Qu’est ce qu’une règle et pourquoi en créer ?
Les règles permettent à l’assistant de recommandation de vous suggérer les entretiens qui devraient être réalisés. Pour cela, vous devez indiquer à l’assistant de recommandation dans quels cas les entretiens devraient avoir lieu selon la politique de votre entreprise et le cadre légal que vous suivez.
Il existe deux types de règles :
- les règles ponctuelles qui permettent de recommander des entretiens qui ne devraient être réalisés qu’une seule fois par le collaborateur. Par exemple, un entretien de fin de période d’essai ou un rapport d'étonnement à réaliser 3 mois après l'arrivée d'un collaborateur.
- les règles récurrentes qui permettent de recommander des entretiens qui devraient être réalisés plusieurs fois par un même collaborateur selon une périodicité. Par exemple, les entretiens professionnels tous les deux ans ou les bilans à 6 ans.
Afin que l'assistant de recommandation vous suggère les bons entretiens, il est primordial de bien renseigner les catégories de vos campagnes. En effet, une règle s'appuie sur les mêmes catégories que celle de la campagne. Plus d'informations sur le paramétrage d'une campagne dans cette fiche d'aide.
Exemple: Je crée une règle pour des entretiens professionnels tous les deux ans à partir de la date de début de contrat. Marie a déjà passé un entretien professionnel il y a trois semaines sauf que cette campagne n’a pas de catégorie, dans ce cas le moteur de recommandation ne pourra pas détecter que Marie a déjà fait un entretien professionnel récemment et elle sera recommandé à tord.
Créer une règle récurrente
Prenons l'exemple du bilan à 6 ans. Ouvrez l'onglet des recommandations et cliquez sur l'onglet Règles.
Complétez ensuite les champs pour paramétrer la règle qui permettra d'identifier qui devra réaliser les bilans à 6 ans et à quelle échéance. Si aucun entretien n'a été réalisé dans cette catégorie alors le moteur se basera sur la date de référence choisie (par exemple "date de début de contrat), sinon il se basera sur la date du dernier entretien dans cette catégorie.
Des filtres vous aident à affiner la population concernée.
Créer une règle ponctuelle
La règle ponctuelle se paramètre de la même façon avec une information supplémentaire : la date d'activation.
Par exemple, si vous implémentez une nouvelle politique de rapport d'étonnement et que vous ne souhaitez pas que vos anciens collaborateurs qui n'ont pas fait de rapport d'étonnement vous soient recommandés, alors ne mettez pas une date dans le passée mais plutôt la date du jour. Au contraire, si vous souhaitez vous assurer que tous vos collaborateurs (anciens y compris) ont bien réalisé leur rapport d'étonnement, vous pouvez choisir une date d'activation dans le passé.
Ce n’est pas parce qu’un collaborateur est arrivé avant la date d’activation de la règle qu’il n’est pas pris en compte par le moteur. En effet, le moteur ne compare pas la date d’activation de la règle avec la date de début de contrat du collaborateur, mais bien avec la date théorique à laquelle son entretien devrait être réalisé.
Par exemple: si Valentin est arrivé le 1er janvier 2022 et que selon votre règle il doit réaliser un entretien 3 mois après sa date de début de contrat, et que votre règle possède une date d'activation au 1er février 2022, alors Valentin sera bien recommandé pour le 1er avril 2022.
Modifier et supprimer une règle
- Le titre, les filtres, dates et catégorie d'une règle peuvent être modifiés mais vous ne pouvez pas changer son type. Il n'est pas possible de basculer d'une règle ponctuelle à récurrente et inversement.
- Si vous souhaitez supprimer une règle, les entretiens déjà planifiés ne seront pas supprimés mais vous perdrez les recommandations associées à la règle.
Que faire si la règle remonte des collaborateurs sans date d'ancienneté ?
Il convient de compléter la date d'ancienneté dans le dossier RH de vos collaborateurs, manuellement ou via un import comme illustré dans cette fiche d'aide, afin que l'assistant puisse les prendre en compte dans ses calculs.
Les bonnes pratiques de création de règles
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Ne multipliez pas les règles qui répondent au même cas d'usage. Si vous avez des administrateurs sur des établissements différents qui suivent la même règle, vous pouvez créer une seule et même règle et chaque administrateur ne verra pour la règle que les collaborateurs qui sont dans le périmètre de sa permission "créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre". Vous aurez la possibilité de créer jusqu'à 25 règles.
- Gérez le bilan à 6 ans et le 3eme entretien professionnel dans deux entretiens distincts. Nous vous recommandons de créer deux règles différentes pour le bilan à 6 ans, et les entretiens professionnels, et de bien séparer le contenu des deux cas d'usages en deux entretiens afin que l'assistant de recommandation identifie quels sont les collaborateurs qui doivent effectuer leur bilan à 6 ans.
Quelques exemples de règles
Voici quelques exemples de règles que vous pouvez adapter selon votre entreprise.
Pour les règles ponctuelles :
- Entretien de fin de période d'essai - 3 mois après la date de début de contrat
- Entretien de offboarding - 1 mois avant la date de fin de contrat
- Rapport d'étonnement - 1 mois après la date de début de contrat
Pour les règles récurrentes :
- Entretien professionnel - tous les 2 ans à partir de la date d'ancienneté
- Entretien bilan à 6 ans - tous les 6 ans à partir de la date d'ancienneté
- Entretien annuel - tous les ans à partir de la date de d'ancienneté
Maintenant que vous avez créé vos règles, vous pouvez suivre les recommandations associées.