Avant de commencer
Il peut y avoir des écarts entre les soldes visibles sur Timmi Absence et ceux sur les bulletins de paie. Cela est normal, car les logiciels SIRH (Lucca) et les logiciels de paie fonctionnent différemment :
- Timmi Absence présente les soldes au fil de l'eau
- Silae présente les soldes de manière fixée sur un mois
Ainsi, un salarié peut avoir un solde de 10 jours visible sur son bulletin du mois précédent et un solde de 8 jours visible sur Timmi Absence. Cela peut être simplement lié au fait que depuis le mois précédent, le salarié a consommé 2 jours de plus, ce qui sera communiqué à la paie en fin de mois.
Ce qu'il faut bien vérifier, ce sont les écarts possibles sur les jours acquis sur Timmi Absence et en paie, ces derniers peuvent être liés à plusieurs points :
- un profil d'acquisition indiqué sur Timmi Absence en retard
- une absence maladie ou non rémunérée
- des ajustements manuels de solde passés sur Timmi Absence et non reportés en paie
- des jours d'anciennetés crédités sur les compteurs d'ancienneté (et non sur les comptes de congés payés)
Voici des conseils pour gérer ces écarts.
En amont, éviter les écarts
Vérifier les règles en place
Pour que les collaborateurs aient le bon solde de congés, il faut qu'ils aient le bon profil d'acquisition et que les règles d'ancienneté soient correctement paramétrées s'il y en a. Les paramétrages des comptes d'absence doivent également correspondre à ceux de la paie (proratisation ou non, ouvrable ou ouvré, acquisition mensuelle ou en début de période etc).
Mettre en place une règle de régularisation de absences non rémunérées et les maladies
Les règles de régularisation appliquées par Silae étant très spécifiques, Timmi Absence ne peut pas appliquer les mêmes. Il est donc conseillé de paramétrer une règle restrictive sur Lucca pour ensuite affectuer un ajustement à la hausse à la fin de la période d'acquisition.
Voici un exemple de règles à mettre en place :
Régul' CP - Absence non rémunérée
Au prorata de jours ouvrés avec des absences telles que "absence à justifier, absence autorisée non payée, absence injustifiée, congé sans solde, congé parental"
Régul' CP - Maladie
Au prorata de jours ouvrés à partir de 30 jours d'absence depuis le début de la période d'acquisition avec des absences telles que "accident de trajet, accident du travail, maladie, maladie non professionnelle"
Régul' RTT
Au prorata de jours ouvrés avec des absences telles que "absence à justifier, absence autorisée non payée, absence injustifiée, congé sans solde, congé parental, accident de trajet, accident du travail, maladie, maladie non professionnelle"
Voici la fiche d'aide liée : Régulariser les droits acquis en cas d'absence
Comparer les acquisitions de soldes avec la paie
A la fin de la période d'acquisition des congés payés ou des RTT, il est conseillé de comparer l'acquisition des congés de la paie avec celle de Timmi Absence.
Pour cela, rendez-vous sur le module crédit/débit, imports, importer un cumul d'acquisition de Timmi Absence et téléchargez un modèle de fichier en sélectionant le compte d'absence souhaité.
Dans le fichier, indiquiez le total acquis des personnes que le compte en question. Attention, il est possible que vous ayez des écarts liées aux points suivants :
- possible cumul des compteurs de congés des années précédentes. Dans ce cas-là, nous vous recommandons de transférer les soldes des années précédentes sur le solde de congé actuellement comparés.
- différenciation des compteurs de congés avec ceux d'ancienneté sur Timmi Absence, ce qui n'est pas le cas. Dans ce cas-là, pouvez simplement vérifier la cohérence des soldes.
Voici la fiche d'aide liée : Comparaison des compteurs avec la paie et import de droits