Gestion comptable des transactions cartes Cleemy

Avant de commencer

Lorsque vous utilisez Cleemy Paiement, chaque transaction réalisée avec une carte Cleemy est comptabilisée et peut être exportée dans votre comptabilité pour vous faciliter le rapprochement bancaire.

Cette fiche d'aide vous explique le schéma comptable prévu ainsi que les paramétrages à effectuer pour bénéficier des écritures de transactions.

Schéma comptable

Dès qu'une transaction carte est effectuée (transaction qui débite votre compte Cleemy Paiement), une écriture est passée entre votre "Compte Cleemy" et un "compte de rapprochement" que vous pouvez auxiliariser par salarié. Cette écriture sera exportée dans votre comptabilité depuis l'export comptable de Cleemy Notes de frais.

Lorsque le collaborateur ajoute un justificatif, déclare ses frais et qu'ils sont approuvées, une écriture est alors passée entre le "compte de rapprochement" et les charges correspondantes.

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Pour information, contrairement aux notes de frais réglées avec des moyens de paiement personnel, les notes de frais réglées avec une carte Cleemy auront une ligne de contrepartie sur le compte de salarié par dépense et non par note de frais. Ceci ayant pour but de vous faciliter le rapprochement bancaire.

En cas de dépense à tort ou de dépense au-delà du plafond, une écriture d’avance ponctuelle est automatiquement passée entre le compte d’avance et le compte de rapprochement du collaborateur concerné.

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En cas de dépense plafonnée, seul le montant au dessus du plafond est automatiquement passé en avance ponctuelle.

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Le compte d’avance constate une dette du collaborateur envers l’entreprise. Pour régulariser cette dette, le collaborateur peut payer des frais professionnels avec un moyen de paiement personnel ou faire un virement sur le compte de l’entreprise. Dans ce deuxième cas, un compte de caisse est nécessaire dans le plan comptable.

Pour plus de détails, consultez la page d’aide dédiée au mécanisme de régularisation : Régulariser une dépense réglée avec une carte Cleemy non prise en charge par l’entreprise.

Paramétrage des codes des comptes comptables

Le schéma comptable précédent vous demande de créer deux nouveaux comptes dans votre comptabilité. Le compte Cleemy (un 512) et le compte de rapprochement. Une fois ces comptes créés, il faut les définir dans Cleemy.

Compte de rapprochement par salarié

Saisissez votre compte de rapprochement depuis le plan comptable de Cleemy. Si vous souhaitez l'auxiliariser utilisez la deuxième ligne "Compte auxiliaire". 

Compte Cleemy

Le compte Cleemy est présent également dans le plan comptable:

Sélectionnez "Constante" dans la liste déroulante et saisissez le code de votre compte Cleemy.

Compte d’avance ponctuelle

Vous pouvez paramétrer un compte d’avance ponctuelle (dans vos comptes de tiers). Vous pouvez auxiliariser ce compte d’avance ponctuelle.

Compte de caisse

Saisissez le code comptable de votre compte de caisse pour tracer les remboursements d’avance par vos collaborateurs. Cela peut être le code de votre compte bancaire principal ou le code de votre compte Cleemy.

Paramétrage des lignes comptables

Afin d'obtenir les lignes de transaction dans votre export comptable, ces dernières doivent être paramétrées depuis le module "Formats des exports comptables".

Il faut compléter le format de l’export comptable en fonction des écritures que vous souhaitez.

Écritures de transactions

  • Ligne de compte Cleemy qui mouvemente le Compte Cleemy au crédit en cas d’utilisation d’une carte Cleemy.
  • Ligne de rapprochement cartes Cleemy qui mouvemente le compte de rapprochement (auxiliariat ou pas).

CEXP_Charts-of-accounts_transaction-entries_full_FR.png

Écritures d’avance

  • Ligne de paiement d'avance à un collaborateur qui mouvemente le compte d’avance ponctuelle (en cas de dépense à tort ou plafonnée)
  • Ligne de contrepartie de paiement d’avance qui mouvemente le compte de rapprochement cartes Cleemy (en cas de dépense à tort ou plafonnée) ou le compte de caisse en cas de saisie manuelle d’avance ou remboursement d’avance.

Écriture d’imputation sur avance

Uniquement utile si vos comptes salariés et comptes d'avance ponctuelle sont différents. Dans ce cas, cette écriture permet de mouvementer le compte d’avance du collaborateur vers le compte du salarié dans le cadre de la déclaration d’une note de frais.

  • Ligne d’imputation sur avance (compte d’avance)
  • Ligne d’imputation sur avance (compte salarié)

 

 

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