FAQ Cartes Cleemy

Avant de commencer

Les cartes Cleemy sont des cartes MasterCard qui peuvent être à usage unique ou permanente.

Vous trouverez dans cet article les réponses aux questions les plus fréquentes que vous vous posez :

Carte permanente - Cleemy Notes de frais

Carte à usage unique - Cleemy Achats

Utilisation

Autre

Pour les questions relatives à l'usage de la carte Cleemy par un utilisateur, vous pouvez vous référer à la fiche d'aide Assistance Cartes Cleemy.

Cartes permanentes

Qu'est-ce qu'une carte permanente et comment l'obtenir ?

La carte permanente Cleemy est une carte de paiement classique permettant de réaliser autant de dépenses que vous le voulez dans la limite du plafond. Elle est utilisée pour régler vos frais professionnels et les transactions sont synchronisées sous 2 jours dans Cleemy Notes de frais.

Pour obtenir une carte : 

  • Le gestionnaire du compte Cleemy défini les personnes ayant le droit à une carte depuis Cleemy Paiement,
  • Le futur titulaire renseigne ses informations comme son numéro de téléphone dans Cleemy Notes de frais,
  • Le gestionnaire de compte active la carte dans Cleemy Paiement,
  • Le titulaire retrouve toutes les informations relatives à sa carte dans Cleemy Notes de frais,

Pour en savoir plus : la carte Cleemy

Comment obtenir une carte physique ?

Une fois la carte activée, la carte physique peut être commandée par le gestionnaire de compte depuis Cleemy Paiement ou par le titulaire de la carte depuis Cleemy Notes de frais.

Pour en savoir plus : la carte Cleemy

Comment déclarer un frais réalisé avec la carte Cleemy ?

La case à cocher "Paiement avec Carte Cleemy" sera par défaut cochée pour les frais réalisés avec la carte. Ces dépenses n'engendreront pas de remboursement au collaborateur.

Les dépenses créées automatiquement par Cleemy suite à un paiement avec la Carte Cleemy ne seront pas supprimables. En cas de besoin, merci de contacter le support qui le transmettra à l'équipe produit.

Comment supprimer la carte Cleemy d'un collaborateur ?

Depuis la section "Gestion des cartes" dans Cleemy Paiement, vous pouvez supprimer une carte en vous rendant sur la carte en question et en cliquant sur le menu en haut à droite, puis sur "Supprimer la carte". Si vous ne souhaitez pas que votre collaborateur puisse recommander une carte Cleemy, vous devez également le retirer du profil de carte associé depuis la section "Attribution des cartes".

En cas de départ définitif de l'entreprise, la carte Cleemy du collaborateur est supprimée automatiquement, sans action de votre part. Il suffit qu'une date de fin de contrat soit renseignée dans le dossier RH du collaborateur (sans nouveau contrat à venir).

Comment faire opposition sur le format physique d'une carte Cleemy ?

En cas de perte, de vol ou de carte non reçue, vous pouvez faire opposition sur le format physique d'une carte Cleemy depuis la section "Gestion des cartes". Vous aurez ensuite la possibilité de commander un nouveau format physique si vous le souhaitez.

Comment libérer un numéro de téléphone ?

Si un collaborateur quitte la société et que son numéro est attribué à un nouveau collaborateur, il faut d'abord libérer le numéro de téléphone afin qu'une autre personne puisse l'utiliser pour sa carte. Pour cela merci de faire la demande auprès de notre partenaire Swan: support@swan.io.

Cartes à usage unique

Qu'est-ce qu'une carte à usage unique et comment l'obtenir ?

Une carte à usage unique est une carte permettant de réaliser uniquement un achat. Une fois la carte renseignée pour autoriser un paiement en ligne, elle ne pourra plus jamais être utilisée sur un autre site marchand.

Ces cartes sont uniquement disponibles avec notre application Cleemy Achats. Pour en savoir plus sur l'obtention de ces cartes, merci de consulter cette fiche d'aide : Demander une carte à usage unique.

Est-ce que je peux régler un abonnement avec une carte à usage unique ?

Oui, vous pouvez régler un abonnement avec une carte à usage unique.

Il peut y avoir plusieurs débits sur une même carte à usage unique. C'est notamment le cas des abonnements. Une fois la carte renseignée sur le site marchand, ce dernier pourra effectuer autant de débits que nécessaire pour régler l'abonnement dans la limite du plafond.

Est-ce qu'il est possible de régler une location de voiture avec une carte à usage unique ?

Les cartes à usage unique sont des cartes uniquement disponibles au format virtuel.

D’un point de vue purement technique on peut payer une location de voiture en ligne ou avec Apple et Google Pay. D'un point de vue pratique, certaines sociétés de location de voiture demandent la version physique de la carte au moment du retrait de la voiture. Ce point est donc à vérifier avec l'agence de location.

Utilisation

Quels sont les frais associés à l'utilisation des cartes ?

Les cartes Cleemy sont incluses dans l'abonnement Cleemy. Cependant certains frais exceptionnels peuvent s'appliquer :

  • Commande ou remplacement (après perte, vol, endommagement ou bloquée suite à 3 faux codes pin) d'une carte physique : 5,21€ HT + frais d'envoi
  • Retraits en France et zone SEPA : 1€ TTC
  • Retrait et paiement hors zone SEPA : 2% du montant

Les retraits et les paiements à l'étranger sont des options désactivables.

Les frais d'envoi sont facturés à prix coûtant et peuvent, par conséquent, varier en fonction du tarif des transporteurs partenaires.

