Avant de commencer
Vous trouverez ici les réponses aux questions diverses que vous pouvez avoir sur Pagga Assistant Paie et sa synchronisation de données avec Silae.
L'intégration avec Silae
Comment fonctionne le connecteur ?
Collecter Chaque mois, le connecteur Lucca pour Silae récupère les données RH (collaborateurs créés, mis à jour), les nouvelles absences et autres éléments variables de paie des différents modules de Lucca du mois de paie en cours.
Contrôler
Ces données sont affichées dans Pagga Assistant paie pour que le responsable RH puisse les contrôler et traiter d’éventuelles anomalies (jour de congé pas encore validés, salaire manquant, etc.)
Transférer
Le responsable RH n’a ensuite plus qu’à transférer en un clic les données collectées vers la paie pour la mettre à jour.
Régulariser
Une fois toutes les données du mois transmises, le responsable RH clôture la préparation de sa paie dans Pagga Assistant paie. Toutes les nouvelles données (données RH, nouvelles absences, EVP) qui seraient saisies après la clôture seront automatiquement récupérées par Pagga Assistant paie pour envoyées sur la paie suivante (comme des retards).
Toutes les données transmises en paie qui seraient ensuite modifiées ou supprimées dans le SIRH seront automatiquement transmises pour corriger la paie.
Et techniquement ? Le connecteur Lucca pour Silae repose sur les API que Silae met à disposition des éditeurs qui veulent s’intégrer avec son logiciel de paie. Pour pouvoir brancher ce connecteur, il faut récupérer auprès de son prestataire de paie des identifiants de connexion Silae : Initialiser le connecteur via Pagga Assistant paie
Peut-on faire marcher le connecteur dans l’autre sens ? De Silae vers Lucca ?
Non. Les données sont toujours transmises DE Lucca VERS Silae et jamais dans l’autre sens. On garantit ainsi qu’il n’y a qu’une seule “source de vérité” : le SIRH, plutôt que de sources différentes qui peuvent se contredire. Il est d'ailleurs important de saisir l'exhaustivité de vos données (absences, rémunérations) dans Lucca uniquement et systématiquement : il ne faudrait plus faire de saisie manuelle en parallèle dans Silae.
Si je change de prestataire de paie, est-ce que cela impacte le connecteur SILAE ?
Oui, il faudra reparamétrer le connecteur Silae. Pour cela, contactez le support Lucca via le formulaire dédié : Envoyer une demande. Voici également les fiches d'aide qui présentent les modalités d'initialisation du connecteur : Initialiser le connecteur Silae.
Comment préparer la paie Silae avec le connecteur ?
Vous trouverez ici les fiches d'aides :
- Préparer sa paie mensuelle
- Gérer l'entrée d'un salarié - DPAE
- Gérer le départ d’un salarié - solde de tout compte
- Gérer un changement de contrat
Quel avantage par rapport à une interface paie “classique” (une interface par fichier) ?
Jusqu’à fin 2021, l’intégration Lucca - Silae consistait pour un administrateur RH à :
- aller chercher dans les différents modules de Lucca Timmi Absences, Timmi Temps, Pagga Rémunération) les fichiers d’export aux formats Silae afin d’envoyer chaque mois vers en paie les absences, heures supplémentaires et autres éléments variables de paie
- générer un export Poplee Socle RH pour la création et la mise à jour des collaborateurs.
Ce nouveau connecteur Lucca pour Silae permet aux directions RH de :
- Contrôler via une seule interface ( Pagga Assistant paie) les éléments qui vont être transmis à la paie
- s’affranchir de cette fastidieuse tâche qui consiste à exporter et importer des fichiers en paie en transférant les données vers la paie en un clic (et à tout moment)
- Transférer les données à la paie n’importe quand dans le mois, et ne pas avoir à attendre la fin du mois pour créer de nouveaux collaborateurs ou gérer des départs.
La gestion des données
Quelles sont les données transmises par le connecteur ?
Le connecteur Lucca pour Silae permet de transmettre trois types de données de Lucca vers Silae :
- Les données des collaborateurs du dossier RH (voir ci-dessous focus sur les données RH)
- Les absences
- Les éléments de rémunérations fixes et variables
Le connecteur ne transmet pas (ou pas encore) de Lucca vers Silae :
- Les heures supplémentaires issues de Timmi Temps Présence (elles devront être importées via un fichier)
- Les frais issus de Cleemy Notes de frais
- Les données “contrat” du dossier RH : Focus sur les données des collaborateurs (données RH)
Comment les absences sont transmises par le connecteur ?
Le connecteur permet pour chaque période de paie, d'afficher et de transmettre :
- les absences de la période courante de paie,
- les retards : absences de la précédente période de paie qui n'auraient pas été transmises,
- les corrections : absences déjà transmises qui seraient modifiées ou supprimées le mois suivant dans Lucca (à l'exception des corrections d'une demi-journée)
Il est crucial que les absences soient toutes saisies dans Lucca pour être transmises ensuite grâce à un export ou une transmission via l'assistant paie. Il ne faut pas saisir manuellement des absences dans Silae avant de le faire dans Timmi Absences (ou pire encore, sans le faire dans Timmi Absences).
