OctimeđŸ€solutions de gestion des temps et des plannings RH (Socle RH)

Fonctionnement et mise en place du connecteur avec Octime

Autre intégration avec ce partenaire : Timmi Absences

Fonctionnement de l'intégration

      • Solutions concernĂ©es : Socle RH 
      • Type d'intĂ©gration : fichier plat dĂ©posĂ© sur sFTP
      • Sens de l'intĂ©gration : Lucca vers Octime

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Mise en place de l'intégration

Pour mettre en place l'intégration, l'administrateur de la base Lucca devra mettre en place un FTP. Cela permettra de synchroniser les nouveaux utilisateurs, les modifications des fiches users ainsi que la date de fin de contrat des collaborateurs.

Il vous faudra paramétrer votre dossier RH avec les données décrites ci-dessous. Elles sont nécessaires au bon fonctionnement du connecteur. L'envoi de l'export sera fait de maniÚre automatisée à une heure que vous devrez définir (nous préconisons la nuit, par exemple à 3h du matin). 

Cette mise en place implique une modification du paramétrage cÎté Lucca :

      • crĂ©ation d'un export utilisateur au format attendu par Octime
      • crĂ©ation d'une section dans le dossier RH avec les donnĂ©es nĂ©cessaires Ă  Octime

Dans le cadre de l'envoi des données collaborateurs sur Octime, il faudra créer une section dédiée dans le dossier RH des collaborateurs reprenant obligatoirement les données suivantes :

    • Matricule (le format devra ĂȘtre paramĂ©trĂ© selon celui attendu par le logiciel de paye : GĂ©nĂ©ration automatique du matricule Ă  la crĂ©ation d'un collaborateur)
    • Nom
    • PrĂ©nom
    • Nom de naissance
    • Login
    • Date de naissance 
    • Genre
    • Date d'anciennetĂ©
    • ComplĂ©ment d'adresse
    • NumĂ©ro de voie
    • bis, ter, etc (faire une liste dĂ©roulante avec Bis, Ter, Quater, Quinquies)
    • Nom de la voie
    • Code postal
    • Ville
    • Email professionnel
    • Email personnel
    • Date de dĂ©but de contrat
    • Date de fin de contrat
    • ETP (format de la donnĂ©e : texte /!\ l'administrateur doit bien complĂ©ter la donnĂ©e avec 2 dĂ©cimales : XXX.00 sans cela la donnĂ©e ne s'intĂ©grera pas → vous pouvez accoler au libellĂ© de la donnĂ©e "pensez Ă  modifier cette donnĂ©e lors de la crĂ©ation d'un nouveau contrat" pour ne pas oublier)
    • Date de prise d'effet de l'ETP
    • ModĂšle de contrat
    • Motif de dĂ©but de contrat
    • Motif de fin de contrat
    • Ligne directe
    • Horaire contractuelle mensualisĂ©e (format de la donnĂ©e : texte /!\ l'administrateur doit bien complĂ©ter la donnĂ©e avec 2 dĂ©cimales : XXX.00 sans cela la donnĂ©e ne s'intĂ©grera pas → vous pouvez accoler au libellĂ© de la donnĂ©e "pensez Ă  modifier cette donnĂ©e lors de la crĂ©ation d'un nouveau contrat" pour ne pas oublier)

 

  • Les donnĂ©es suivantes doivent ĂȘtre crĂ©Ă©es obligatoirement, mais peuvent ĂȘtre envoyĂ©es vides. Cela nous sert Ă  conserver la structure du fichier d'export. Par dĂ©faut, les informations sur le poste du collaborateur ne sont pas reprises. Si le client souhaite les renseigner dans Lucca, il faut qu'il ait en tĂȘte qu'il devrait saisir ces informations en 1er dans Octime puis les rĂ©pliquer dans Lucca. Ces donnĂ©es provenant originellement d'Octime, le client devra maintenir Ă  jour ces informations dans Lucca s'il souhaite l'utiliser. 
    • Date d'entrĂ©e sur le poste
    • Code du poste (format de la donnĂ©e : liste de valeurs)
    • LibellĂ© du poste (format de la donnĂ©e : liste de valeurs)
  • Les donnĂ©es suivantes peuvent ĂȘtre crĂ©Ă©es optionnellement. Il peut y avoir 10 niveaux. Comme pour les donnĂ©es "poste", par dĂ©faut, nous ne reprenons pas l'historique. Si le client souhaite gĂ©rer ces donnĂ©es dans Lucca, il devra maintenir Ă  jour l'information dans les deux logiciels
    • Date de l'affectation Ă  la structure
    • Code de l'affectation Ă  la structure (format de la donnĂ©e : liste de valeurs)
    • LibellĂ©e de l'affectation Ă  la structure (format de la donnĂ©e : liste de valeurs)

