[Nouveau] Traiter les Actions à réaliser

Avant de commencer

Cette fiche d'aide concerne le nouveau module Actions à réaliser en déploiement sur fin Q2.

Bon à savoir : que vous ayez ou non le nouveau module, si vous n'utilisiez pas encore le module Actions à réaliser, vous pourriez être intéressé par notre FAQ en bas de page, pour faire le ménage, et repartir du bon pied.

Le module d'actions à réaliser vous permet, en tant qu'administrateur, de visualiser les actions nécessaires de votre part pour gérer les absences de vos collaborateurs dans Timmi Absences.

Les actions à réaliser sont disponibles dans l'onglet Actions à réaliser. Voici les différents types d'actions à réaliser :

Les absences dont le motif doit être précisé

Dans Timmi Absences, vous pouvez utiliser un motif d'attente, de type "Absence à justifier", pour noter l'absence d'un collaborateur, tant qu'il ne vous a pas fourni d'explication ou d'arrêt de travail. Ces absences sont saisies par vous ou par son manager dans la Gestion du planning, et remontent alors ici, pour être traitées d'ici votre prochaine période de paie.

Une fois le motif connu, vous devez mettre à jour son planning, en suivant le lien "Requalifier" vers le module Gestion du planning.

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NB : pour que cette information s'affiche, vous devez avoir dans votre rôle la permission d'imposer une absence. Pour savoir comment modifier vos droits d'accès, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

Les justificatifs à contrôler

Certains absences, tels les évènements familiaux (ex : naissance, mariage / PACS, enfant malade, etc.) nécessitent un justificatif. 
Ces absences apparaissent dans votre tableau de bord dès qu'elles sont validées par le manager.

Vous pouvez ainsi contrôler les justificatifs joints avant de cliquer sur "Valider" afin de faire disparaître la ligne.

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Les absences remontées dans cette section sont celles sur les comptes d'absence ayant le paramètre "Les absences sur ce compte nécessitent un justificatif" coché.

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Pour que cette information s'affiche, vous devez avoir dans votre rôle la permission de créditer un compte d'absence. Pour savoir comment modifier vos droits d'accès, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

Les soldes en anomalie

Il s’agit des comptes ayant un solde actuel négatif alors que ce n’est pas autorisé dans Timmi Absences.
Dans la majorité des cas, un solde en anomalie s’explique par une action réalisée par l’administrateur via le module « Gestion du planning ». En effet, les permissions de l'administrateur lui permettent de passer outre les blocages liés au paramétrage du compte.
Dans la colonne "Détails", vous pouvez cliquer sur Afficher pour consulter l'historique des actions sur le compte pour ce collaborateur.

Pour rectifier la situation, nous vous invitons à aller dans Ajustement manuel pour modifier le solde ou dans Gestion du planning pour requalifier certaines absences vers un autre motif.

Pour que cette information s'affiche, vous devez avoir dans votre rôle la permission de créditer un compte d'absence. Pour savoir comment modifier vos droits d'accès, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

Ajustements d'acquisition pour les arrivées / départs 

Dans les cas d'acquisition annuelle en début d'année civile ou de référence, vous trouverez ici des utilisateurs ayant besoin d'un ajustement : ceux arrivant ou partant sur la période. Cela concerne uniquement le crédit annuel (ou semestriel, trimestriel), par exemple, quand vos RTT s'acquièrent en totalité chaque 1er juin, ou si vos Congés payés s'acquièrent en totalité au 1er janvier.

Les collaborateurs arrivant ou partant sur la période, ont droit à un prorata du droit complet en raison de leur présence partielle sur la période. Pour ceux qui partent, et qui ont déjà reçu le droit complet, Timmi Absences propose un débit pour ajuster l'acquisition.

Point important, dans la majorité des cas, Timmi Absences fera le crédit automatiquement, ces informations sont affichées à titre indicatif.

  • Pour les départs : un paramètre vous permet d'effectuer les ajustements en cas de départ de façon automatique.
  • Pour les arrivées : lorsque le collaborateur est créé durant son mois d'arrivée, et que le paramètre "Ecritures mensuelles" indique "Dernier jour du mois", Timmi Absences gère automatiquement le crédit de rattrapage.
Pour que ces informations s'affichent, vous devez avoir dans votre rôle la permission de créditer un compte d'absence. Pour savoir comment modifier vos droits d'accès, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

Les demandes urgentes en attente d'approbation

Ce bloc affiche les demandes d'absence en attente d'approbation que les managers doivent approuver. Les demandes d'absences passées et des 5 prochains jours sont affichées. Le lien vers le module Approbation vous permet d'arriver sur la liste filtrée des demandes en question. Vous pouvez alors effectuer des actions en masse ou en passant sur chaque demande pour relancer l'approbateur, l'approuver ou la transférer.

Pour que cette information s'affiche, vous devez avoir dans votre rôle la permission valider les demandes à la place de. Pour savoir comment modifier vos droits d'accès, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

FAQ

Je n'ai pas encore la nouvelle page Actions à réaliser, comment faire ?

La nouvelle page est déployée progressivement à l'ensemble des clients sur mai - juin 2022. Un peu de patience, et vous pourrez en profiter.

Je vois de nombreux soldes en anomalie sur des comptes expirés. Que faire ?

Pour les faire disparaître, vous pouvez vous rendre dans le module Crédit / Débit > Ajustement manuel et choisir l'ajustement collectif pour remettre à zéro les compteurs concernés (exemple : RTT 2017). Conservez uniquement les compteurs sur lesquels vous pouvez encore agir : requalifier l'absence d'un collaborateur ou transférer d'un compteur à un autre.

Que faire des absences à justifier passées ? 

Pour les absences à justifier trop anciennes, vous devrez les supprimer une par une, en suivant le lien Requalifier de chacune. En général, ces absences sont prévues pour ne pas être exportées en paie, donc leur suppression n'aura pas d'impact en paie.

Il y a beaucoup de justificatifs à collecter sur des absences lointaines. Comment m'en sortir ?

Dans l'ancien module, vous pouvez cliquer une par une sur Solder le compte afin de faire diparaitre les lignes. Dans le nouveau module, seules les absences postérieures à 2021 ont été reprises. Si certaines absences sur 2021 et début 2022, ont déjà été contrôlées, vous pouvez valider une par une les absences, cela fera disparaître les lignes.

Que faire des demandes dans le passé trop lointaines, en attente d'approbation ?

En vous rendant dans le module Approbation, vous pouvez ajuster le filtre "avant le xx" pour mettre une date limite. Vous pourrez alors refuser une à une ces demandes ou les approuver. Attention, en cas d'approbation des demandes, il est probable que les absences ressortiront dans votre prochain export paie.

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Dans la nouvelle page, quand je clique sur Valider le justificatif, Timmi Absences me propose parfois de recréditer des jours. Pourquoi ?

Historiquement, les absences sur les comptes tels que Mariage ou Enfant malade générait un débit sur le compte en question pour le collaborateur, tant qu'il n'avait pas fourni son justificatif. La fenêtre de recrédit consiste à valider que vous souhaitez bien recréditer ces jours. La ligne n'apparaitra plus dans le tableau des compteurs du collaborateur.

 

 

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