Avant de commencer
Le module des Actions à réaliser vous permet, en tant qu'Administrateur, de retrouver sur une seule interface toutes les absences qui requièrent votre attention (par exemple les collaborateurs de retour au travail après une longue absence) ou une action de votre part (contrôler un justificatif d'absence, requalifier une absence etc.).
Voici les différents types d'actions à réaliser :
- Profils collaborateurs à compléter
- Reprise du travail suite à une longue absence
- Les absences dont le motif doit être précisé
- Les justificatifs à contrôler
- Les soldes en anomalie
- Les ajustements d'acquisition pour les arrivées / départs
- Les demandes urgentes en attente d'approbation
- Les comptes expirés ou à expirer prochainement
- Synchronisations avec erreurs
Plusieurs permissions doivent être activées pour accéder à l’ensemble des blocs présentés ci-dessous. Pour savoir comment modifier vos droits d'accès, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.
Profils collaborateurs à compléter
Les collaborateurs identifiés dans Profils collaborateurs à compléter ont dans leur fiche collaborateur des données manquantes nécessaires au bon fonctionnement de Timmi Absences. Tant que ces données ne sont pas complétées, ces collaborateurs seront exclus de l’acquisition calculée par Timmi Absences (c'est-à-dire qu'ils ne percevront aucun crédit de jours ni en mode manuel ni en mode automatique).
Pour rendre ce bloc accessible vous devez avoir dans votre rôle les permissions Créditer un compte d’absences ET importer des droits.
Reprise du travail suite à une longue absence
Sont affichés dans Reprise du travail suite à une longue absence les collaborateurs étant absents depuis plus de 30 jours calendaires. Le retour au travail de ces collaborateurs peut nécessiter une action particulière : organisation d'une visite médicale, d'un entretien professionnel, préparation du matériel informatique, etc.
Pour rendre ce bloc accessible, le paramètre Nouveaux formulaires arrêt de travail (DSN) dans les Préférences doit être activé (merci de contacter le support).
Il faut ensuite cocher la permission Voir les reprises du travail après une longue absence dans les rôles à qui ce droit doit être donné.
Les absences dont le motif doit être précisé
Dans Timmi Absences vous pouvez utiliser un motif d'attente, de type "Absence à justifier", pour noter l'absence d'un collaborateur qui ne vous a pas fourni d'explication ou d'arrêt de travail. Ces absences sont saisies par vous ou par son manager dans la Gestion du planning, et remontent alors dans le module Actions à réaliser pour être traitées avant votre prochaine période de paie.
Une fois le motif connu, vous devez mettre à jour l’absence du collaborateur en suivant le lien "Requalifier" vers le module Gestion du planning.
Les justificatifs à contrôler
Certaines absences, telles que les évènements familiaux (ex : naissance, mariage / PACS, enfant malade, etc.) nécessitent un justificatif.
Ces absences apparaissent dans Actions à réaliser dès qu'elles sont approuvées par le manager. Vous pouvez ainsi contrôler les justificatifs joints avant de cliquer sur "Valider" afin de faire disparaître la ligne.
Le paramètre Les absences sur ce compte nécessitent un justificatif dans les comptes d'absences doit être activé pour que les absences remontent dans cette section.
Pour que cette information s'affiche, vous devez avoir dans votre rôle la permission de Créditer un compte d'absence.
Les soldes en anomalie
Il s’agit des comptes ayant un solde négatif alors que les paramètres des comptes concernés n’autorisent pas les soldes débiteurs et pour lesquels :
- La date de fin d’acquisition du compte soit antérieure à la date du jour ;
- Lorsque le crédit intégral en début de période est activé, la date de début d’acquisition soit antérieure à la date du jour.
Dans la majorité des cas, un solde en anomalie s’explique par une action réalisée par l’administrateur via le module Gestion du planning. En effet, les permissions de l'administrateur lui permettent de passer outre les blocages liés au paramétrage du compte.
Dans la colonne "Détails", vous pouvez cliquer sur Afficher pour consulter l'historique des actions sur le compte pour ce collaborateur.
Pour rectifier la situation, nous vous invitons à aller dans la Gestion du planning pour requalifier certaines absences vers un autre motif ou dans Ajustement manuel pour modifier le solde.
Pour que le bloc Soldes en anomalie s'affiche, vous devez avoir dans votre rôle la permission Créditer un compte d'absence.