Pourquoi ne pas gérer le poste et la structure directement dans Lucca ?
Parce que ces données sont créées dans Octime. Octime doit nous envoyer ces informations à intégrer dans la donnée en question. Si vous rajoutez ces données dans Lucca et que celles-ci n'existent pas dans Octime, le fichier d'import sera rejeté. De plus, si vous modifiez uniquement le code et/ou le libellé sans modifier la date de prise de poste/d'affectation, cela va fausser les calculs réalisés par Octime.

Ce paramétrage est donc le paramétrage standard, il peut varier en fonction de ce qui a été paramétré cÎté Octime pour votre base.

Au sein de l'export PSRH, le paramĂ©trage doit ĂȘtre effectuĂ© dans cet ordre : 

Données Lucca Code export Modalité de correspondance / remarque
Matricule Matricule  
Nom Nom  
Prénom Prénom  
Nom de naissance Nom de naissance  
Login Identifiant  
Date de naissance Date de naissance  
Genre Sexe

remplacer Femme par F

remplacer Homme par H

Date d'ancienneté Date d'ancienneté  
Complément d'adresse Cplt d'adresse  
Numéro de voie Numéro  
bis, ter, etc Extension  
Nom de la voie Voie  
Code postal Code postal  
Ville Ville  
Email professionnel Adresse mail  
Email personnel Adresse mail perso  
Début de contrat Date de début de contrat  
Fin de contrat Date de fin de contrat  
ETP ETP  
Date de prise d'effet de l'ETP Date de prise d'effet  
ModÚle de contrat ModÚle de contrat  
Motif de début de contrat Motif de début de contrat  
Motif de fin du contrat Motif de fin du contrat  
Ligne directe N° de téléphone 1  
Horaire contractuelle Horaire mensuel du contrat  
Date d'entrée sur le poste Date du poste  
Code du poste pos_cod  
Libellé du poste pos_lib  
Date de l'affectation à la structure Date de l'affectation Pour la donnée sur la structure du poste, il peut y avoir jusqu'à 10 niveaux donc bien mettre ces données à la fin de l'export pour ne pas bloquer l'intégration 
Code de l'affectation Ă  la structure

niv_cod1

et si plusieurs niveaux niv_cod2; niv_cod3 etc.

Libellé de l'affectation à la structure

niv_lib1

et si plusieurs niveaux niv_lib2; niv_lib3 etc.

Les données "ModÚle de contrat", "Motif de début de contrat", "Motif de fin de contrat" sont des nouvelles données du module de contrat, elles remontent exclusivement dans l'export et ne sont pas intégrables au dossier RH.

La configuration de l'export doit ĂȘtre :

  • Format CSV gĂ©nĂ©rique
  • Format de date dd/MM/yyyy
  • SĂ©parateur de dĂ©cimales : virgules
  • SĂ©parateur des champs : Point-virgule
  • Type de fichier : fichier CSV
  • cocher "GĂ©nĂ©rer la ligne d'en tĂȘte" > LibellĂ© de la donnĂ©e

Créer ensuite une alerte de type modification > Contrat > Date de début de contrat.

Dans les options de cette alerte, mettre un texte informatif du type :

Lors d'un changement de contrat, pensez à modifier les données suivantes :

  • ETP (pensez Ă  indiquer les dĂ©cimales au format .xx)
  • Date de prise d'effet de l'ETP
  • Horaire contractuelle mensualisĂ©e (pensez Ă  indiquer les dĂ©cimales au format .xx)

Par dĂ©faut, les donnĂ©es suivantes doivent ĂȘtre gĂ©rĂ©es par Octime mais, si vous avez souhaitĂ© les intĂ©grer dans Lucca, pensez aussi Ă  mettre Ă  jour :

  • la date d'entrĂ©e, le code et le libellĂ© du poste 
  • la date d'affectation, le code et le libellĂ© dans la structure

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