Importer des formations dans le catalogue

Avant de commencer

En début de déploiement de Poplee Formation ou bien en cours d'année, vous serez amenés à importer de nouvelles formations dans votre catalogue.

Pour cela, vous devez télécharger le fichier d'import dans votre langue puis suivre impérativement la notice donnée ci-dessous afin de le compléter.

(FR) Import du catalogue / (EN) Catalog Import / (ES) Importación del catálogo / (DE) Import Katalog

Cet import sert à créer de nouvelles formations au statut brouillon et de nouveaux organismes, il ne permet pas de mettre à jour des formations ou des organismes déjà créés.

Les étapes à suivre

Si votre déploiement de Poplee Formation est terminé, nous vous recommandons d'effectuer un premier essai sur votre base de test avant de procéder à l'import "réel".  

Compléter le modèle de fichier d'import

Attention, le fichier d'import doit rester au format Excel et il ne faut pas modifier la structure du fichier. (L'entête contient 2 lignes) 

Remplir les colonnes du fichier d'import en vous aidant du tableau ci-dessous : 

Colonne Donnée obligatoire pour l'import ? Format attendu Commentaire
Titre de la formation Oui 250 caractères max Attention : pour un même organisme, deux formations ne peuvent pas avoir le même titre
Type de la formation Oui Valeur parmi la liste suivante :
- Interne
- Externe
 
URL de la formation Non URL valide (exemple d'URL valide : http://www.exemple.com ) Site internet avec le détail de la formation
Catégorie de la formation Non

Valeur parmi la liste suivante : Les catégories du catalogue de formation

Liste de catégories non modifiable
Niveau Non

Valeur parmi la liste suivante : Débutant, Intermédiaire, Expert

Liste de niveaux non modifiable
Durée (heures) Non Décimale positif  
Nombre de places par session Non Entier positif  
Nom de l'organisme Oui 250 caractères max  
URL de l'organisme Non URL valide (exemple d'URL valide : http://www.exemple.com ) Ce lien permet d'afficher le logo de l'organisme dans le catalogue
Résumé Non 1 000 caractères max Obligatoire pour la publication au catalogue.
Mise en forme du texte non importée, il faudra la faire une fois l'import réalisé.
Description détaillée Non 6 000 caractères max
Adresse

Non

250 caractères max Lieu de la formation si elle est en présentiel
Lien de la visioconférence Non URL valide (exemple d'URL valide : http://www.exemple.com ) Lien pour se connecter si la formation est à distance (facultatif car ce lien peut être complété à posteriori via la session)
Formation certifiante ? Non Valeur parmi la liste suivante : 0 ; 1

0 = Non / 1 = Oui

Durée de validité de la formation Non

Entier positif

Remplir uniquement s'il existe une durée de validité (ne pas mettre "0" lorsqu'il n'en existe pas)
Coût prévisionnel fixe

Non

Nombre positif avec 2 décimales maximums Exemple : 1000,00
Coût prévisionnel par participant Non Nombre positif avec 2 décimales maximums Exemple : 1000,00
Devise des coûts prévisionnels Non

Valeur parmi la liste suivante : currency code en circulation par pays selon la norme internationale ISO 4217

Obligatoire si un coût a été renseigné.
Exemples : EUR, USD

Importer le fichier

  1. Aller dans l'onglet "Administration" > "Paramètres" > "Importer des formations"
  2. Déposer le fichier contenant les formations et les organismes à importer
    Capture d’écran 2023-08-02 à 15.20.26.png
  3. Le cas échéant, corriger les erreurs grâce aux messages qui vous seront indiqués en cas d'anomalie. Une fois le fichier corrigé, vous pouvez à nouveau tester l'import.
  4. Vérifier que les bonnes formations sont importées en vous rendant dans "Administration" > "Formations".

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