Paramétrer un circuit d'approbation dans Cleemy Factures

Avant de commencer

Votre circuit d'approbation dans Cleemy Factures peut comporter N étapes et dépendre de plusieurs caractéristiques de l'objet à approuver (demande d'achat ou facture) :

de l'utilisateur
du montant de la demande
de l'établissement
de l'analytique

Paramétrage du circuit d'approbation

Pour paramétrer votre circuit d'approbation, il faut vous rendre dans Paramétrage > Circuits d'approbation.

Trois circuits peuvent être paramétrés dans la solution :

si vous utilisez les demandes d'achat :
- celui pour les demandes d'achat initiales (demande d'engagement de dépenses),
- celui pour les demandes de régularisation c’est-à-dire, les demandes d'augmentation du budget d'un achat : ceci se produit lorsqu'une facture reçue est plus élevée que le montant attendu,
celui pour les demandes d'approbation de mise en paiement des factures.

Ces trois circuits sont indépendants mais l'interface permettant de les paramétrer reste la même.

Le paramétrage du circuit d'approbation s'articule autour de deux concepts : les branches et les étapes. Une étape correspond à un approbateur et peut être agrémentée d'un seuil de déclenchement.
Les branches sont une suite d'étape. On accède à une branche en remplissant une condition.

Ajout d'une étape ou d'un embranchement

Le bouton "+" situé entre deux étapes ou en bas du circuit vous permet d'ajouter une étape ou un embranchement :

Paramétrage d'une étape

Si vous choisissez d'ajouter une étape, vous pourrez définir les éléments suivant :

l'approbateur, parmi : le manager (en précisant son niveau : N+1, N+2...), le responsable de département, le responsable de centre de coût, un utilisateur spécifique.

Pensez à remplir les responsables de départements ou de centres de coût dans les interfaces dédiées :

Roue crantée > Organisation > Départements
Dans Cleemy Factures, Paramétrage > Centres de coût

le fait que l'étape soit approuvée automatiquement si l'approbateur n'est pas trouvé,
la condition de déclenchement de l'étape. Par exemple, si le montant de la demande est supérieur à un seuil.

Paramétrage d'une branche

Si vous ajoutez un embranchement, vous pouvez ajouter autant de branches que vous voulez.
Vous aurez à définir, pour chaque branche, la condition d'entrée ainsi que les étapes y figurant :

Lorsque vous choisissez d'éditer les étapes d'une branche, vous arrivez sur une interface très similaire à celle du circuit de base :

Elle comporte deux différences :

Tout en haut, vous voyez le fait que vous êtes dans une branche issue du circuit principal
Vous pouvez indiquer la condition d'accès à cette branche.

Cleemy Factures prendra la première branche remplissant la condition et, à défaut, la dernière. L'ordre dans lequel vous définissez les branches a donc son importance.

Exemples de circuits classiques

Demande initiale

Circuit à trois étapes :

Le responsable de centre de coût
Si la demande dépasse un seuil, le DAF
Si la demande est encore plus élevée et dépasse un autre seuil, le PDG.

Demande de régularisation

Les augmentations de budget ne sont approuvées que si la demande dépasse un certain montant. Cela vous permet, par exemple, de ne pas faire valider un oubli de frais de port qui aurait fait augmenter le montant de l'achat de quelques euros.