Ajustements d'acquisition pour les arrivées / départs
Vous trouverez dans le bloc Ajustements d'acquisition les collaborateurs qui arrivent ou partent en cours d'année, et qui ont au moins un compte d'absence avec une acquisition annuelle en début d'année civile, c'est le cas par exemple quand vos RTT s'acquièrent en totalité chaque 1er janvier.
Les collaborateurs arrivant ou partant en cours d'année, ont droit à un prorata du droit complet en raison de leur présence partielle sur la période. Pour ceux qui partent, et qui ont déjà reçu le droit complet, Timmi Absences propose un débit pour ajuster l'acquisition.
Les demandes urgentes en attente d'approbation
Ce bloc affiche les demandes d'absence en attente d'approbation et à approuver en urgence, sont affichées les périodes d'absences dans le passé et dans les 5 jours à venir. Le lien vers le module Approbation vous permet d'arriver sur la liste filtrée des demandes en question. Vous pouvez alors effectuer des actions en masse ou en passant sur chaque demande pour relancer l'approbateur, approuver la demande, la refuser ou la transférer.
Les comptes expirés ou à expirer prochainement
Ce bloc vous permet d'identifier les comptes expirés (dans les 6 derniers mois), c'est-à-dire ceux avec une période de consommation terminée. Pour ces comptes vous devez en principe faire un transfert vers un autre compte, une remise à zéro ou un écrêtage.
Sont affichés aussi les comptes arrivant à expiration dans les 3 prochains mois pour lesquels un ou plusieurs collaborateurs ont encore des jours disponibles dessus. Le rapport vous permet d'identifier les collaborateurs concernés, vous pourrez alors les avertir afin qu'ils posent des jours.
FAQ
Je vois de nombreux soldes en anomalie sur des comptes expirés. Que faire ?
Pour les faire disparaître, vous pouvez vous rendre dans le module Crédit / Débit > Ajustement manuel et choisir l'ajustement collectif pour remettre à zéro les compteurs concernés (exemple : RTT 2021). Conservez uniquement les compteurs sur lesquels vous devez encore agir : requalifier l'absence d'un collaborateur ou transférer d'un compteur à un autre.
Que faire des absences à justifier passées ?
Pour les absences à justifier trop anciennes, vous devrez les supprimer une par une, en suivant pour chacune le lien Requalifier. En général, ces absences sont prévues pour ne pas être exportées en paie, donc leur suppression n'aura pas d'impact en paie.
Il y a beaucoup de justificatifs à collecter sur des absences lointaines. Comment m'en sortir ?
Si certaines absences sur 2021 et début 2022, ont déjà été contrôlées, vous pouvez valider une à une les absences, cela fera disparaître les lignes.
Si vous n'avez plus besoin de suivre les justificatifs sur certains motifs, rendez-vous dans Paramétrage > Compte pour décocher la case.
Les modifications s'appliqueront aux absences futures.
Quand je clique sur Valider le justificatif, Timmi Absences me propose parfois de recréditer des jours. Pourquoi ?
Historiquement, pour faire remonter les justificatifs à contrôler dans le module Actions à réaliser, il fallait activer le Suivi du solde pour les comptes d’absences nécessitant un justificatif. Le compte d’absence était débiteur dans le tableau des compteurs de la page Demande jusqu’à ce que l’administrateur solde le compte, en principe après avoir obtenu le justificatif.
Dans la plupart des cas, cette logique de crédit / débit qui incombe au Suivi du solde n’était pas nécessaire pour certaines absences comme les événements familiaux. Il a alors été ajouté un nouveau paramètre du compte : une case à cocher “Les absences sur ce compte nécessitent un justificatif”.
Pour les comptes d’absences ayant le Suivi du solde et la case à cocher activés, la fenêtre de recrédit consiste à valider que vous souhaitez bien recréditer ces jours, ce qui fera disparaître la ligne dans le tableau des compteurs du collaborateur.
Que faire des demandes dans le passé trop lointaines, en attente d'approbation ?
En vous rendant dans le module Approbation, vous pouvez ajuster le filtre "avant le xx" pour mettre une date limite. Vous pourrez alors refuser une à une ces demandes ou les approuver. Attention, en cas d'approbation des demandes, il est probable que les absences ressortent dans votre prochain export paie.
Retrouvez l'ensemble des fonctionnalités pour administrer les absences et les soldes dans cette vidéo (Les actions à réaliser sont évoquées de 0:11' à 3:20').