Fonctionnement et mise en place du connecteur avec Octime
Il vous faudra paramétrer votre dossier RH avec les données décrites ci-dessous. Elles sont nécessaires au bon fonctionnement du connecteur. Si vous souhaitez synchroniser d'autres données que celles proposées, merci de vous adresser à votre correspondant chez Octime pour lui demander un développement spécifique.

Fonctionnement de l'intégration

      • Solutions concernées : Poplee Socle RH 
      • Type d'intégration : fichier plat déposé sur sFTP
      • Sens de l'intégration : Lucca vers Octime
  •  
Cette fiche d'aide est uniquement dédiée à l'export de données collaborateurs Poplee Socle RH. À l'heure actuelle, nous ne pouvons pas nous interfacer avec leur logiciel d'export badgeuse.

Mise en place de l'intégration

Pour mettre en place l'intégration, l'administrateur de la base Lucca devra mettre en place un FTP.

Cela permettra de synchroniser les nouveaux utilisateurs, les modifications des fiches users ainsi que la date de fin de contrat des collaborateurs.

L'envoi de l'export sera fait de manière automatisée à une heure que vous devrez définir (nous préconisons la nuit, par exemple à 3h du matin). 

Cette mise en place implique une modification du paramétrage côté Lucca :

      • création d'un export utilisateur au format attendu par Octime
      • création d'une section dans le dossier RH avec les données nécessaires à Octime

Dans le cadre de l'envoi des données collaborateurs sur Octime, il faudra créer une section dédiée dans le dossier RH des collaborateurs reprenant obligatoirement les données suivantes :

    • Matricule (le format devra être paramétré selon celui attendu par le logiciel de paye : Génération automatique du matricule à la création d'un collaborateur)
    • Nom
    • Prénom
    • Nom de naissance
    • Login
    • Date de naissance 
    • Genre
    • Date d'ancienneté
    • Complément d'adresse
    • Numéro de voie
    • bis, ter, etc (faire une liste déroulante avec Bis, Ter, Quater, Quinquies)
    • Nom de la voie
    • Code postal
    • Ville
    • Email professionnel
    • Email personnel
    • Date de début de contrat
    • Date de fin de contrat
    • ETP (format de la donnée : texte /!\ l'administrateur doit bien compléter la donnée avec 2 décimales : XXX.00 sans cela la donnée ne s'intégrera pas → vous pouvez accoler au libellé de la donnée "pensez à modifier cette donnée lors de la création d'un nouveau contrat" pour ne pas oublier)
    • Date de prise d'effet de l'ETP
    • Modèle de contrat
    • Motif de début de contrat
    • Motif de fin de contrat
    • Ligne directe
    • Horaire contractuelle mensualisée (format de la donnée : texte /!\ l'administrateur doit bien compléter la donnée avec 2 décimales : XXX.00 sans cela la donnée ne s'intégrera pas → vous pouvez accoler au libellé de la donnée "pensez à modifier cette donnée lors de la création d'un nouveau contrat" pour ne pas oublier)

 

  • Les données suivantes doivent être créées obligatoirement, mais peuvent être envoyées vides. Cela nous sert à conserver la structure du fichier d'export. Par défaut, les informations sur le poste du collaborateur ne sont pas reprises. Si le client souhaite les renseigner dans Lucca, il faut qu'il ait en tête qu'il devrait saisir ces informations en 1er dans Octime puis les répliquer dans Lucca. Ces données provenant originellement d'Octime, le client devra maintenir à jour ces informations dans Lucca s'il souhaite l'utiliser. 
    • Date d'entrée sur le poste
    • Code du poste (format de la donnée : liste de valeurs)
    • Libellé du poste (format de la donnée : liste de valeurs)
  • Les données suivantes peuvent être créées optionnellement. Il peut y avoir 10 niveaux. Comme pour les données "poste", par défaut, nous ne reprenons pas l'historique. Si le client souhaite gérer ces données dans Lucca, il devra maintenir à jour l'information dans les deux logiciels
    • Date de l'affectation à la structure
    • Code de l'affectation à la structure (format de la donnée : liste de valeurs)
    • Libellée de l'affectation à la structure (format de la donnée : liste de valeurs)

