Importer des formations dans le catalogue

Avant de commencer

En début de déploiement avec un consultant Lucca ou bien en cours d'année, vous serez peut-être amenés à importer de nouvelles formations dans votre catalogue.

Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour réaliser un import.

Cet import sert à créer de nouvelles formations au statut brouillon et de nouveaux organismes, il ne permet pas de mettre à jour des formations ou des organismes déjà créés.

Les étapes à suivre

Nous recommandons d'effectuer un premier essai sur la base de test avant de procéder à l'import "réel".  

Compléter le modèle de fichier d'import

Récupérer le fichier d'import prêt à remplir (en pièce jointe). Il s'agit du format complet, avec toutes les informations possibles à importer sur les formations. 

Attention, le fichier d'import doit être au format Excel.

Remplir les colonnes du fichier d'import en vous aidant du tableau ci-dessous : 

Colonne Donnée obligatoire pour l'import ? Format attendu Commentaire
Titre de la formation Oui 250 caractères max Attention : pour un même organisme, deux formations ne peuvent pas avoir le même titre
Type de la formation Oui Valeur parmi la liste suivante :
- Interne
- Externe
 
URL de la formation Non URL valide Voici un exemple d'URL valide : http://www.exemple.com
Catégorie de la formation Non

Valeur parmi la liste suivante : Les catégories du catalogue de formation

 
Niveau Non

Valeur parmi la liste suivante : Débutant, Intermédiaire, Expert

 
Durée (heures) Non Entier positif  
Nombre de places par session Non Entier positif  
Nom de l'organisme Oui 250 caractères max  
Url de l'organisme Non URL valide (exemple d'URL valide : http://www.exemple.com ) Ce lien permet d'afficher le logo de l'organisme dans les interfaces
Résumé Non 1 000 caractères max  
Description détaillée Non 6 000 caractères max  
Formation certifiante ? Non Valeur parmi la liste suivante : 0 ; 1

0 = Non / 1 = Oui

Coût prévisionnel fixe

Non

Nombre positif  
Coût prévisionnel par participant Non Nombre positif  
Devise des coûts prévisionnels Non

Valeur parmi la liste suivante : currency code en circulation par pays selon la norme internationale ISO 4217

Exemples : EUR, USD
Durée de validité de la formation Non

Entier positif

 

 

Tester et importer le fichier

  1. Se connecter sur la base de test en tant qu'administrateur
  2. Aller dans l'onglet "Administration" > "Paramètres" > "Importer des formations"
  3. Déposer le fichier contenant les formations et les organismes à importer
    Capture d’écran 2023-08-02 à 15.20.26.png
  4. Le cas échéant, corriger les erreurs grâce aux messages qui vous seront indiqués en cas d'anomalie. Une fois le fichier corrigé, vous pouvez à nouveau tester l'import.
  5. Vérifier que les bonnes formations sont importées en vous rendant dans "Administration" > "Formations".

Après l'import en base de test, si vous êtes satisfait, vous pouvez importer ce même fichier dans votre base de production.

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