Afin d'utiliser au mieux l'assistant de recommandations d'entretiens, voici quelques bonnes pratiques que nous vous encourageons à suivre :
- Catégorisez vos campagnes afin que le moteur de recommandations sache de quel type d'entretien il s'agit (entretien de fin de période d'essai, entretien annuel, etc.) Lors du lancement de la campagne vous avez la possibilité d'associer une catégorie à votre campagne, mais vous avez aussi la possibilité de la modifier à postériori. Pour cela, rendez vous dans "gérer ma campagne"
- Consultez régulièrement l'onglet recommandations et projetez vous à une date futur pour anticiper les entretiens à planifier
- Pour les entretiens ponctuels (type entretien de fin de période d'essai, rapport d'étonnement etc.) gardez une campagne ouverte et ajoutez au fur et à mesure les collaborateurs à cette campagne à des dates différentes. Pour un suivi simplifié, gardez des campagnes par période. Par exemple, une campagne "fin de période d'essai semestre 1" ou "fin de période d'essai année 2022" permet d'ajouter les collaborateurs correspondant à la période à une même campagne.
- Ajoutez les collaborateurs recommandés par vague. Il est possible que vous ayez plusieurs collaborateurs recommandés sur une même règle mais qu'ils aient des dates théoriques d'entretiens différentes. Ne les ajoutez pas un par un aux campagnes, mais regroupez les par vague : planifiez la même date de réalisation pour tous ceux qui doivent faire leur entretien la même semaine, ou le même mois.
- N'abusez pas des exclusions, si vous avez trop d'exclusions sur une règle, c'est peut être que cette dernière est mal paramétrée. Pensez à utiliser les filtres pour bien définir la population soumise à la règle.
- Ne multipliez pas les règles qui répondent au même cas d'usage. Si vous avez des administrateurs sur des établissements différents qui suivent la même règle, vous pouvez créer une seule et même règle et chaque administrateur ne verra pour la règle que les collaborateurs qui sont dans le périmètre de sa permission "créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre". Vous aurez la possibilité de créer jusqu'à 25 règles.
- Gérez le bilan à 6 ans et le 3eme entretien professionnel dans deux entretiens distincts. Nous vous recommandons de créer deux règles différentes pour le bilan à 6 ans, et les entretiens professionnels, et de bien séparer le contenu des deux cas d'usages en deux entretiens afin que l'assistant de recommandation identifie quels sont les collaborateurs qui doivent effectuer leur bilan à 6 ans.
- Si vous utilisez Poplee Entretiens depuis peu, importez l'historique de vos entretiens passés en dehors de Poplee Entretiens afin que le moteur de recommandations les prenne en compte.