Gestion de la sous-traitance

Avant de commencer

Dans certains cas, tout ou partie des prestations prévues sur les projets ne seront pas réalisées par des ressources internes mais :

1. Par des prestataires tiers, on parle alors de "sous-traitance externe" dans Lucca Projets.

2. Par des ressources d'une société différente dans votre propre groupe (facturation inter-compagnie), on parle alors de "sous-traitance interne" dans Lucca Projets.

Lucca Projets permet de gérer ces deux cas de figure.

1. Gestion de la sous-traitance externe

La fonctionnalité de sous-traitance externe permet aux responsables de projets d'isoler les prestations correspondantes sur les différents projets, et de venir saisir directement depuis Lucca Projets les temps passés par les sous-traitants, sans s'embarrasser à saisir les temps sur de faux profils dans Lucca Feuilles de temps.

1.1. Créer une prestation sous-traitée en externe

Ouvrez le projet en question ou bien créez un nouveau projet. Direction : l'onglet Paramètres. Tout en bas du formulaire se trouve la liste des prestations vendues sur le projet.

Les temps sous-traités en externe doivent impérativement être isolés sur une prestation dédiée. Autrement dit, une prestation d'un projet est soit internalisée, soit sous-traitée. Lucca Projets ne permet pas la double saisie (directement depuis Lucca Feuilles de temps et de temps de sous-traitance depuis Lucca Projets). Bien sûr, il est possible de distinguer plusieurs prestations sous-traitées sur un même projet.

Créez une nouvelle prestation comme d'habitude, puis cochez l'interrupteur de la colonne Sous-traitée. Un formulaire s'affiche alors, qui vous permettra de définir :

1. La relation de sous-traitance, dans notre cas, sélectionner "externe".
2. Le type de contrat de sous-traitance passé avec votre prestataire : forfait ou régie.
3. Le coût du contrat de sous-traitance : un taux journalier ou horaire en régie, et un prix fixe au forfait.

Une fois la prestation de sous-traitance créée, cliquez sur le bouton Enregistrer.

N.B. : Au forfait, même si plus de jours que prévus au budget initial sont saisis, alors le montant de la charge comptable ne pourra pas dépasser le montant du coût d'achat. 

1.2. Saisir du temps sur une prestation sous-traitée en externe

Votre prestataire vous fait savoir qu'il a avancé sur la prestation, et vous voulez en rendre compte dans Lucca Projets. Pour cela, direction : l'onglet Avancement du projet.

Un encart "Le projet contient N prestation(s) sous-traitée(s)" devrait s'afficher au-dessus du tableau d'avancement. Cliquez sur le bouton Saisir du temps de sous-traitance qui s'y trouve également.

Un fenêtre latérale s'ouvre alors. Elle vous permet :

1. De sélectionner la prestation sous-traitée sur laquelle vous voulez saisir du temps.
2. Une fois la prestation sélectionnée, un formulaire vous permet de choisir la date applicable (généralement, la semaine ou le mois pendant lequel ces temps ont été réalisés) ainsi que de saisir le nombre de jours / d'heures réalisées.
3. De constater l'historique des temps déjà saisis.

2. Gestion de la sous-traitance interne

La fonctionnalité de sous-traitance interne permet aux responsables de projets d'isoler les prestations correspondantes sur les différents projets et de référencer le projet correspondant du côté de l'organisation sous-traitante. Dès lors, la prestation ainsi sous-traitée progressera automatiquement au rythme de la saisie de temps sur le projet référencé côté sous-traitant. L'avancement de la prestation du donneur d'ordre est donc automatiquement synchronisée avec l'avancement du projet côté sous-traitant.

Autrement dit, aucune ressaisie n'est nécessaire !

Pour information :

- l'organisation dite "donneuse d'ordre" est celle qui sous-traite à une organisation tierce.

- l'organisation dite "sous-traitante" est celle qui travaille pour une autre organisation donneuse d'ordre.

2.1. Créer une prestation sous-traitée en interne

Ouvrez le projet en question ou bien créez un nouveau projet. Direction : l'onglet Paramètres. Tout en bas du formulaire se trouve la liste des prestations vendues sur le projet. Bien sûr, il est possible de distinguer plusieurs prestations sous-traitées sur un même projet.

Créez une nouvelle prestation comme d'habitude, puis cochez l'interrupteur de la colonne Sous-traitée. Un formulaire s'affiche alors, qui vous permettra de définir :

1. La relation de sous-traitance, dans notre cas, sélectionner "interne".
2. Sélectionnez alors l'organisation tierce à qui vous sous-traitez cette prestation.
3. Vous avez ensuite le choix : 
   1. Soit le projet existe déjà du côté de l'organisation sous-traitante, vous n'avez alors qu'à le sélectionner.
   2. Soit le projet n'existe pas encore, auquel cas vous pouvez cocher "Créer un nouveau projet" : le projet sous-traitant sera automatiquement créé et référencé par cette prestation à l'enregistrement.
4. Définissez ensuite le type de contrat de sous-traitance passé avec votre prestataire : forfait ou régie. Assurez vous qu'il est cohérent avec le projet créé côté sous-traitant.
5. Enfin, renseignez le coût du contrat de sous-traitance : un taux journalier ou horaire en régie, et un prix fixe au forfait.

Une fois la prestation de sous-traitance créée, cliquez sur le bouton Enregistrer.

N.B. : Au forfait, même si plus de jours que prévus au budget initial sont saisis, alors le montant de la charge comptable ne pourra pas dépasser le montant du coût d'achat. 

2.2. Avancement automatique lorsque des temps sont saisis par l'organisation sous-traitante

Une fois les deux projets, côté sous-traitant et côté donneur d'ordre, l'avancement de la prestation sous-traitée côté donneur d'ordre avancera au même rythme que le projet côté sous-traitant.

En cas d'unité de suivi incohérente (jours ou heures), alors les temps sont automatiquement convertis, sur la base du taux de conversion heures <> jours défini dans le paramétrage de l'organisation donneuse d'ordre.