Paramétrage du circuit d'approbation dans Cleemy Achats

Avant de commencer

Votre circuit d'approbation dans Cleemy Achats peut comporter N étapes et dépendre des caractéristiques suivantes de la demande d'achat : 

  • de l'utilisateur
  • du montant de la demande
  • de l'analytique

Paramétrage du circuit d'approbation

Pour paramétrer votre circuit d'approbation, il faut vous rendre dans Paramétrage > Circuit d'approbation.

Deux circuits peuvent être paramétrés dans la solution :

  • celui pour les demandes d'achat initiales (demande d'engagement de dépense)
  • celui pour les demandes de régularisation c’est-à-dire, les demandes d'augmentation du budget d'un achat : ceci se produit lorsqu'une facture reçue est plus élevée que le montant attendu.

Ces deux circuits sont indépendants mais l'interface permettant de les paramétrer reste la même.

Le paramétrage du circuit d'approbation s'articule autour de deux concepts : les branches et les étapes. Une étape correspond à un approbateur et peut être agrémentée d'un seuil de déclenchement.
Les branches sont une suite d'étape. On accède à une branche en remplissant une condition.

Ajout d'une étape ou d'une branche

Le bouton "+" situé entre deux étapes ou en bas du circuit vous permet d'ajouter une étape ou une branche :

mceclip0.pngmceclip1.png

Paramétrage d'une étape

Si vous choisissez d'ajouter une étape, vous pourrez définir les éléments suivant :

  • l'approbateur, parmi : le manager (en précisant son niveau : N+1, N+2...), le responsable de département, le responsable de centre de coût, un utilisateur spécifique.
Pensez à remplir les reponsables de départements ou de centres de coût dans les interfaces dédiées :
  • Roue crantée > Organisation > Départements
  • Dans Cleemy Achats, Paramétrage > Centres de coût
  • le fait que l'étape soit approuvée automatiquement si l'approbateur n'est pas trouvé,
  • la condition de déclenchement de l'étape. Par exemple, si le montant de la demande est supérieur à un seuil.

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Paramétrage d'une branche

Si vous ajoutez un embranchement, vous pouvez ajouter autant de branches que vous voulez.
Vous aurez à définir, pour chaque branche, la condition d'entrée ainsi que les étapes y figurant : 

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Lorsque vous choisissez d'éditer les étapes d'une branche, vous arrivez sur une interface très similaire à celle du circuit de base : 

mceclip4.png

Elle comporte deux différences :

  • Tout en haut, vous voyez le fait que vous êtes dans une branche issue du circuit principal
  • Vous pouvez indiquer la condition d'accès à cette branche.
Cleemy Achats prendra la première branche remplissant la condition et, à défaut, la dernière. L'ordre dans lequel vous définissez les branches a donc son importance.

Exemples de circuits classiques

Demande initiale

Circuit à trois étapes :

  1. Le responsable de centre de coût
  2. Si la demande dépasse un seuil, le DAF
  3. Si la demande est encore plus élevée et dépasse un autre seuil, le PDG.

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Demande de régularisation

Les augmentations de budget ne sont approuvées que si la demande dépasse un certain montant. Cela vous permet, par exemple, de ne pas faire valider un oubli de frais de port qui aurait fait augmenter le montant de l'achat de quelques euros.

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