Fonctionnement et mise en place du connecteur avec Octime
Ce connecteur a été mis en place par Octime, Lucca ne peut donc pas réaliser de personnalisation.
Si vous souhaitez synchroniser d'autres données personnalisées, merci de vous adresser directement à votre correspondant chez Octime pour qu'ils puissent étudier la faisabilité de votre demande.
Fonctionnement de l'intégration
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- Solutions concernées : Poplee Socle RH
- Type d'intégration : fichier plat déposé sur sFTP
- Sens de l'intégration : Lucca vers Octime
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Mise en place de l'intégration
Pour mettre en place l'intégration, l'administrateur de la base Lucca devra mettre en place un FTP. Cela permettra de synchroniser les nouveaux utilisateurs, les modifications des fiches users ainsi que la date de fin de contrat des collaborateurs.
Il vous faudra paramétrer votre dossier RH avec les données décrites ci-dessous. Elles sont nécessaires au bon fonctionnement du connecteur. L'envoi de l'export sera fait de manière automatisée à une heure que vous devrez définir (nous préconisons la nuit, par exemple à 3h du matin).
Cette mise en place implique une modification du paramétrage côté Lucca :
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- création d'un export utilisateur au format attendu par Octime
- création d'une section dans le dossier RH avec les données nécessaires à Octime
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Dans le cadre de l'envoi des données collaborateurs sur Octime, il faudra créer une section dédiée dans le dossier RH des collaborateurs reprenant obligatoirement les données suivantes :
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- Matricule (le format devra être paramétré selon celui attendu par le logiciel de paye : Génération automatique du matricule à la création d'un collaborateur)
- Nom
- Prénom
- Nom de naissance
- Login
- Date de naissance
- Genre
- Date d'ancienneté
- Complément d'adresse
- Numéro de voie
- bis, ter, etc (faire une liste déroulante avec Bis, Ter, Quater, Quinquies)
- Nom de la voie
- Code postal
- Ville
- Email professionnel
- Email personnel
- Date de début de contrat
- Date de fin de contrat
- ETP (format de la donnée : texte /!\ l'administrateur doit bien compléter la donnée avec 2 décimales : XXX.00 sans cela la donnée ne s'intégrera pas → vous pouvez accoler au libellé de la donnée "pensez à modifier cette donnée lors de la création d'un nouveau contrat" pour ne pas oublier)
- Date de prise d'effet de l'ETP
- Modèle de contrat
- Motif de début de contrat
- Motif de fin de contrat
- Ligne directe
- Horaire contractuelle mensualisée (format de la donnée : texte /!\ l'administrateur doit bien compléter la donnée avec 2 décimales : XXX.00 sans cela la donnée ne s'intégrera pas → vous pouvez accoler au libellé de la donnée "pensez à modifier cette donnée lors de la création d'un nouveau contrat" pour ne pas oublier)
- Les données suivantes doivent être créées obligatoirement, mais peuvent être envoyées vides. Cela nous sert à conserver la structure du fichier d'export. Par défaut, les informations sur le poste du collaborateur ne sont pas reprises. Si le client souhaite les renseigner dans Lucca, il faut qu'il ait en tête qu'il devrait saisir ces informations en 1er dans Octime puis les répliquer dans Lucca. Ces données provenant originellement d'Octime, le client devra maintenir à jour ces informations dans Lucca s'il souhaite l'utiliser.
- Date d'entrée sur le poste
- Code du poste (format de la donnée : liste de valeurs)
- Libellé du poste (format de la donnée : liste de valeurs)
- Les données suivantes peuvent être créées optionnellement. Il peut y avoir 10 niveaux. Comme pour les données "poste", par défaut, nous ne reprenons pas l'historique. Si le client souhaite gérer ces données dans Lucca, il devra maintenir à jour l'information dans les deux logiciels
- Date de l'affectation à la structure
- Code de l'affectation à la structure (format de la donnée : liste de valeurs)
- Libellée de l'affectation à la structure (format de la donnée : liste de valeurs)
Pourquoi ne pas gérer le poste et la structure directement dans Lucca ?
Parce que ces données sont créées dans Octime. Octime doit nous envoyer ces informations à intégrer dans la donnée en question. Si vous rajoutez ces données dans Lucca et que celles-ci n'existent pas dans Octime, le fichier d'import sera rejeté. De plus, si vous modifiez uniquement le code et/ou le libellé sans modifier la date de prise de poste/d'affectation, cela va fausser les calculs réalisés par Octime.
Au sein de l'export PSRH, le paramétrage doit être effectué dans cet ordre :
| Données Lucca | Code export | Modalité de correspondance / remarque |
| Matricule | Matricule | |
| Nom | Nom | |
| Prénom | Prénom | |
| Nom de naissance | Nom de naissance | |
| Login | Identifiant | |
| Date de naissance | Date de naissance | |
| Genre | Sexe |
remplacer Femme par F remplacer Homme par H |
| Date d'ancienneté | Date d'ancienneté | |
| Complément d'adresse | Cplt d'adresse | |
| Numéro de voie | Numéro | |
| bis, ter, etc | Extension | |
| Nom de la voie | Voie | |
| Code postal | Code postal | |
| Ville | Ville | |
| Email professionnel | Adresse mail | |
| Email personnel | Adresse mail perso | |
| Début de contrat | Date de début de contrat | |
| Fin de contrat | Date de fin de contrat | |
| ETP | ETP | |
| Date de prise d'effet de l'ETP | Date de prise d'effet | |
| Modèle de contrat | Modèle de contrat | |
| Motif de début de contrat | Motif de début de contrat | |
| Motif de fin du contrat | Motif de fin du contrat | |
| Ligne directe | N° de téléphone 1 | |
| Horaire contractuelle | Horaire mensuel du contrat | |
| Date d'entrée sur le poste | Date du poste | |
| Code du poste | pos_cod | |
| Libellé du poste | pos_lib | |
| Date de l'affectation à la structure | Date de l'affectation | Pour la donnée sur la structure du poste, il peut y avoir jusqu'à 10 niveaux donc bien mettre ces données à la fin de l'export pour ne pas bloquer l'intégration |
| Code de l'affectation à la structure |
niv_cod1 et si plusieurs niveaux niv_cod2; niv_cod3 etc. |
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| Libellé de l'affectation à la structure |
niv_lib1 et si plusieurs niveaux niv_lib2; niv_lib3 etc. |
La configuration de l'export doit être :
- Format CSV générique
- Format de date dd/MM/yyyy
- Séparateur de décimales : virgules
- Séparateur des champs : Point-virgule
- Type de fichier : fichier CSV
- cocher "Générer la ligne d'en tête" > Libellé de la donnée
Créer ensuite une alerte de type modification > Contrat > Date de début de contrat.
Dans les options de cette alerte, mettre un texte informatif du type :
Lors d'un changement de contrat, pensez à modifier les données suivantes :
- ETP (pensez à indiquer les décimales au format .xx)
- Date de prise d'effet de l'ETP
- Horaire contractuelle mensualisée (pensez à indiquer les décimales au format .xx)
Par défaut, les données suivantes doivent être gérées par Octime mais, si vous avez souhaité les intégrer dans Lucca, pensez aussi à mettre à jour :
- la date d'entrée, le code et le libellé du poste
- la date d'affectation, le code et le libellé dans la structure