Avant de commencer
Cette fiche d'aide concerne le nouveau module Actions à réaliser. Bon à savoir : Que vous utilisiez ou pas le module avant sa refonte, vous pourriez être intéressé par notre FAQ en bas de page pour faire le ménage, et repartir du bon pied.
Le module d'actions à réaliser vous permet, en tant qu'administrateur, de visualiser les actions nécessaires de votre part pour gérer les absences de vos collaborateurs dans Timmi Absences.
Les actions à réaliser sont disponibles dans l'onglet Actions à réaliser. Voici les différents types d'actions à réaliser :
- Les absences dont le motif doit être précisé
- Les justificatifs à contrôler
- Ajustements d'acquisition pour les arrivées / départs
- Les soldes en anomalie
- Les demandes urgentes en attente d'approbation
Plusieurs permissions doivent être activées pour accéder à l’ensemble des blocs présentés ci-dessous. Cette fiche d’aide détaille les permissions à activer selon vos besoins. C’est notamment la permission Créditer un compte d'absence qui permet d'activer les blocs suivants : Justificatifs à collecter, Solde débiteur en anomalie et Ajustements à effectuer.
Les absences dont le motif doit être précisé
Dans Timmi Absences vous pouvez utiliser un motif d'attente, de type "Absence à justifier", pour noter l'absence d'un collaborateur qui ne vous a pas fourni d'explication ou d'arrêt de travail. Ces absences sont saisies par vous ou par son manager dans la Gestion du planning, et remontent alors dans le module Actions à réaliser pour être traitées avant votre prochaine période de paie.
Une fois le motif connu, vous devez mettre à jour l’absence du collaborateur en suivant le lien "Requalifier" vers le module Gestion du planning.
Les justificatifs à contrôler
Certaines absences, telles que les évènements familiaux (ex : naissance, mariage / PACS, enfant malade, etc.) nécessitent un justificatif.
Ces absences apparaissent dans Actions à réaliser dès qu'elles sont validées par le manager. Vous pouvez ainsi contrôler les justificatifs joints avant de cliquer sur "Valider" afin de faire disparaître la ligne.
Les absences remontées dans cette section sont celles sur les comptes d'absence ayant le paramètre "Les absences sur ce compte nécessitent un justificatif" coché (dans la partie Usage des paramètres du compte).
Pour que cette information s'affiche, vous devez avoir dans votre rôle la permission de créditer un compte d'absence. Pour savoir comment modifier vos droits d'accès, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.
Les soldes en anomalie
Il s’agit des comptes ayant un solde actuel négatif alors que le compte d’absence concerné n’autorise pas les soldes débiteurs. Remonteront en Soldes en anomalie les comptes pour lesquels :
- La date de fin d’acquisition du compte est antérieure à la date du jour ;
- Lorsque le crédit intégral en début de période est activé (case cochée), la date de début d’acquisition est antérieure à la date du jour.
Dans la majorité des cas, un solde en anomalie s’explique par une action réalisée par l’administrateur via le module « Gestion du planning ». En effet, les permissions de l'administrateur lui permettent de passer outre les blocages liés au paramétrage du compte.
Dans la colonne "Détails", vous pouvez cliquer sur Afficher pour consulter l'historique des actions sur le compte pour ce collaborateur.
Pour rectifier la situation, nous vous invitons à aller dans Ajustement manuel pour modifier le solde ou dans Gestion du planning pour requalifier certaines absences vers un autre motif.
Pour que cette information s'affiche, vous devez avoir dans votre rôle la permission de créditer un compte d'absence. Pour savoir comment modifier vos droits d'accès, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.
Ajustements d'acquisition pour les arrivées / départs
Dans les cas d'acquisition annuelle en début d'année civile ou de référence, vous trouverez ici des utilisateurs ayant besoin d'un ajustement : ceux arrivant ou partant sur la période. Cela concerne uniquement le crédit annuel (ou semestriel, trimestriel), par exemple, quand vos RTT s'acquièrent en totalité chaque 1er juin, ou si vos Congés payés s'acquièrent en totalité au 1er janvier.