Pourquoi ne pas gérer le poste et la structure directement dans Lucca ?
Parce que ces données sont créées dans Octime. Octime doit nous envoyer ces informations à intégrer dans la donnée en question. Si vous rajoutez ces données dans Lucca et que celles-ci n'existent pas dans Octime, le fichier d'import sera rejeté. De plus, si vous modifiez uniquement le code et/ou le libellé sans modifier la date de prise de poste/d'affectation, cela va fausser les calculs réalisés par Octime.

Ce paramétrage est donc le paramétrage standard, il peut varier en fonction de ce qui a été paramétré côté Octime pour votre base.

Au sein de l'export PSRH, le paramétrage doit être effectué dans cet ordre : 

Données Lucca Code export Modalité de correspondance / remarque
Matricule Matricule  
Nom Nom  
Prénom Prénom  
Nom de naissance Nom de naissance  
Login Identifiant  
Date de naissance Date de naissance  
Genre Sexe

remplacer Femme par F

remplacer Homme par H

Date d'ancienneté Date d'ancienneté  
Complément d'adresse Cplt d'adresse  
Numéro de voie Numéro  
bis, ter, etc Extension  
Nom de la voie Voie  
Code postal Code postal  
Ville Ville  
Email professionnel Adresse mail  
Email personnel Adresse mail perso  
Début de contrat Date de début de contrat  
Fin de contrat Date de fin de contrat  
ETP ETP  
Date de prise d'effet de l'ETP Date de prise d'effet  
Modèle de contrat Modèle de contrat  
Motif de début de contrat Motif de début de contrat  
Motif de fin du contrat Motif de fin du contrat  
Ligne directe N° de téléphone 1  
Horaire contractuelle Horaire mensuel du contrat  
Date d'entrée sur le poste Date du poste  
Code du poste pos_cod  
Libellé du poste pos_lib  
Date de l'affectation à la structure Date de l'affectation Pour la donnée sur la structure du poste, il peut y avoir jusqu'à 10 niveaux donc bien mettre ces données à la fin de l'export pour ne pas bloquer l'intégration 
Code de l'affectation à la structure

niv_cod1

et si plusieurs niveaux niv_cod2; niv_cod3 etc.

Libellé de l'affectation à la structure

niv_lib1

et si plusieurs niveaux niv_lib2; niv_lib3 etc.

Les données "Modèle de contrat", "Motif de début de contrat", "Motif de fin de contrat" sont des nouvelles données du module de contrat, elles remontent exclusivement dans l'export et ne sont pas intégrables au dossier RH.

La configuration de l'export doit être :

  • Format CSV générique
  • Format de date dd/MM/yyyy
  • Séparateur de décimales : virgules
  • Séparateur des champs : Point-virgule
  • Type de fichier : fichier CSV
  • cocher "Générer la ligne d'en tête" > Libellé de la donnée

Créer ensuite une alerte de type modification > Contrat > Date de début de contrat.

Loom_6TWLyYvQgw.png

Dans les options de cette alerte, mettre un texte informatif du type :

Lors d'un changement de contrat, pensez à modifier les données suivantes :

  • ETP (pensez à indiquer les décimales au format .xx)
  • Date de prise d'effet de l'ETP
  • Horaire contractuelle mensualisée (pensez à indiquer les décimales au format .xx)

Par défaut, les données suivantes doivent être gérées par Octime mais, si vous avez souhaité les intégrer dans Lucca, pensez aussi à mettre à jour :

  • la date d'entrée, le code et le libellé du poste 
  • la date d'affectation, le code et le libellé dans la structure

La fiche d'aide d'Octime est consultable sur ce lien.

Contenu de la page

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0