Que faire en cas de changement de contrat pour l'un de vos collaborateurs ? (passage stage, contrat d'apprentissage à CDI, ou CDD à CDI)

Avant de commencer

Vous retrouverez dans cette fiche d'aide les étapes à suivre lorsqu'un de vos collaborateurs change de contrat. Par exemple lorsqu'un stagiaire passe en CDD/Apprentissage, ou lorsqu'un collaborateur en CDD ou contrat d'apprentissage passe en CDI.

Il existe différentes manipulations à effectuer en fonction des solutions Lucca que vous possédez.

Si en plus du changement de contrat, il change d'établissement, alors vous pouvez consulter cette fiche d'aide.

Ajout d'un nouveau contrat

🚩 Il ne faut surtout pas créer 2 fiches utilisateurs personnelles pour un même salarié ! Vous pouvez à tout moment retrouver une personne en cochant sur “Inclure les collaborateurs partis” dans le module Collaborateurs.

La première étape à effectuer est d'ajouter un nouveau contrat dans le module "Collaborateurs" sur la fiche existante de votre collaborateur. En ajoutant un nouveau contrat, vous clôturerez en même temps l'ancien contrat.

Vous retrouverez tous les détails sur les contrats dans cette fiche d'aide.

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Il ne faut pas modifier le contrat existant mais bien ajouter un nouveau contrat. Les contrats dans Lucca doivent correspondre aux contrats signés dans la réalité. En effet, chaque contrat a une date de début et de fin et surtout un type de contrat (CDD, CDI, Stage..) : il est important que la fiche de l'utilisateur dans Lucca reflète cette réalité notamment pour le bon usage des solutions mais surtout pour vos besoins de reporting et d'historique. 

Certaines données sont liées au contrat mais d'autres données de la fiche utilisateur ne sont pas temporalisées : toute modification opérée aura l'effet d'un annule et remplace. 

Modifications des données dans la fiche utilisateur

La deuxième étape est de modifier les données essentielles à l'utilisation des différentes solutions Lucca, que l'on appelle "Données applicatives".

Si vous avez Timmi Absences

  • Ignorer ou réaliser le solde de tout compte : avant le retour d'un collaborateur ou son changement de contrat, il est important de réaliser ou d'ignorer le solde de tout compte depuis Crédit/Débit > Solde de tout compte. Pour en savoir plus : Solde de tout compte, départ et/ou retour du collaborateur
    -  Si le collaborateur doit conserver ses précédents soldes de congés (cas de contrats successifs avec conservation des compteurs), vous pouvez cliquer sur "Ignorer le solde de tout compte".
    - En revanche, si le collaborateur ne doit pas conserver ses précédents soldes de congés car le reliquat lui a été payé sur son dernier bulletin de paie, dans ce cas il faut cliquer sur "Réaliser le solde de tout compte". Cela est à faire avant le début du nouveau contrat. 
  • Modifier le profil d'acquisition du collaborateur si nécessaire. Vous pouvez vous aider de cette fiche d'aide, notamment la partie "Rattacher un collaborateur à un profil d'acquisition".
    En passant d'un profil à un autre, Timmi Absences créditera le nombre de jours du nouveau profil à la fin du mois où la modification a été apportée. Il n'est pas possible de "prévoir" le changement de profil dans le futur car on ne renseigne pas de date de prise d'effet.
    Par exemple, un stagiaire recruté en apprentissage ou CDI ayant auparavant le profil "Aucun droit" devra passer en profil d'acquisition "25 CP".
  • Modifier le calendrier : le collaborateur peut tout à fait passer d'un calendrier avec le Lundi de Pentecôte férié à un calendrier sans Lundi de Pentecôte férié. Par exemple, les stagiaires ne sont pas concernés par la journée de solidarité et ne travaillent pas le Lundi de Pentecôte. De ce fait un stagiaire recruté en CDI aura sûrement besoin d'une mise à jour de calendrier. 
  • Modifier le cycle de travail du collaborateur si nécessaire. Vous pouvez vous aider de cette fiche d'aide, notamment la partie "Attribuer un cycle de travail à un utilisateur".
    À l’inverse du profil d'acquisition, il est possible de prévoir les futurs cycles de travail en y ajoutant des dates de début et de fin. Nous vous conseillons de ne pas ajouter de date de fin au cycle de travail si le collaborateur est en CDI et ne compte pas changer de cycle. 
    Par exemple, un apprenti recruté en CDI ayant auparavant un cycle en jours mais passant à un cycle en heures, il faudra lui attribuer un cycle en heures correspondant.
Pour information, Timmi Absences ne permet pas de saisir des absences sur un contrat futur pour des raisons de sécurité. Il faudra donc attendre que le nouveau contrat ait débuté et soit donc actif avant de pouvoir ajouter des absences sur cette période. 
En effet, nous partons du principe qu'on ne peut pas prévoir ce qu'il va se passer (est-ce que l'utilisateur va changer de profil d'acquisition et donc on ne doit pas se baser sur ses droits actuels, est-ce qu'on ne va pas décaler son arrivée, est-ce il aurait moins de droits dans le futur, etc...), et donc ce comportement est une sécurité dans l'outil.
🚩 Des modifications sur le cycle de travail auront aussi un impact dans Timmi Temps 🚩

Si vous avez Timmi Temps

  • Modifier le rôle si nécessaire : si votre collaborateur ne déclarait jusqu'à présent pas ses temps dans Timmi Temps, il sera nécessaire de lui ajouter un rôle Timmi Temps avec la permission "Doit déclarer ses temps". 
  • Modifier le cycle de travail si nécessaire : si votre collaborateur était auparavant sous un cycle en unité jours et doit passer sur un cycle en heures, il sera nécessaire de modifier son cycle de travail dans sa fiche utilisateur. Il faudra bien veiller à ce que la date de début du cycle corresponde à la date à laquelle la déclaration sous cette nouvelle unité doit commencer. 
  • Vérifier le rattachement ou rattacher le cycle de travail au règlementaire Timmi Temps : il faudra dans le paramétrage du règlementaire Timmi Temps, vérifier que le cycle de travail affecté au collaborateur soit bien renseigné dans la partie "Définir les déclarants concernés"

    Sans ces 3 actions, votre collaborateur ne pourra pas déclarer ses temps. Pour retrouver le détail des actions à réaliser en images, vous pouvez consulter cette fiche d'aide : Ajouter un collaborateur dans Timmi Temps

Si vous avez Cleemy Notes de frais

  • Modifier le profil Cleemy du collaborateur si nécessaire.
S'il change en plus d'établissement, il faut s'assurer qu'il a bien saisi toutes ses dépenses sur l'ancien établissement. Ainsi, elles resteront dans le circuit de l'ancien établissement et Cleemy Notes de frais fera la distinction avec les prochaines notes de frais. Nous vous invitons donc à demander à vos collaborateurs de bien finaliser la saisie de leurs notes de frais sur leur précédent contrat, puis à les approuver, contrôler et exporter avant le début de son nouveau contrat. 

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