Importer des formations dans le catalogue

Avant de commencer

En début de déploiement de Poplee Formation ou bien en cours d'année, vous serez amenés à importer de nouvelles formations dans votre catalogue.

Cet import sert à créer de nouvelles formations au statut brouillon et de nouveaux organismes, il ne permet pas de mettre à jour les données existantes. 

Etape 1 : Récupérer le modèle de fichier à compléter

Vous devez télécharger le fichier d'import dans votre langue puis suivre les consignes données à l'étape 2 afin de le compléter.

(FR) Import du catalogue / (EN) Catalog Import / (ES) Importación del catálogo / (DE) Import Katalog

Etape 2 : Compléter le fichier

Il ne faut pas modifier la structure du fichier (conserver les 2 lignes d'en tête, ne pas modifier l'ordre des colonnes, ne pas ajouter / supprimer de colonnes). 

Le tableau ci-dessous vous présente les données du fichier et vous guide dans leur complétion :

Colonne Donnée obligatoire pour l'import ? Format attendu Commentaire
Titre de la formation Oui 250 caractères max  
Type de la formation Oui Valeur parmi la liste suivante :
- Interne
- Externe
Une formation interne est une formation dispensée par un(e) salarié(e) de votre entreprise.
Formateur interne Non Login existant Cette colonne ne concerne que les formations de type "Interne".
Si la formation est animée par plusieurs formateurs, nous vous conseillons de saisir les noms plutôt par l'interface
URL de la formation Non URL valide (exemple d'URL valide : http://www.exemple.com ) Cette donnée vous permet de transmettre le site internet avec le détail de la formation.
Catégorie de la formation Non

Valeur parmi la liste suivante : Les catégories du catalogue de formation

Les catégories ne sont pas modifiables. Vous devez utiliser les catégories présentes dans le fichier.
Niveau Non

Valeur parmi la liste suivante : Débutant, Intermédiaire, Expert

Les niveaux ne sont pas modifiables. Vous devez utiliser les niveaux présents dans le fichier.
Durée (heures) Non Nombre positif avec 2 décimales maximum Si la formation dure 30 minutes, vous pouvez renseigner "0,5" dans le fichier.
Nombre de places par session Oui Entier positif  
Nom de l'organisme Oui 250 caractères max Si vous proposez des formations internes, nous vous conseillons de mettre le nom de votre entreprise comme nom d'organisme.
URL de l'organisme Non URL valide (exemple d'URL valide : http://www.exemple.com ) Ce lien permet d'afficher le logo de l'organisme dans le catalogue, nous vous conseillons vivement de le compléter.
Résumé Non 1 000 caractères max La mise en forme du texte ne sera pas importée, il faudra faire la mise en forme directement dans la solution une fois que l'import aura été réalisé.
Description détaillée Non 6 000 caractères max
Adresse

Non

250 caractères max Cette donnée vous permet d'indiquer où aura lieu la formation si elle est en présentiel.
Lien de la visioconférence Non URL valide (exemple d'URL valide : http://www.exemple.com ) Si le lien de la visioconférence change à chaque formation, nous vous conseillons de laisser ce champ vide.
Formation certifiante ? Non

Valeur parmi la liste suivante :

0 ; 1

Formation certifiante = 1

Formation non certifiante = 0

Durée de validité de la formation Non

Entier positif

Nous vous conseillons de remplir cette donnée uniquement s'il existe une durée de validité (ne pas mettre "0" lorsqu'il n'en existe pas).
Coût prévisionnel fixe

Non

Nombre positif avec 2 décimales maximum Si vous ne connaissez pas le coût de la formation, vous pouvez laisser ce champ vide.
Coût prévisionnel par participant Non Nombre positif avec 2 décimales maximum Si vous ne connaissez pas le coût de la formation, vous pouvez laisser ce champ vide.
Devise des coûts prévisionnels Non

Valeur parmi la liste suivante : currency code en circulation par pays selon la norme internationale ISO 4217 (Exemples : EUR, USD)

La devise est obligatoire si un coût fixe ou un cout par participant a été renseigné. 

Les éléments à vérifier dans mon fichier avant de passer à l'étape 3 : 

  • Mon fichier ne contient pas de doublons ; je n'ai pas 2 fois le même intitulé de formation pour le même organisme 
  • J'ai orthographié correctement le nom des organismes afin de ne pas créer 2 fois le même organisme (exemple : orsys est différent de ORSYS)
  • J'ai renseigné les durées de validité des formations obligatoires qui permettent d'obtenir des habilitations / certifications à recycler 
  • Il n'y a pas de formules ou de liens vers un autre fichier dans les cellules

Etape 3 : Importer le fichier

Nous vous recommandons d'effectuer un premier essai sur votre base de test avant de procéder à l'import "réel".  
  1. Aller dans l'onglet "Administration" > "Paramétrage" > "Importer des formations"
  2. Déposer le fichier contenant les formations et les organismes à importer
    Capture d’écran 2023-08-02 à 15.20.26.png
  3. Le cas échéant, corriger les erreurs grâce aux messages qui vous seront indiqués en cas d'anomalie. Une fois le fichier corrigé, vous pouvez à nouveau tester l'import.
  4. Vérifier que les bonnes formations sont importées en vous rendant dans "Administration" > "Formations".

Pour aller plus loin

Il est possible de supprimer un import si les conditions suivantes sont respectées : 

- toutes les formations créées via cet import sont toujours au statut "brouillon" ;

- ET tous les organismes présents dans le fichier sont supprimables (ils ne sont pas renseignés sur une autre formation elle même publiée ou archivée).

Voici un exemple de catalogue rempli, au cas où vous souhaitez effectuer un test dans votre sandbox ou sur votre base de test. Remplissez les 2 premières lignes avec les logins de formateurs interne.

Exemple-Import-Catalogue

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