Connecteur GMail

Avant propos

Pour commencer le paramétrage de ce connecteur, il faut que vous disposiez d'ores et déjà d'un compte GMail dédié à la réception des factures fournisseurs.

L’intégration proposée récupère toutes les pièces jointes de la boîte mail que vous indiquerez, sans distinction. Attention à la dédier uniquement à la réception des factures, sinon, vous risquez de vous retrouver avec des données inutiles dans Cleemy Achats.

Avec Make

Se connecter à Make, et aller dans les scénarios :

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Vous retrouverez ici toutes les routines qui sont lancées pour votre compte. Nous allons en créer une nouvelle :

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La page pour créer un nouveau scénario vous guidera. L’idée est d’agencer plusieurs étapes :

  1. Récupération des pièces jointes dans GMail.
  2. Uploader les documents sur notre brique technique traitant les fichiers entrants
  3. Envoyer le document uploadé à Cleemy Achats.

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Étape 1 - GMail

En cliquant sur le bouton “+”, nous allons créer la première étape. Pour cela, choisissez l’application GMail :

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Watch e-mails

Parmi les options proposées, nous souhaitons regarder les e-mails entrants, ce qui correspond à “Watch e-mails” :

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Paramétrage de l’étape

Plusieurs paramètres sont à indiquer :

  • Le compte GMail que vous souhaitez utiliser.
  • Le dossier dans lequel le mail arrive. Par défaut, vous pouvez indiquer “All Mail”.
  • Vous n’avez pas besoin de modifier le filtre.
  • Indiquer que seuls les mails non lus doivent être relevés et qu’une fois qu’un mail est relevé, il soit lu. Cette combinaison ne vous permet de n’avoir que les nouveaux mails.
  • Le maximum de résultat n’est pas important. Par défaut, je prends maximum 10 mails : 10 mails arrivant d’un coup restant très peu fréquent.

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La dernière étape pour Gmail est d’indiquer que l’on ne récupère pas les mails dans le passé et donc de commencer la veille à partir de maintenant :

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Étape 2 - Gestion de plusieurs pièces jointes

Ajout d’une étape

Pour ajouter une seconde étape, il suffit de passer la souris sur l’étape créée et l’action “Add another module” apparaît.

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En cliquant sur celle-ci, vous pourrez définir la seconde étape.

Si vous souhaitez gérer le cas où plusieurs documents sont joints à un mail, il suffit d’ajouter une étape GMail, s’appelant “Iterate attachments”.

Celle-ci permet de boucler sur l’ensemble des pièces jointes à vos mails.

Aucun paramétrage n’est nécessaire.

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Étape 3 - Upload du fichier

Ajout de l’étape

Ajoutez une troisième étape, comme vous avez procédé pour la seconde étape, en choisissant “HTTP”.

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Une fois HTTP choisi, cliquez sur l’option “Make a request” :

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Paramétrage

Plusieurs champs sont à remplir, certains avec vos propres données.

Url

Indiquez l’url de votre instance suivi de :

/lucca-files/api/uploads

Method

Choisissez “POST” dans le menu déroulant.

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Headers

Ajoutez un header en choisissant comme name “Authorization” et comme value votre token de session.
Pour obtenir votre token de session, allez sur votre base Lucca, ouvrez les cookies et copiez celui intitulé Authtoken :
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Query string

Laissez query string vide

Body type

Choisissez “multipart/form-data” dans le menu déroulant.

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Fields

Ajoutez un field

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Et choisissez le type “file”
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Ensuite, vous pourrez compléter les informations suivantes :

  1. Key : uploadedFile
  2. File : choisissez l’option Gmail

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Parse response

Cochez "Yes"

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Cliquez sur “OK” pour enregistrer cette étape.

Étape 4 - Enregistrement du document dans Cleemy Achats

Ajout de l’étape

De la même manière que l’étape 3, ajoutez une étape “HTTP”, en choisissant l’option “Make a request”.

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Paramétrage

Url

Indiquez l’url de votre instance suivi de :

/cleemy-procurement/api/documents

Method

Choisissez “POST” dans le menu déroulant.

mceclip20.png

Headers

Ajoutez un header en choisissant comme name “Authorization” et comme value votre token de session.
Pour obtenir votre token de session, allez sur votre base Lucca, ouvrez les cookies et copiez celui intitulé Authtoken :
mceclip21.png

mceclip22.png
Query string

Laissez ce champ vide

Body type

Choisissez “raw” dans le menu déroulant, ce qui fera apparaître de nouveaux champs dans le formulaire.

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Content type

Choisissez JSON

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Request content

Ajoutez le code suivant dans le champ en question :

{
"type":"Unknown",
"attachmentIds":[""]
}

Une fois ceci fait, vous pouvez récupérer un champ pour l’ajouter dans “attachmentIds”.

Pour cela, en cliquant dans la zone de texte, l’intégralité des données disponibles s’ouvrira à côté de l’écran :

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Parmi toutes ces données, ajoutez “id” qui se trouve dans la rubrique “ HTTP - Make request ”, sous "Data".

Nous reprenons le résultat de l’étape 3 pour l’injecter dans l’étape 4.

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En cliquant sur “id”, cette donnée va s’ajouter dans la zone de texte. Il faut l'ajouter entre les deux guillemets, présents entre les deux crochets.

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Parse response

Vous n’avez pas besoin de modifier la valeur.

Périodicité du relevé

Il ne vous reste qu’à choisir à quelle fréquence lancer cette intégration.

Pour cela, cliquez sur l’horloge présente à la première étape votre scénario.

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Vous pouvez lancer le scénario à un intervalle de temps régulier, dont la durée minimale entre deux lancements est de 15 minutes.

Vous pouvez changer l’option et choisir “Every day” : relever votre boîte mail une fois par jour est suffisant pour l’utilisation que nous aurons du scénario.

En outre, vous pourrez choisir l’heure à laquelle le scénario sera joué.

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Tests

Votre intégration est terminée, vous pouvez maintenant la tester.

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Pour cela, prenez une facture que vous souhaitez ajouter dans Cleemy Achats et envoyez-la à l’adresse mail que vous avez utilisée pour créer votre scénario.

Une fois celle-ci reçue, cliquez sur “Run once” en bas à gauche de votre écran :

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Vous retrouverez la facture dans Cleemy Achats.

N'oubliez pas d'activer le scnéario avec l'interrupteur ON/OFF

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