Voici un exemple des tarifs au 1er Août 2022 (TTC, il n'y a pas de TVA sur les frais d'envoi):

- Envoi avec suivi en France : 1.67 euros

- Envoi standard en Euros : 1.60 euros

- Envoie avec suivi en Europe : 12.00 euros

Est-ce que les cartes sont plafonnées ?

Les cartes Cleemy peuvent être plafonnées par le gestionnaire de compte qui génère la carte.

Les plafonds des cartes à usage unique correspondent au montant de la demande d'achat autorisée avec une marge de 2% dans la limite de 20 euros.

Les cartes permanentes peuvent avoir un plafond quotidien, mensuel ou annuel.

En dehors des plafonds personnalisés, il existe une limite de 100k€ sur 30 jours glissants. Cette limite est modifiable. Merci de nous contacter à cleemy-compte-paiement@lucca.fr en cas de besoin.

Les retraits en distributeurs sont ils plafonnés ?

Le plafond global des retraits en distributeurs est de 3000€ sur 30 jours glissants par société titulaire de compte. Cette limite est partagée par tous les comptes et toutes les cartes associées à ce titulaire. Si des collaborateurs liés à plusieurs comptes du même titulaire effectuent des retraits, ils impactent tous le même plafond.

Les retraits en distributeurs peuvent être plafonnées par la banque propriétaire à un maximum unitaire (300€, 500€, etc.) ce dernier n'est pas modifiable.

Si vous souhaitez augmenter votre plafond de retrait, vous pouvez contacter le support swan support@swan.io 

Quelles sont les assurances disponibles ?

Les cartes ne possèdent pour l'instant pas d'assurance voyage ou annulation. En cas de fraude, vous serez remboursée de la transaction en question. Pour cela, il vous suffit de la déclarer.

Comment associer un numéro déjà utilisé ?

Si un collaborateur quitte la société et que vous utilisez son numéro pour un nouveau collaborateur, ce dernier se retrouvera bloqué à la vérification du numéro de téléphone. En effet un numéro est nominatif et ne peut pas être utilisé plusieurs fois. Pour libérer un numéro de téléphone, merci de contacter support@swan.io et leur demander la libération du numéro.

Autres

Que faire si les dépenses sont en attente de la banque ?

Les dépenses de carte Cleemy qui sont en attente de la banque peuvent être dues à plusieurs raisons : 

  1. Le collaborateur a payé une dépense avec son propre argent, mais il a laissé "paiement carte Cleemy" lors de la création de la dépense. Cleemy attend donc qu'une dépense correspondant au montant déclaré remonte de la banque. Pour corriger cette situation, vérifiez avec le collaborateur qu'il s'agit bien d'une dépense personnelle puis demandez-lui de modifier son mode de paiement en "paiement personnel". Le mode de paiement "Carte Cleemy" est en effet automatiquement sélectionné pour tous les porteurs d'une carte Cleemy. Ce paramétrage n'est à l'heure actuelle pas modifiable.
  2. Le collaborateur a déjà déclaré la dépense remontée par Cleemy Paiement. Il faut dans ce cas-là vérifier dans les historiques des notes de frais.
  3. Un gestionnaire a supprimé la dépense remontée par Cleemy Paiement. Une avance a donc été crée automatiquement.
  4. Le paiement est en attente de validation par la banque, l'information ne sera envoyée à Cleemy qu'à partir du moment où la transaction aura été validée par la banque. Le délai est en moyenne de 48h mais peut atteindre au maximum un mois dans des cas exceptionnels. 

Quel est le pays de domiciliation des cartes ?

Les cartes sont domiciliées dans le pays du titulaire du compte.

Est-ce que je suis obligé de vérifier mon identité ?

La vérification d'identité est uniquement obligatoire pour les personnes qui doivent avoir des accès de gestion au compte de paiement.
Pour confirmer son identité il faut transmettre une photo de sa carte d'identité et une vidéo de son visage.
Voici plusieurs éléments à savoir :
- Lucca n'a pas accès à la carte d'identité ou à la vidéo. Ces informations sont uniquement récupérées par notre partenaire Swan et leur prestataire de vérification d'identité automatique Ubble.
- Il est possible de ne pas passer par le prestataire Ubble et réaliser une vérification d'identité manuelle. Dans ce cas, c'est uniquement notre partenaire Swan qui stockera la carte d'identité et vous n'avez pas de vidéo à réaliser. Il faut uniquement effectuer un appel visio avec un collaborateur de chez Swan une fois le numéro de téléphone renseigné dans Cleemy notes de frais (support@swan.io).
En complément, voici quelques éléments pour vous rassurer : il y a cet article qui prévoit le secret professionnel pour les établissements de monnaie électronique. Cette obligation est même sanctionnée pénalement.

Puis-je ajuster le plafond d'alerte sur le solde qui est à 2000 euros par défaut ?

Cela est possible depuis l'interface Compte > Paramétrage > Notifications

 

Le collaborateur a bloqué sa carte physique en faisant 3 fois le mauvais code PIN, quelles sont les étapes à suivre pour la débloquer ?

1- Sa carte passe en "blocage temporaire " sur Cleemy Notes de frais

2- 24h après, il désactive le bouton "blocage temporaire" sur Cleemy Notes de frais

3- Il doit insérer sa carte dans un distributeur et saisir son code PIN : la carte est réactivée

Si le retrait est bloqué sur la cartea Cleemy : il n'y aura pas d'opération de retrait possible dans le distributeur, mais la carte sera bien débloquée.

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