Si pour une raison quelconque vous aviez saisi des absence similaires, manuellement dans Silae puis dans Timmi Absences sur la période courante de paie : pas d'inquiétude.
Lors de la transmission des absences depuis l’Assistant paie, nous contrôlons si ces absences existent déjà à ces dates dans Silae, auquel cas nous les supprimons et remplaçons par les absences Lucca.
Attention, il ne faudra plus faire des saisies manuelles à l'avenir !
Est-il possible de différencier les données Lucca des données exportées vers Silae ?
Si vous souhaitez que les noms d'usages sur Lucca soient différents de ceux envoyés vers Silae ou que les BIC et IBAN utilisés pour les paiements Cleemy soient différents de ceux de la paie, il est possible de créer de nouvelles données Silae, par exemple : "Nom pour la paie" ou "BIC pour la paie". Il vous suffira ensuite d'ajuster l'export Poplee Socle pour indiquer la donnée souhaitée avec le bon code.
Vous souhaitez transmettre des données qui ne font pas partie de la synchronisation par défaut sur Silae ?
Il est conseillé de paramétrer un export récapitulatif des modifs sur Poplee Socle RH que vous ressaisirez ensuite manuellement sur Silae. En effet, la synchro est pour le moment limitée aux données que la salariée peut compléter (adresse postale, date de naissance, etc). Pour toute demande complémentaire, ne pas hésiter à faire la remontée à Lucca : Suivez et proposez des évolutions pour les produits Lucca.
À quel moment faut-il synchroniser les données ?
Autant que cela est souhaité, il faut juste effectuer une clôture une fois par mois : Le tableau de bord de Pagga Assistant paie.
La gestion des données - cas particuliers
Vous souhaitez exclure certaines populations de l'export ?
Cela est possible avec l'un des choix suivants :
- Création d'un établissement dédié, potentiellement appelé "externe", qui n'aura pas de dossier paie. Les données ne seront donc pas exportées. Par exemple : dans le cas de l'intervention de prestataires.
- Dans la configuration de l’export Poplee Socle RH utilisé pour Pagga Assistant paie, décocher la ou les CSP qui ne doivent pas être prises en compte. Par exemple, pour exclure les stagiaires ou le dirigeant du transfert de données, vous créerez une CSP « Stagiaire » ou « Dirigeant » que vous affectez à toutes les personnes concernées et que vous décocherez dans cette configuration.
Un collaborateur change d'établissement en cours de période, à quel moment modifier ses données et les transmettre sur SILAE ?
Lorsqu'un collaborateur change d'établissement en cours de période, je dois :
- Clôturer son CONTRAT 1 dans l'établissement A à la date de fin de contrat retenu
- Créer son CONTRAT 2 dans l'établissement B pour la date du nouveau contrat
Si je souhaite réaliser des modifications de données rattachées à l'établissement A et transmises sur le dossier de paie associé sur SILAE, je peux le faire jusqu'à la date de fin de CONTRAT 1 inclus. Pour que les modifications et transmissions aient lieu sur le nouvel établissement B et le dossier de paie associé, je peux les réaliser à partir du premier jour du début de CONTRAT 2.
Voici une fiche dédiée au changement de contrat.
Pourquoi mes données sont libellées en anglais lors de la synchro ?
Dans le paramétrage de l'export Poplee Socle RH, il faut forcer le libellé en français.
Si une absence n’est pas encore validée, est-ce qu'elle est synchronisée quand même ?
Non (comme pour un export paie “classique”) seules les absences validées sont synchronisées.
Paramétrages
Comment sont gérés les matricules ?
À partir du moment où le connecteur est branché, c’est Lucca qui crée les matricules des nouveaux collaborateurs et les transfère à Silae. Afin de garantir que les numéros de matricules sont uniques, on crée lors du déploiement dans le dossier RH une règle de génération automatique du matricule : Génération automatique du matricule à la création d'un collaborateur.
Il n'y a pas de risque que des collaborateur.rices aient le même matricule.
Si j'ai plusieurs dossiers de paie, je dois faire plusieurs exports dans le dossier RH
Oui en précisant pour chacun de ces exports le ou les établissements concernés, c'est-à-dire les établissements liés au dossier.
Mon gestionnaire de paie et/ou moi-même avons saisi des absences dans Silae sans passer par Timmi Absences et l'assistant paie, que va-t-il se passer ?
Comme mentionné plus haut, il est important de toujours saisir les absences dans Timmi Absences et d'utiliser la transmission ou l'export de l'assistant paie pour envoyer les données en paie, afin d'assurer une conformité des données et d'éviter les doublons.
Ce sont des saisies manuelles d’absences dans Silae qui créent des asymétries avec les absences présentes dans Lucca (Timmi Absences), et créent des oublis et/ou des doublons.
En effet, Silae autorise la création de plusieurs absences sur un même jour et donc autorise les doublons d'absences sur le bulletin de paie.
Dans le cadre de la transmission des absences via l’assistant paie, nous vérifions si les absences transmises existent déjà dans Silae : si oui, nous annulerons et remplacerons l'absence déjà présente dans Silae par celle transmise par l'Assistant paie. C'est donc les absences saisies dans Timmi Absences qui font foi.