur bloquante, il vous suffit alors de vous rendre sur la fiche du collaborateur (en cliquant sur le lien à côté de son nom) et de lui saisir un matricule.
Contrôle des données prêtes à être exportées dans le fichier généré
Dans l’application Pagga Assistant paie, vous retrouvez tous les collaborateurs qui ont été créés dans Lucca sur la période (le mois courant). Vous trouverez aussi tous ceux dont les données RH ont été modifiées dans Lucca. Vous pouvez alors contrôler visuellement les données créées ou modifiées. Les données figurant dans le tableau sont celles qui seront présentes dans le fichier d'export généré.
Contrôle des données en alerte
Contrôle des données manquantes
Lorsqu'une donnée est paramétrée comme obligatoire dans le dossier RH mais que celle-ci n'est pas résignée dans la fiche Lucca du collaborateur, elle est alors considérée comme manquante. Un tableau vous regroupe toutes ces données avec un lien pour les compléter.
Les données en alerte ne sont pas bloquantes pour la génération du fichier d'export.
Vous pouvez, dans Poplee Socle RH, permettre à vos collaborateurs de mettre à jour eux-mêmes certaines de leurs informations (adresse postale, coordonnées bancaires, etc.).
Pour contrôler les données modifiées, en amont de la paie, nous vous recommandons de vous créer une alerte dans Poplee Socle RH pour recevoir une notification dès qu’un collaborateur modifie une de ces données.
Génération de l'export
Après avoir contrôlé les données, vous pourrez alors directement générer votre fichier d’export vers la paie via le bouton “générer un nouvel export”. Ces fichiers seront alors disponibles depuis l’historique.
Si la fonctionnalité de notifications est activée, les fichiers générés seront aussi disponibles dans le mail envoyé lors de la clôture.
Marquer l'étape comme réalisée
Une fois votre fichier généré pour le mois en cours, cliquez sur “marquer comme réalisé”.
Cette action permet de clôturer la collecte des données RH pour le mois en cours. Toute nouvelle donnée qui serait saisie ou modifiée ensuite, sera transmise le mois suivant (et apparaîtra dans la période du mois suivant dans Pagga Assistant paie). Cette action est réversible. Si vous avez finalement besoin de générer un nouveau fichier avec les données, vous pourrez cliquer sur “marquer comme non réalisé”.
Si vous avez bien terminé de collecter les données RH de vos collaborateurs, vous pouvez passer à la collecte suivante des absences ou des rémunérations, ou encore revenir à tout moment sur le tableau de bord.