Suivre les recommandations
En vous rendant sur la page "Entretiens à planifier" de l'onglet "Recommandations", vous retrouvez la liste des entretiens qui devraient être réalisés selon les règles que vous avez définies (pour définir une règle consultez cette fiche d'aide). Sur cette page vous retrouvez :
- les entretiens en retard (ce bloc n'apparait pas si vous n'avez aucun entretien en retard à date du jour).
- les entretiens à venir afin d'anticiper les prochains entretiens à planifier. Par défaut, l'assistant de recommandations vous projette au mois prochain mais vous avez la possibilité de vous projeter à la date de votre choix.
Attention, pour consulter cette page, vous devez disposer d'une permission recommandations (cliquez ici pour en savoir plus).
Planifier des entretiens recommandés
Afin de consulter la liste des collaborateurs qui vous sont recommandés sur chaque règle et planifier leur entretien, cliquez sur "Planifier des entretiens".
Imaginons que vous souhaitiez planifier les entretiens professionnels des collaborateurs qui sont en retard :
1. Sélectionnez la campagne à laquelle vous souhaitez ajouter les collaborateurs recommandés.
2. Choisissez la date de préparation des entretiens (disponible uniquement si la campagne que vous avez sélectionnée dispose d'une préparation) et la date de réalisation des entretiens.
Voici une explication de ces dates :
| Date : | Correspond à la date à laquelle : |
| A planifier d'ici le | L'administrateur RH doit avoir envoyé l'entretien |
| Date de préparation | Le collaborateur doit avoir effectué sa préparation |
| Date de réalisation | Le responsable d'entretien doit avoir fait l'entretien avec le collaborateur et avoir publié l'entretien |
3. Sélectionnez les collaborateurs que vous souhaitez ajouter à ces dates pour cette campagne.
Vous serez averti si des collaborateurs présentent des erreurs (de la même manière que vous êtes averti lorsque vous sélectionnez la population d'une campagne). Il est impossible d'ajouter des collaborateurs qui présentent des erreurs bloquantes.
4. Ajoutez les collaborateurs en cliquant sur le bouton correspondant.
Après confirmation, les collaborateurs sélectionnés seront ajoutés à la campagne aux dates choisies et seront notifiés par email, de même que les responsables d'entretiens. Vous retrouverez dans l'onglet "campagnes" les collaborateurs ajoutés et pourrez y suivre l'avancement des entretiens.
Différence entre les collaborateurs recommandés sur une règle ponctuelle ou récurrente
Lorsque vous consultez les collaborateurs recommandés vous retrouvez les informations suivantes :
- Nom du collaborateur
- Département du collaborateur
- Etablissement du collaborateur
Pour une règle récurrente vous retrouvez en plus la date du dernier entretien dans la même catégorie de campagne (par exemple la date du dernier entretien professionnel s'il s'agit d'une règle de type entretien professionnel). Si le collaborateur n'a jamais eu d'entretien dans la catégorie, vous retrouverez sa date de début de contrat.
Pour une règle ponctuelle, vous retrouverez dans la colonne "à réaliser avant le" la date limite avant laquelle l'entretien devrait être réalisé (calculée en fonction du paramétrage de votre règle).
Ces informations sont là pour vous aider dans le choix de la date de réalisation des entretiens.
Exclure des collaborateurs recommandés
Qu’est ce qu’une exclusion ?
Il est possible qu’un collaborateur n’ait pas besoin d’effectuer un entretien, c’est pourquoi nous vous donnons la possibilité de l’exclure d’une règle afin qu’aucun entretien ne vous soit recommandé pour ce collaborateur sur cette règle.
Le moteur de recommandation ne prendra plus en compte ce collaborateur tant qu’il est exclu.
Par exemple : Si Valentin est exclu de la règle “Entretiens de fin de période d’essai” alors Valentin ne sera jamais recommandé pour cette règle, cependant si vous avez créé d’autres règles, Valentin sera bien pris en compte pour les autres cas d’usages.
Dans quels cas utiliser une exclusion?
Il existe deux possibilités d’exclusion :
- vous pouvez exclure définitivement un collaborateur d’une règle. Cela peut être utile si un collaborateur n’est pas concerné par un type d’entretien et ne devra jamais l’effectuer.
- vous pouvez exclure temporairement un collaborateur d’une règle jusqu’à une date que vous aurez choisie. Passée cette date il sera de nouveau pris en compte par le moteur de recommandation. L’exclusion temporaire peut être utile dans le cas d’un collaborateur en absence longue durée et pour lequel vous ne souhaitez pas planifier d’entretien pour le moment.
Les exclusions servent à gérer des cas particuliers, si vous souhaitez exclure un grand nombre de collaborateurs, c’est surement un signe que votre règle est mal paramétrée (pensez à utiliser les filtres pour cibler la bonne population)
Comment exclure un collaborateur ?
Pour exclure un collaborateur il faut consulter la liste des collaborateurs recommandés sur une règle (en cliquant sur le bouton “planifier les entretiens”), puis cliquer sur le bouton “exclure de la règle” sur la ligne du collaborateur que vous souhaitez exclure.
Le choix entre une exclusion définitive ou temporaire vous sera demandé, et vous pourrez renseigner un commentaire pour préciser le motif de l’exclusion.
L’exclusion prendra effet immédiatement et le collaborateur n’en sera pas averti.
Attention, le collaborateur n’est pas exclu d’une campagne mais bien d’une règle.
Où retrouver les exclusions ?
Pour consulter les exclusions associées à une règle, rendez vous sur l’onglet “règles” et cliquer sur le bouton “exclusions”.
Vous retrouverez sur la page la liste de tous les collaborateurs exclus, jusqu’à quelle date, ainsi que le motif.
Il n’est pas possible de créer de nouvelle exclusion depuis cette page, mais vous pouvez les supprimer ou les modifier en cliquant sur l'icône crayon comme illustré ci-dessous:
Il est possible de modifier le type d'exclusion (définitive ou aléatoire, la date et /ou le commentaire).
Les bonnes pratiques pour suivre et planifier des entretiens recommandés
- Ajoutez les collaborateurs recommandés par vague. Il est possible que vous ayez plusieurs collaborateurs recommandés sur une même règle mais qu'ils aient des dates théoriques d'entretiens différentes. Ne les ajoutez pas un par un aux campagnes, mais regroupez les par vague : planifiez la même date de réalisation pour tous ceux qui doivent faire leur entretien la même semaine, ou le même mois.
- Pour les entretiens ponctuels (type entretien de fin de période d'essai, rapport d'étonnement etc.) gardez une campagne ouverte et ajoutez au fur et à mesure les collaborateurs à cette campagne à des dates différentes. Pour un suivi simplifié, gardez des campagnes par période. Par exemple, une campagne "fin de période d'essai semestre 1" ou "fin de période d'essai année 2022" permet d'ajouter les collaborateurs correspondant à la période à une même campagne.
- N'abusez pas des exclusions, si vous avez trop d'exclusions sur une règle, c'est peut être que cette dernière est mal paramétrée. Pensez à utiliser les filtres pour bien définir la population soumise à la règle.