Les collaborateurs arrivant ou partant sur la période, ont droit à un prorata du droit complet en raison de leur présence partielle sur la période. Pour ceux qui partent, et qui ont déjà reçu le droit complet, Timmi Absences propose un débit pour ajuster l'acquisition.
- Pour les départs : un paramètre vous permet d'effectuer les ajustements en cas de départ de façon automatique.
- Pour les arrivées : lorsque le collaborateur est créé durant son mois d'arrivée, et que le paramètre "Ecritures mensuelles" indique "Dernier jour du mois", Timmi Absences gère automatiquement le crédit de rattrapage.
Les demandes urgentes en attente d'approbation
Ce bloc affiche les demandes d'absence en attente d'approbation que les managers doivent approuver. Les demandes d'absences passées et des 5 prochains jours sont affichées. Le lien vers le module Approbation vous permet d'arriver sur la liste filtrée des demandes en question. Vous pouvez alors effectuer des actions en masse ou en passant sur chaque demande pour relancer l'approbateur, l'approuver ou la transférer.
FAQ
Je vois de nombreux soldes en anomalie sur des comptes expirés. Que faire ?
Pour les faire disparaître, vous pouvez vous rendre dans le module Crédit / Débit > Ajustement manuel et choisir l'ajustement collectif pour remettre à zéro les compteurs concernés (exemple : RTT 2017). Conservez uniquement les compteurs sur lesquels vous devez encore agir : requalifier l'absence d'un collaborateur ou transférer d'un compteur à un autre.
Que faire des absences à justifier passées ?
Pour les absences à justifier trop anciennes, vous devrez les supprimer une par une, en suivant pour chacune le lien Requalifier. En général, ces absences sont prévues pour ne pas être exportées en paie, donc leur suppression n'aura pas d'impact en paie.
Il y a beaucoup de justificatifs à collecter sur des absences lointaines. Comment m'en sortir ?
Dans l'ancien module, vous pouviez cliquer une par une sur Solder le compte afin de faire disparaître les lignes. Dans le nouveau module, seules les absences postérieures à 2021 ont été reprises. Si certaines absences sur 2021 et début 2022, ont déjà été contrôlées, vous pouvez valider une à une les absences, cela fera disparaître les lignes.
Si vous n'avez plus besoin de suivre les justificatifs sur certains motifs, rendez-vous dans Paramétrage > Compte pour mettre à jour le paramètre correspondant dans le compte. Les modifications s'appliqueront aux absences futures.
Dans la nouvelle page, quand je clique sur Valider le justificatif, Timmi Absences me propose parfois de recréditer des jours. Pourquoi ?
Historiquement, pour faire remonter les justificatifs à contrôler dans le module Actions à réaliser il fallait activer le Suivi du solde pour les comptes d’absences nécessitant un justificatif. Le compte d’absence était débiteur dans le tableau des compteurs de la page Demande jusqu’à ce que l’administrateur solde le compte, en principe après avoir obtenu le justificatif.
Dans la plupart des cas, cette logique de crédit / débit qui incombe au Suivi du solde n’était pas nécessaire pour certaines absences comme les événements familiaux. Il a alors été ajouté un nouveau paramètre du compte : une case à cocher “Les absences sur ce compte nécessitent un justificatif”.
Pour les comptes d’absences ayant le Suivi du solde et la case à cocher activés, la fenêtre de recrédit consiste à valider que vous souhaitez bien recréditer ces jours, ce qui fera disparaître la ligne dans le tableau des compteurs du collaborateur.
Que faire des demandes dans le passé trop lointaines, en attente d'approbation ?
En vous rendant dans le module Approbation, vous pouvez ajuster le filtre "avant le xx" pour mettre une date limite. Vous pourrez alors refuser une à une ces demandes ou les approuver. Attention, en cas d'approbation des demandes, il est probable que les absences ressortiront dans votre prochain export paie.
Retrouvez l'ensemble des fonctionnalités pour administrer les absences et les soldes dans cette vidéo (Les actions à réaliser sont évoquées de 0:11' à 3:20').