Créer une règle de recommandation

Qu’est ce qu’une règle et pourquoi en créer ?

Les règles permettent à l’assistant de recommandation de vous suggérer les entretiens qui devraient être réalisés. Pour cela, vous devez indiquer à l’assistant de recommandation dans quels cas les entretiens devraient avoir lieu selon la politique de votre entreprise et le cadre légal que vous suivez.

Il existe deux types de règles :

• les règles ponctuelles qui permettent de recommander des entretiens qui ne devraient être réalisés qu’une seule fois par le collaborateur. Par exemple, un entretien de fin de période d’essai ou un rapport d'étonnement à réaliser 3 mois après l'arrivée d'un collaborateur. 
• les règles récurrentes qui permettent de recommander des entretiens qui devraient être réalisés plusieurs fois par un même collaborateur selon une périodicité. Par exemple, les entretiens professionnels tous les deux ans ou les bilans à 6 ans. 

Exemple: Je crée une règle pour des entretiens professionnels tous les deux ans à partir de la date de début de contrat. Marie a déjà passé un entretien professionnels il y a trois semaines sauf que cette campagne n’a pas de catégorie, dans ce cas le moteur de recommandation ne pourra pas détecter que Marie a déjà fait un entretien professionnel récemment et elle sera recommandé à tord.

Créer une règle récurrente

Prenons l'exemple du bilan à 6 ans. Ouvrez l'onglet des recommandations et cliquez sur l'onglet Règles.

Complétez ensuite les champs pour paramétrer la règle qui permettra d'identifier qui devra réaliser les bilans à 6 ans et à quelle échéance. Si aucun entretien n'a été réalisé dans cette catégorie alors le moteur se basera sur la date de référence choisie (par exemple "date de début de contrat), sinon il se basera sur la date du dernier entretien dans cette catégorie. 

Des filtres vous aident à affiner la population concernée.

Créer une règle ponctuelle

La règle ponctuelle se paramètre de la même façon avec une information supplémentaire : la date d'activation.

Par exemple, si vous implémentez une nouvelle politique de rapport d'étonnement et que vous ne souhaitez pas que vos anciens collaborateurs qui n'ont pas fait de rapport d'étonnement vous soient recommandés, alors ne mettez pas une date dans le passée mais plutôt la date du jour. Au contraire, si vous souhaitez vous assurer que tous vos collaborateurs (anciens y compris) ont bien réalisé leur rapport d'étonnement, vous pouvez choisir une date d'activation dans le passé.

Ce n’est pas parce qu’un collaborateur est arrivé avant la date d’activation de la règle qu’il n’est pas pris en compte par le moteur. En effet, le moteur ne compare pas la date d’activation de la règle avec la date de début de contrat du collaborateur, mais bien avec la date théorique à laquelle son entretien devrait être réalisé. 

Par exemple: si Valentin est arrivé le 1er janvier 2022 et que selon votre règle il doit réaliser un entretien 3 mois après sa date de début de contrat, et que votre règle possède une date d'activation au 1er février 2022, alors Valentin sera bien recommandé pour le 1er avril 2022.

Modifier et supprimer une règle

• Le titre, les filtres, dates et catégorie d'une règle peuvent être modifiés mais vous ne pouvez pas changer son type. Il n'est pas possible de basculer d'une règle ponctuelle à récurrente et inversement. 

• Si vous souhaitez supprimer une règle, les entretiens déjà planifiés ne seront pas supprimés mais vous perdrez les recommandations associées à la règle.

Quelques exemples de règles

Voici quelques exemples de règles que vous pouvez adapter selon votre entreprise. 

Pour les règles ponctuelles :  

• Entretien de fin de période d'essai - 3 mois après la date de début de contrat 
• Entretien de offboarding - 1 mois avant la date de fin de contrat
• Rapport d'étonnement - 1 mois après la date de début de contrat

Pour les règles récurrentes : 

• Entretien professionnel - tous les 2 ans à partir de la date de début de contrat
• Entretien bilan à 6 ans - tous les 6 ans à partir de la date de début de contrat
• Entretien annuel - tous les ans à partir de la date de début de contrat

Maintenant que vous avez créé vos règles, vous pouvez suivre les recommandations associées.