Avant de commencer
Lucca Moyens de paiement vous permet d'ouvrir un compte de paiement au nom de votre société et de mettre à disposition des moyens de paiement auprès de vos collaborateurs.
Voici les étapes à suivre pour l'utiliser au sein de votre société.
1- Ouvrir un compte de paiement
Pour ouvrir un compte de paiement pour votre société, vous devez être un bénéficiaire effectif de celle-ci (personne possédant au moins 25% de la société) ou posséder une procuration de la part d'un bénéficiaire. La marche à suivre est décrite dans la fiche d'aide suivante : Ouvrir un compte de paiement.
La démarche a accès à sa progression.
Une fois le compte ouvert, les autres collaborateurs souhaitant le consulter et le gérer devront vérifier leur identité puis attendre que la personne ayant ouvert le compte leur donne les accès.
2- Paramétrer le plan comptable et les lignes dans l'export
Avec Lucca Moyens de paiement, chaque transaction réalisée avec une carte Frais professionnels est comptabilisée. Une écriture est passée entre votre "Compte Cleemy" et un "compte de rapprochement" que vous pouvez auxiliariser par salarié. Cette écriture sera exportée dans votre comptabilité depuis l'export comptable de Lucca Notes de Frais.
Afin de bénéficier de ces écritures vous devez donc créer dans votre comptabilité les codes comptables des deux comptes précédents, les renseigner dans Cleemy et ajouter les lignes de transaction à votre export comptable. La marche à suivre est décrite dans la fiche d'aide suivante : Gestion comptable des transactions cartes Frais professionnels.
3- Attribuer des cartes permanentes
Afin d'attribuer une carte à un collaborateur, les gestionnaires doivent dans un premier temps créer un ou plusieurs profils de carte définissant les règles associées aux cartes (plafond, livraison de carte physique, blocage automatique selon les absences de vos collaborateurs, les dépenses non justifiées ou les utilisations à tort...) puis y associer les collaborateurs concernés. La marche à suivre est décrite dans la fiche d'aide suivante : Activation et gestion des cartes à usage permanent.
4- Activer les cartes permanentes
Une fois le profil du collaborateur complété, vous retrouvez la carte à activer depuis l'onglet Activation des cartes de Lucca Moyens de paiement. La marche à suivre est décrite dans la fiche d'aide suivante : Activation et gestion des cartes à usage permanent.