360 Learning - solution de Collaborative Learning – Support Lucca

Fonctionnement et mise en place du connecteur avec 360 Learning

Ce connecteur a été mis en place par 360 Learning, Lucca ne peut donc pas réaliser de personnalisation.
Si vous souhaitez synchroniser d'autres données personnalisées, merci de vous adresser directement à votre correspondant chez 360Learning pour qu'ils puissent étudier la faisabilité de votre demande.

Fonctionnement de l'intégration

- - Solutions concernées : Poplee Socle RH
  - Type d'intégration : fichier plat
  - Sens de l'intégration : Lucca vers 360 learning

Mise en place de l'intégration

Pour mettre en place l'intégration, il faudra voir avec votre correspondant 360 Learning pour la mise en place du FTP. Le serveur FTP est fourni par 360 Learning. Cela permettra de synchroniser les nouveaux utilisateurs, les modifications des fiches users ainsi que la date de fin de contrat des collaborateurs.

Il vous faudra paramétrer votre dossier RH avec les données décrites ci-dessous. Elles sont nécessaires au bon fonctionnement du connecteur. L'envoi de l'export sera fait de manière automatisée à une heure que vous devrez définir (nous préconisons la nuit, par exemple à 3h du matin).

Cette mise en place implique une modification du paramétrage côté Lucca :

- - création d'un export utilisateur au format attendu par 360 learning
  - création d'une section dans le dossier RH avec les données nécessaires à 360 learning

Une action devra être demandée au support Lucca afin que notre équipe produit puisse modifier le format de votre export en UTF-8. Dans votre ticket, il faudra nous indiquer l'URL de votre base Lucca ainsi que le nom de l'export dont le format doit être modifié.

Dans le cadre de l'envoi des données collaborateurs sur 360 learning, il faudra créer une section dédiée dans le dossier RH des collaborateurs reprenant obligatoirement les données suivantes :

- Matricule
- E-mail professionnel
- Prénom
- Nom
- Intitulé de poste
- Langue
- Matricule du manager (donnée de type texte à créer, vous pourrez faire un import de la donnée pour la compléter)
- Statut (donnée de type liste de valeurs à créer avec pour choix Active / Inactive)

Au sein de l'export PSRH, le paramétrage doit être effectué dans cet ordre :

Données Lucca	Code export	Modalité de correspondance / remarque
Matricule	uniqueId
E-mail professionnel	email
Prénom	firstName
Nom	lastName
Intitulé de poste	title
Langue	language	ex: fr pour français
Manager (matricule)	managerId
Statut	status

Un fichier d'exemple est disponible ici : Export_360L

Si vous avez déjà des collaborateurs dans 360 Learning et dans Lucca, pour éviter qu'il y ait des doublons lors des imports de fichiers, il faudra vous assurer que le collaborateur ait bien la même adresse mail dans les deux solutions. C'est ce mail qui sert d'identifiant dans 360 Learning.

Petit point d'attention : Pour qu'un utilisateur soit envoyé dans 360 learning ou, que son accès soit clôturé, l'administrateur devra renseigner la donnée statut (donnée personnalisée, créée spécialement pour 360 learning) sur le dossier RH de l'utilisateur concerné. L'administrateur devra indiquer si l'utilisateur est actif ou non. Ce n'est donc pas la date de début ou de fin de contrat du collaborateur qui déclenche l'ouverture ou le retrait des accès. En attendant que cette donnée puisse être envoyée de manière automatisée à 360 learning, nous préconisons à l'administrateur de se créer une tâche spécifique dans le process de onboarding et offboarding des collaborateurs pour ne pas oublier de mettre à jour cette donnée. Nous conseillons de garder cette donnée dans le dossier RH car, cela permet à l'administrateur de pouvoir contrôler, via un rapport ou via les reminder de ces tâches, quels sont les accès à créer / retirer de 360 learning.

Comment créer mon export

Dans le menu "Export" du module "Collaborateurs" (Collaborateurs > Export)

I- Cliquez sur "Nouvelle configuration" et sélectionnez le format de sortie "Format csv générique"

II- Renseignez les paramètres généraux de votre format d'export :

Complétez les informations attendues par 360 learning

III- Sélectionnez les données à exporter parmi le catalogue de données de votre dossier RH

Cliquez sur le bouton Ajouter une donnée, une liste déroulante vous permet de sélectionner globalement une section avec toutes les données qui la compose ou de manière unitaire une donnée du dossier RH.

L'ordre des données définira l'ordre des colonnes qui seront générées dans votre fichier d'export. Les données doivent impérativement être organisées dans l'ordre du tableau définit ci-dessus.

IV- Accédez aux tables de correspondance et au formatage avancé

L'onglet Table de correspondance permet de visualiser les valeurs de données valorisées au format attendu par 360 learning pour les collaborateurs du périmètre de votre export.

Dans Formatage&options avancées, l'option avancée Code export vous permet de personnaliser le nom de l'entête de colonne générée sur la première ligne de votre fichier. Par défaut, cet entête est renseigné par le code attribué par Lucca pour chaque donnée telle qu'elle est stockée dans la base de données. Dans notre cas, il vous faut modifier les codes exports pour que cela correspondent aux informations attendues par 360 learning, indiqué dans le tableau ci-dessus.

V- Paramétrer le dépôt sur un dossier FTP

Une fois le paramétrage de votre export terminé, il vous faudra initialiser le 1er export, c'est-à-dire indiquer la date à laquelle vous souhaitez faire remonter les informations

Pour l'envoyer sur le FTP, dans la configuration de l'export (la roue crantée est un raccourci)

Allez dans l'onglet "automatisation"

Activez l'export automatique (nous préconisons la nuit, par exemple à 3h du matin)
Activer le dépôt sur FTP : sélectionnez le dossier FTP que vous avez créé

Le paramétrage de ce connecteur est terminé.

Mettre à jour les données via un import

Si vous devez mettre à jour les données des collaborateurs en masse, merci de vous référer à la fiche dédiée : Importer des données salariés

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