Timmi Office est la solution de gestion du télétravail et du flex office de Lucca. Les plans des bureaux permettront à vos collaborateurs de :
- réserver une place dans une zone directement depuis le plan. Ils verront en un coup d'oeil la capacité restante sur la zone et les personnes déjà présentes
- se retrouver dans les locaux - très utile pour les nouveaux collaborateurs.
Cette fiche vous décrit comment configurer et éditer les plans des bureaux de votre entreprise. Si vous n’avez pas encore de plans de vos bureaux, pas de souci : une section vous guidera pour en créer simplement un.
Avant de commencer
Au préalable, vous devez avoir créé un ou plusieurs étages. Si vous avez défini des zones, vous devez également assigner le bon étage à chaque zone.
Vous avez des plans de vos bureaux ? Paramétrer les plans
Dans Paramétrage -> Plans des bureaux:
- Sélectionnez le site et l'étage concerné
- Choisissez le fichier correspondant pour chaque étage
- Format d’import des plans: png ou jpeg recommandés.
- Taille du fichier doit être inférieur à 2 Mo et idéalement inférieur à 1Mo afin de favoriser les temps de chargement du plan.
- Configurez les zones: pour chaque zone, cliquez sur "Définir l'emplacement". A l'aide du curseur détourez les contours de la zone jusqu'à revenir au point de départ, puis cliquez sur "sauvegarder".
Répétez l'opération pour chaque zone de l'étage, et pour chaque étage.
Bravo, vos plans sont désormais configurés. Les utilisateurs pourront donc saisir leur zone depuis la liste déroulante ou depuis le plan des bureaux.
Bonnes pratiques:
Vous n'avez pas de plans de vos bureaux ? Pas de problème !
Si vous ne disposez pas de plans existants, vous pouvez facilement en créer un vous-même.
Avant de démarrer, rassemblez :
- Les dimensions approximatives de vos bureaux.
- Une idée claire de la disposition des espaces : bureaux, salles de réunion, zones communes, etc.
Ensuite, vous pouvez créer un plan 2D simple avec des outils en ligne pour des résultats plus ou moins avancés. Parfois, un simple schéma réalisé avec Power point suffira.
Comment procéder ?
- Tout d'abord, dessinez votre plan : murs extérieurs, murs intérieurs. Ajoutez les portes si vous le souhaitez.
- Ajoutez les différents espaces de travail. Vous pouvez les numéroter ou ajouter les noms sur le fond de plan. Sinon vous pourrez le faire directement en définissant les zones dans Timmi Office.
- Personnalisez le plan avec les espaces communs: salles de réunion, salle de repas, toilettes...mais gardez le plan aussi simple que possible. N'hésitez pas utiliser des icônes plus que du texte.
- Exportez au bon format: Une fois votre plan terminé, exportez-le en PNG ou JPEG. Veillez à ce que la taille de fichier soit bien inférieure à 2 Mo.
- Importez le plan dans Timmi Office et revenez aux étapes précédentes pour importer votre plan et configurer les zones.